Как выбрать аутсорсера: почему компании бегут от онлайн-сервисов и фриланса

Как выбрать аутсорсера: почему компании бегут от онлайн-сервисов и фриланса

Есть ли бизнес, который за все время существования не менял штатного бухгалтера или обслуживающую организацию? То специалист разочарует, то цена слишком высокая, то подготовка первички за отдельные деньги, а то и под штрафы подведут.

Чем особенно не угодили предпринимателям различные сервисы и аутсорсеры? Давайте посмотрим.

Какие варианты предлагает рынок

Основная задача, которую озвучивает большинство руководителей: сам не хочу вести бухгалтерию, не желаю возиться с первичкой и отчетами, не собираюсь разбираться с актами сверки и прочее.

Директор хочет управлять и зарабатывать. И чтобы у него было на это время, нанимает бухгалтера или стороннего исполнителя для ведения учета.

Благо, закон о бухучете позволяет (см. п. 3 статьи 7 закона № 402-ФЗ).

Причем услуги бухгалтера нужны как малому бизнесу, а это ИП или юрлицо на спецрежиме без «отягчающих» обстоятельств (импорт, НДС и т. п.) с небольшим штатом сотрудников или даже без них, так и крупному — холдингам, группам компаний, торговым сетям и т. д.

Итак, какие же у бизнеса есть варианты (штатного бухгалтера не рассматриваем, его функционал давно известен):

  • Фрилансер-бухгалтер на «удаленке». Популярная, традиционная форма. Схема работы проста и незамысловата: в офисе не появляется (почти), первичку получает по электронной почте или прямо на дом, сдает отчетность.
  • Автоматизированный сервис. В последнее время банки активно предлагают клиентам такой вариант, их заинтересованность в этом понятна — это возможность привлечь больше клиентов из малого бизнеса. Учет упрощенный подходит скорее ИП на УСН или патенте
  • Обычная аутсорсинговая компания. Схема работы: клиент привозит документы, аутсорсеры их вносят в свою программу. Один специалист ведет от 10 до 100 компаний (зависит от специфики и объема, нулевок и больше может быть). Если повезет, клиенту «вручается» личный менеджер, а он уже распределяет нагрузку по бухгалтерам. Отчеты сдают сами.
  • Настоящий аутсорс. Редкое явление на рынке. Его услуги не ограничиваются только бухгалтерским учетом, сотрудники регулярно проходят обучение, упор сделан на автоматизацию рабочих процессов. За компанией-клиентом сразу закрепляют одного специалиста, чтобы каждый раз, обращаясь к аутсорсеру, ему не приходилось с нуля объяснять — в чем вопрос.

Ну и начинаем наш топ «Разочарование года».

Чем разочаровывает бухгалтер — фрилансер

Трудно найти надежного человека. Даже если конкретный бухгалтер верой и правдой служит вашему лучшему другу вот уже три года (5, 10, 15 лет — нужное подчеркнуть), не факт, что вы с ним сработаетесь.

Сейчас рискуем получить недовольство читателей, но надо признать — не полностью загруженный фрилансер имеет обыкновение работать не только с вами, а еще с несколькими клиентами. Поэтому на 100% внимание можно не рассчитывать.

Мало того, ФНС немало способствует тому, чтобы бухгалтеры искали подработки, особенно самозанятые, которые сейчас так популярны. В письме № АБ-4-20/13183@ от 16.09.2021 налоговики определили критерии, по которым будут определять не является ли договор с фрилансером фактическим сокрытием трудовых отношений. Попадаете под какой-то один и уже есть повод для сомнений.

Например, если регулярно давать задачи в рамках одного договора, а не заключать на каждый чих отдельный контракт, но разве можно так работать с бухгалтером?

Также один из критериев, который уже является красной тряпкой для быка (т. е. для налоговой) — это отсутствие других заказчиков у исполнителя. Если вы хорошо ему платите или объем работы такой, что больше никого он взять на обслуживание не может — все, вы виноваты, надо было брать в штат и не мучить беднягу. И не важно, что сам самозанятый не хочет оформляться и ему так комфортно.

Итак, риски при работе с частником, даже ведущим официальную деятельность, есть и немалые.

Один из плюсов фриланса, как правило, небольшая стоимость услуг. Конкуренция способствует демпингу. Но следом за низкой ценой идут минусы:

  • нет гарантий профессионализма, компетенция не гарантирована;
  • финансовая ответственность отсутствует;
  • высокий риск человеческого фактора — технических, счетных ошибок;
  • отсутствие контроля (оценить результат работы можно только с помощью внешнего аудита).

Не все фрилансеры могут похвастаться высоким уровнем автоматизации: полноценной учетной программой, ЭДО, электронной отчетностью и т. д. И тут ничего удивительного — бизнес-услуги вещь непостоянная. Сегодня спрос есть, завтра будет спад, а оператору деньги платить надо регулярно.

Что не так с онлайн-сервисами

По отзывам многих пользователей они не решают основной проблемы: нежелания заниматься бухгалтерией. Придется заниматься, вникать в тонкости, а то и данные самостоятельно вносить (а как иначе формировать отчетность).

