РСВ и 6-НДФЛ: как сверить зарплатную отчетность и найти ошибки до проверки ФНС

Расхождения между расчетом по страховым взносам (РСВ) и расчетом 6-НДФЛ не всегда означают ошибку бухгалтера.

Главная причина — разные принципы отражения операций. Для РСВ важны начисленные выплаты, которые формируют базу по страховым взносам. Для 6-НДФЛ по зарплате дата получения дохода теперь определяется датой выплаты, а не последним днем месяца.

Например, зарплата за июнь начислена 30 июня, а выплачена в июле. Начисление и соответствующая база по страховым взносам относятся к полугодию, а выплаченная в июле зарплата отражается в 6-НДФЛ за период, в который попадает выплата.

Есть и другие причины расхождений:

• выплаты облагаются НДФЛ, но освобождены от страховых взносов полностью или частично;

• суммы учитываются в разных отчетных периодах;

• из-за разных дат признания базы и разных перечней необлагаемых выплат;

• в 1С неверно настроен вид начисления;

• ошибочно указана дата выплаты или отражена операция;

• доход по договору ГПХ начислен в одном месяце, а выплачен в другом.

Важно: не нужно добиваться механического равенства показателей РСВ и 6-НДФЛ. Задача сверки — объяснить каждое существенное расхождение и убедиться, что оно соответствует правилам налогового учета.

Проверку лучше проводить не только по итоговым суммам в отчетах, но и по первичным данным. Если сравнить лишь общие показатели, ошибки в отдельных сотрудниках и операциях могут остаться незамеченными.

Шаг 1. Выгрузите начисления из 1С.

Сформируйте расшифровку по физическим лицам и видам начислений за отчетный период. Отдельно выделите зарплату, премии, отпускные, больничные, компенсации, выплаты при увольнении и вознаграждения по договорам ГПХ.

Шаг 2. Проверьте налоговые регистры.

Сопоставьте доходы и вычеты, даты получения дохода, суммы исчисленного и удержанного НДФЛ. Проверьте, нет ли отрицательных сумм, дублирующихся документов, пропущенных выплат и неверных дат.

Шаг 3. Сверьте выплаты с банком.

Проверьте ведомости и банковские выписки. Особое внимание уделите выплатам на границе отчетных периодов: зарплате за вторую половину месяца, перечисленной в следующем месяце, и выплатам, проведенным в последние дни квартала.

Шаг 4. Проверьте базу по страховым взносам.

Определите, какие начисления включаются в базу, какие освобождаются от взносов и какие исключения применяются. Сверьте данные с учетом действующих тарифов, предельной величины базы и льгот, если организация имеет право на их применение.

Шаг 5. Сопоставьте готовые формы.

Проверьте РСВ и 6-НДФЛ по периодам, видам доходов, сотрудникам и суммам. Все расхождения классифицируйте: разные даты признания, разные правила налогообложения, необлагаемые выплаты или возможная ошибка учета.

Шаг 6. Исправьте ошибки и сохраните пояснения.

Если расхождение вызвано неверным начислением, датой, настройкой или отражением выплаты, исправьте учет и заново сформируйте отчетность. Если расхождение правомерно, подготовьте расшифровку с документами и расчетами, подтверждающими его причину.

Начинать стоит с расшифровки сумм по сотрудникам. Общая цифра в отчете может выглядеть корректно, хотя по одному работнику доход задвоен, а по другому не отражена выплата.

При проверке 1С обратите внимание на следующие моменты:

• соответствует ли вид начисления фактическому содержанию выплаты;

• правильно ли настроено обложение НДФЛ и страховыми взносами;

• совпадают ли суммы начислений с расчетными листками;

• проведены ли документы выплаты и удержания налога;

• правильно ли определены даты дохода и удержания НДФЛ;

• нет ли сторнирующих начислений, исправлений и перерасчетов, которые не попали в итоговые регистры;

• не дублируются ли сведения при переносе данных между системами.

Для контроля полезно сформировать таблицу с колонками: ФИО, вид начисления, месяц начисления, сумма начисления, дата выплаты, доход для НДФЛ, исчисленный НДФЛ, удержанный НДФЛ, база по страховым взносам.

Такая расшифровка помогает быстро найти операцию, из-за которой показатели отчетности отличаются.

Отпускные и пособия по временной нетрудоспособности часто становятся причиной вопросов при сверке, поскольку даты начисления, выплаты и отражения в отчетности могут приходиться на разные периоды.

При проверке отпускных необходимо сопоставить приказ на отпуск, расчет среднего заработка, начисленную сумму, ведомость и фактическую дату выплаты.

Проверьте:

• правильно ли рассчитана сумма отпускных;

• соответствует ли дата получения дохода правилам НДФЛ;

• отражены ли доход и налог в соответствующем периоде;

• правильно ли определена база по страховым взносам;

• учтены ли перерасчеты отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.

Отпускные, выплаченные в конце месяца, могут попасть в один отчетный период по НДФЛ, а другие начисления того же работника — в другой. Поэтому важно проверять не только месяц отпуска, но и дату фактической выплаты.

По больничным проверьте вид пособия, источник финансирования, сумму, облагаемую НДФЛ, и сумму, участвующую в расчете страховых взносов.

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ. При этом выплаты, производимые непосредственно Социальным фондом России, не следует смешивать с выплатами работодателя: порядок отражения зависит от того, кто выступает налоговым агентом и плательщиком. Первые три дня обычно выплачивает работодатель, последующие — СФР; у каждой части свой налоговый агент и свое отражение в отчетности.

