Клерк.Ру

Как онлайн-бухгалтерия и онлайн-касса упрощают жизнь бухгалтерам и малому бизнесу

Ведение бухгалтерии — задача, которую приходится решать любому предпринимателю. Если вы только начинаете бизнес и находитесь в процессе выбора программ и сервисов, статья поможет разобраться в решениях для работы с отчетностью. Здесь же расскажем, как связка бухгалтерии и онлайн-кассы помогает автоматизировать работу с бухгалтерскими документами и учётом продаж в магазине.

Бухгалтерские сервисы: какие решаем задачи?

Любые программы для автоматизации бухучета дают пользователям похожие возможности:

  • Расчет налогов и взносов, составление отчетности, уведомление о сроках уплаты, формирование платежек;
  • Расчет зарплаты и взносов в фонды по каждому сотруднику;
  • Автоматические проводки по счетам бухучета при вводе документов;
  • Формирование бухгалтерской отчетности;
  • Подготовка первички для покупателей и заказчиков, а также платежек в банк;
  • Передача отчетности в электронном виде в налоговую и фонды.

В некоторых сервисах также есть финансовая отчетность и анализ хозяйственной деятельности.

Сервисами для ведения бухгалтерии пользуются не только бухгалтеры, но и предприниматели, у которых немного операций и простой налоговый учет. Например, ИП на упрощенке 6% могут использовать облачные сервисы для самостоятельного ведения учета.

Онлайн или офлайн — какая разница?

Для ведения учёта есть два вида решений: бухгалтерские программы, устанавливаемые на компьютер, и сервисы для ведения бухучёта онлайн. Для работы на первых нужна лицензия, подходящий по техническим параметрам компьютер и система хранения информации. Онлайн-бухгалтерия не требует привязки к конкретному компьютеру или месту – вся работа ведётся в облачных хранилищах, защищенных от взлома и внешних повреждений. Ниже — сравнение основных особенностей облачной и «традиционной» бухгалтерии.

В целом, если сравнивать онлайн- и стандартные решения, то для новых компаний плюсов больше у онлайн-бухгалтерии, так как она обходится дешевле, ее проще развернуть, и можно работать с информацией в любом месте и в любое время.

Особенности облачных решений стали еще актуальнее в период пандемии и перевода части сотрудников на дистанционную работу.

Как настроить обмен данными между онлайн-кассой и бухгалтерией

Возможности сервисов для ведения бухгалтерии расширяются, если бухгалтерия и онлайн-касса обмениваются между собой информацией. Но не все учетные программы и онлайн-кассы поддерживают такой процесс. Например, точно не получится настроить обмен на автономной кнопочной ККТ.

Через кассу в течение смены проходит много продаж. В соответствии с 54-ФЗ, они все детализированы до наименования товаров (услуг), цен и количества.

Чем больше ассортимент, тем дольше придётся вводить данные о реализации товаров, так как делать это надо пономенклатурно, чтобы по всем позициям в ассортименте были «правильные» остатки. Альтернативный вариант — в конце дня собирать информацию по каждому товару и проводить в учете реализацию только по итогу, но для этого кто-то должен свести цифры по всем кодам.

Этой рутины можно избежать, если касса автоматически будет передавать всю информацию о продажах в учетный сервис.

Есть и обратный процесс ─ загрузка данных из облачной бухгалтерии в кассу. Например, при оприходовании товаров от поставщика в учете и передаче сведений об этом в онлайн-кассу. В результате продавцы не тратят время на ввод поставок в базу кассы.

Возможности, которые открывает интеграция, зависят от онлайн-бухгалтерии и программы ККТ. Давайте посмотрим, что дает, например, «связка» сервиса «Моё Дело» и МТС Кассы:

  1. Автоматическое создание документов на списание товаров с остатков при закрытии смены в магазине ─ информация попадает в сервис, там создаются и проводятся в учете документы по всем товарам, остатки уменьшаются.
  2. Автоматическое отражение выручки, полученной как наличными деньгами, так и при оплате картами.
  3. Отдельные отчеты по ставкам НДС 20, 10, 0% и без НДС.
  4. Простое оприходование товаров ─ если товары приходуют в магазине на кассе, информация об этом попадает в сервис и отражается в учете, а когда документы поставщика проводят в онлайн-бухгалтерии, данные о поставках передаются в кассу.
  5. Автоматическая синхронизация данных ─ между сервисом «Моё Дело» и МТС Кассой постоянно происходит сверка названий магазинов, товаров, данных о запасах. При любых изменениях информация «выравнивается».

Когда есть интеграция, предприниматели и бухгалтеры получают:

  • автоматизированный учет и как следствие, избавление от рутины;
  • налаженный учет товаров;
  • минимизацию ошибок, так как практически исключается человеческий фактор при вводе информации.

А у владельцев бизнеса появляется возможность контролировать торговлю (выручку, запасы, своевременность поставок), а также анализировать состояние дел.

Чтобы подключить онлайн-кассу к интернет-бухгалтерии, вы можете воспользоваться готовым решением, когда интеграция уже настроена, или пригласить специалистов для разработки индивидуального решения по обмену данными между онлайн-кассой и учётным сервисом.

Чтобы узнать, какой вариант ваш, обратитесь к продавцу или производителю онлайн-кассы и спросите, поддерживает ли она интеграцию и с какими программами. Если нет, выходите на специалистов, они оценят возможность настройки обмена данными и рассчитают стоимость своей работы.

Сколько стоит автоматизация бухгалтерского учета в торговле?

Стоимость зависит от того, как настраивать обмен данными между облачной бухгалтерией и онлайн-кассой.

Если интеграция уже есть, то не нужно отдельно платить за настройки. Достаточно только активировать обмен информацией и работать. Например, в МТС Кассе обмен с онлайн- сервисом доступен в тарифе Профи, который стоит 600 рублей в месяц. Цена за бухгалтерский сервис зависит от тарифа онлайн-бухгалтерии, который вы берете. В «Моё дело» она начинается от 833 рублей в месяц.

В тех же случаях, когда интеграции нет, ее можно сделать с помощью специалистов, которые разработают программу для «связки» кассы и учетной программы. Стоимость будет зависеть от того, сколько специалисты попросят за свою работу.

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка»
Создать блог