Бесспорно, при правильном подходе автоматизированный сервис — настоящая находка, потому что существенно упрощает учет, подготовку отчетности и расчет налогов. Но дело в том, что такие сервисы работают с тем бизнесом, который и так особых сложностей в учете не имеет.

Например, чаще всего предлагается перевести на онлайн-обслуживание ИП с УСН «доходы». Нельзя сказать, что это сложный режим. Налог только от доходов, большая часть которых поступает на счет (смотрим выписку) и в кассу (в помощь отчеты онлайн-касс и личный кабинет в ОФД).

Еще один минус — первичка остается на руководителе. На письма налоговиков (а они будут, даже не сомневайтесь) тоже отвечать надо самому. К сожалению, техподдержка не всегда может оперативно ответить на вопрос, который надо решить здесь и сейчас.

И как бы мы не были за автоматизацию, но такие сервисы все-таки носят универсальный характер. Это значит, что учитывать специфику учета, например, в строительстве, медицине или IT он не будет. В лучшем случае — подскажет, что судя по ОКВЭД, у вас может есть льготы по взносам или пониженные ставки по налогам, но определить точно ли это так нужно самостоятельно.

Правильный учет в онлайн-сервисе базируется на изначально корректных настройках.

IAS не выступает против сервисов для бизнеса. Своим клиентам мы предлагаем контактировать с личным бухгалтером и получать информацию о состоянии учета через мобильное приложение. Автоматизированным сервисам пока сложно справляться со многими задачами в бухгалтерии. Необходимы серьезные доработки и усовершенствования, как в техническом, так и в методическом плане.

К слову, разработчики автоматизированных «бухгалтеров» честно говорят о том, что их сервисы не берут на себя все функции живого эксперта. После 6-7 месяцев использования такого электронного помощника приходит осознание, что ...

...стоит вернуться к традиционному аутсорсингу

Традиционный аутсорс в целом похож на вариант работы с бухгалтером-фрилансером, за тем исключением, что вы имеете дело с фирмой.

Это сотрудничество имеет ряд плюсов:

  • у вас есть закрепленный менеджер (но не всегда);
  • компания несет финансовую ответственность за свои действия (ее ответственность, как правило, застрахована);
  • вам могут предложить не только бухгалтерские услуги, а еще и юриста, налогового консультанта, кадровика, специалиста по миграционному учету, бухгалтера-международника (для ВЭД), даже аудитора.

Но на каждый плюс есть минус:

  • Обычный аутсорс берет массовостью — задача привлечь как можно больше клиентов, поэтому за одним специалистом (и мы выше про это уже говорили) могут закрепить десятки компаний.
  • Небольшие компании предпочитают не связываться со страховкой прописывая ограниченную финансовую отчетность в договоре. Например, возмещение пени за просрочку уплаты налога или уплату штрафа (в ограниченном размере), если они возникли по вине аутсорсера.
  • Откроем секрет — часто дополнительные услуги оказывают внештатные специалисты. Держать на окладе таких сотрудников слишком дорого. Каждый раз будут приходить разные люди, каждый будет какое-то время вникать в деятельность компании и задавать вам вопросы (одни и те же). Обучение бухгалтеров не проводится, ведь это тоже деньги, а текучка в таких компаниях высокая. Нет смысла обучать специалиста, который через несколько месяцем «перегорит» или наберется опыта и уйдет на менее стрессовую работу.

Не надо ожидать чего-то сверх того, что может дать бухгалтерии классический аутсорс, чья функция сводится к аккуратному оформлению операций на основе присланных вами документов. В хорошей компании ваш бухгалтер напомнит о необходимости выставления актов или о том, что нет закрывающих документов в оригинале от поставщика, а у вас на носу камералка по возмещению НДС. И опять — если повезет.

Настоящий аутсорс

Тот, кто дерзает занимать топовые места в рейтингах, должен брать на себя все, причем с полной ответственностью (100% финансовой), профессионализмом, доступностью личного бухгалтера 24/7 и прозрачной оплатой.

Подобный суперсервис, помимо идеального ведения бухгалтерского и налогового учета:

  • работает «под ключ» как с исходящей, так и входящей первичкой;
  • берет на себя сверку взаиморасчетов с контрагентами (и акты, и первичку);
  • обеспечивает поддержку во время налоговых проверок, взаимодействует с налоговиками и оказывает юридическое сопровождение;
  • подготовит документы для одобрения важного кредита;
  • подскажет законную возможность оптимизации.

И это не говоря о «мелочах» — формирование платежек, «банк-клиент», подготовка документов и отчетов во все инстанции, расчет зарплаты, взносов, работа по международным стандартам.

Пожалуй, можно утверждать, что это настоящий аутсорс.

Все эти и другие услуги предлагает компания IAS — компания, занимающая место в ТОП 10 в рэнкингах RAEX (4-е место — «Бухгалтерский и налоговый учет», 6-е — «Финансовый консалтинг», 8-е «Аутсорсинг учетных функций»).

Что же не устраивает в этом виде аутсорсинга? Сервис, охватывающий все участки бухгалтерского и налогового учета, это привлекательное решение для бизнеса.

Есть минус — стоимость обслуживания. Действительно отличный сервис не может стоить дешево. В IAS стоимость обслуживания для компаний с оборотом от 25 млн рублей в год начинается от 35 000 рублей в месяц. Достойная цена для достойного сервиса.