Убедитесь, что данные работодателя не задвоены, а суммы, выплаченные СФР, не включены в отчетность организации как собственные выплаты без оснований.

Премии требуют отдельной проверки, поскольку порядок отражения зависит от вида премии, ее основания и фактических обстоятельств выплаты.

Для каждой премии установите:

1. За какой период и на основании какого документа она начислена.

2. Когда возник доход для целей НДФЛ по применимым правилам.

3. Когда премия фактически выплачена и удержан налог.

4. В каком периоде сумма включена в базу по страховым взносам.

5. Правильно ли применены налоговые вычеты и настройки вида начисления.

Для денежных премий дата получения дохода для НДФЛ, как правило, — дата выплаты. Различаться могут период отражения в 6-НДФЛ, момент включения в базу взносов и порядок учета годовой премии.. Если в организации есть ежемесячные, квартальные, годовые и разовые премии, их лучше анализировать отдельно.

При увольнении сотрудника в одном расчете могут встретиться несколько выплат с разным налоговым режимом и разными датами.

Проверьте:

• зарплату за отработанное время;

• компенсацию за неиспользованный отпуск;

• выходное пособие и иные выплаты при увольнении;

• дату фактического перечисления каждой суммы;

• правильность расчета НДФЛ и страховых взносов.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Для выходных пособий и других компенсационных выплат необходимо отдельно проверить предусмотренные НК РФ ограничения и освобождения.

Типичная ошибка — объединить все выплаты при увольнении в одну сумму и применить к ней одинаковые правила налогообложения. Надежнее проверить каждый вид выплаты по отдельности.

Вознаграждения физическим лицам по договорам гражданско-правового характера требуют отдельной сверки, особенно если акт выполненных работ и оплата приходятся на разные месяцы.

Например, акт подписан в июне, а вознаграждение перечислено в июле. При наличии обязанности начислить страховые взносы соответствующая база формируется по правилам признания выплаты для взносов, а доход для НДФЛ отражается с учетом фактической выплаты.

При проверке договоров ГПХ сопоставьте:

• договор и предмет работ или услуг;

• акт приемки либо иной документ, подтверждающий выполнение обязательств;

• дату и сумму начисленного вознаграждения;

• дату фактической выплаты;

• исчисленный и удержанный НДФЛ;

• базу по страховым взносам и применимый тариф;

• сведения о статусе исполнителя и возможных законных исключениях.

Необходимо также учитывать, что не все договоры с физлицами имеют одинаковый режим. Налогообложение зависит от статуса исполнителя, вида договора и характера выплаты.

При сверке удобно разделить все найденные расхождения на три группы.

1. Разница в периодах. Начисление относится к одному месяцу, а выплата произведена в следующем. Это особенно актуально для зарплаты, ГПХ и выплат на границе квартала.

2. Разница в налогообложении. Некоторые выплаты входят в доходы для НДФЛ, но не включаются в базу по страховым взносам, или наоборот. Проверять нужно конкретный вид выплаты и предусмотренные законом исключения.

3. Ошибки учета. Неверные даты, дубли начислений, пропущенные документы, неправильные настройки видов доходов, ошибки в исчислении или удержании налога.

Только третья группа непосредственно указывает на необходимость исправления учета. Первые две требуют документального подтверждения и корректного объяснения.

ФНС разъясняла, что требования пояснить расхождения именно между РСВ и 6-НДФЛ по отмененному контрольному соотношению направляться не должны. Если требование все же пришло, его нужно внимательно проверить и ответить по существу, но сам факт расхождения еще не означает ошибку.

Рекомендуемый порядок действий:

1. Прочитайте требование и зафиксируйте срок ответа.

2. Сформируйте расшифровку начислений и выплат за соответствующий период.

3. Сопоставьте данные 1С, налоговых регистров, банковских выписок, РСВ и 6-НДФЛ.

4. Определите, связано ли расхождение с периодом признания, налоговым режимом выплаты или ошибкой.

5. Подготовьте пояснение с расчетами и подтверждающими документами.

6. Если обнаружена ошибка, определите, требуется ли корректировка учета и представление уточненного расчета.

В пояснении важно не ограничиваться формулировкой «расхождение связано с особенностями учета». Лучше привести конкретные суммы, даты и виды выплат, объяснить разницу между начислением и выплатой и сослаться на соответствующие нормы.

Срок ответа и необходимость корректировки определяются содержанием требования и применимыми правилами НК РФ. Не откладывайте проверку до последнего дня: иногда причина находится не в самой отчетности, а в первичных документах или настройках зарплатной программы.

Сверка РСВ и 6-НДФЛ — это не просто сравнение двух итоговых сумм. Бухгалтеру нужно учитывать даты признания доходов, правила удержания НДФЛ, порядок формирования базы по страховым взносам и особенности отдельных выплат. При изменении законодательства и появлении новых разъяснений важно своевременно обновлять рабочие алгоритмы.

На «Клерке» бухгалтеры находят практические разборы налоговых правил, ответы экспертов на сложные вопросы, полезные материалы по отчетности и инструменты для ежедневной работы.

Выбирайте подходящий формат: база знаний и рабочие материалы для повседневных задач, обучение и повышение квалификации или объединенная подписка.

Выбрать подписку 12+6

Пусть сверка отчетности будет системной, сложные вопросы решаются быстрее, а актуальные знания всегда будут под рукой.