Складской учет: готовые чек-листы для поступления и оприходования товара

Складской учет важно правильно и рационально организовать. Например, внимательная приемка товара позволяет своевременно выявить некачественную продукцию.
Складской учет: готовые чек-листы для поступления и оприходования товара
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как организовать складской учет товаров

Складской учет в компании ведется для того, чтобы обеспечить сохранность, иметь достоверную и полную информацию о наличии и передвижении товаров.

Учет товаров можно вести сортовым или партионным методом.

  • Сортовой метод. При сортовом методе складской учет товаров ведут отдельно по каждому наименованию товара. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. 

На каждое наименование товара:

  • открывается карточка сортового учета — можно вести по форме № ТОРГ-28. Для бухгалтерии составляют ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения по форме № МХ-19, товарный отчет по форме № ТОРГ-29.

  • выделяется отдельная страница или строка в журнале учета движения товаров на складе — его можно вести по формам № ТОРГ-18, № МХ-20 или № МХ-20а. 

Такой способ подойдет компаниям с небольшим товарооборотом.

  • Партионный метод. При партионном методе учета товаров каждая партия хранится отдельно. На нее открывают партионную карту, в которой отражают расход товаров только из этой партии. Для этого можно использовать форму № МХ-10, а отчет о движении товаров за период можно составить по форме № МХ-20.

Этот метод подойдет компаниям, которые торгуют однотипными товарами с ограниченным сроком годности.

Складские документы учета товаров 

Документы складского учета — это специализированные шаблоны, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении товара на складах компании. 

К складским документам относятся: 

  • накладные; 

  • ведомости; 

  • акты; описи; 

  • журналы; 

  • другие документы, которые помогают вести учет товаров. 

Один из самых распространенных документов — накладная ТОРГ-12. 

Чек-лист по организации складского учета

Шаг 1. Если в компании нет склада, его нужно организовать: найти подходящее помещение, подписать договор аренды, уточнить, кто будет платить коммунальные услуги, обустроить места для хранения товара: стеллажи, паллеты.  

Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, которые будут отвечать за складской учет. Оформить это должен руководитель приказом или распоряжением.

Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. 

Шаг 4. Регламентировать рабочий процесс, чтобы у персонала была четкая инструкция к действиям. Разработать и внедрить:

  • положение о складе;

  • регламенты, расписывающие по пунктам процессы приемки, перемещения, хранения, отпуска, возврата, комплектации, списания;

  • технологические схемы на каждый процесс;

  • должностные инструкции;

  • инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности.

Шаг 5. Следить за исполнением и сроком действия разработанной документации.

Документы складского учета

Этап учета товара на складе

Образцы складских документов 

Для чего

Поступление

Товарная накладная — ТОРГ-12

Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ

Акт о расхождении — ТОРГ-2

Задокументировать несоответствие по количеству и качеству

Фактический учет

Партионная карта — МХ-10

Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной

Внутреннее перемещение

Требование-накладная — М-11

Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)

Инвентаризация

Приказ о проведении инвентаризации — ИНВ-22

Провести проверку с указанием причины

Инвентаризационная опись — ИНВ-3

Отразить фактическое наличие ТМЦ

Сличительная ведомость — ИНВ-19

Зафиксировать отклонение от учетных показателей

Ведомость учета результатов инвентаризации — ИНВ-26

Оформить результаты

Хранение

Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение — МХ-1

Оформить принятие по договору хранения

Выбытие

Требование-накладная — М-11

Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)

Товарная накладная — ТОРГ-12

Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ

Поможем организовать складской учет и привем в порядок документы

Проверим товаросопроводительные документы, выявим ошибки в документообороте и отчетности и поможем их исправить или возьмем учет на себя

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Чек-лист для поступления и оприходования товаров 

Товары, поступившие на склад компании, принимают к складскому учету в порядке, который прописан в п. п. 2.1.2, 2.1.5, 2.1.13 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5. Основание для оприходования материалов на склад — товаросопроводительные документы от поставщиков или других контрагентов.

Товаросопроводительные документы сопровождают груз в пути.

Это могут быть:

  • отгрузочные документы — товарная накладная, УПД и т.п.;

  • перевозочные документы — транспортная накладная, транспортная железнодорожная накладная, акт приема-передачи груза и др.;

  • легализующие документы — декларация соответствия, паспорт качества, санитарный сертификат, товарно-транспортная накладная (для алкогольной и спиртосодержащей продукции и пр.);

  • иные документы, например, технический паспорт.

Шаг 1. Проверьте, соответствует ли вид и количество товаров сопроводительным документам. Это необходимо для того чтобы учет был наиболее полным и можно было быть всегда в курсе того, сколько того или иного товара находится на складе.

Шаг 2. Проверьте качество и укомплектованность товара. Если качество товара не соответствует заявленному, отправьте его обратно производителю.

Шаг 3. В день поступления товаров составьте необходимые документы.

Ситуация

Форма документа

Для чего составлять

Если нет расхождений между данными сопроводительных документов и фактическим наличием товаров

Акт о приемке товаров, например, по форме № ТОРГ-1

Можно составить один документ на все товары, поступившие за день от одного поставщика. Если весь товар на месте и брак не обнаружен, вместо акта о приемке можно проставить на отгрузочном документе поставщика штамп, который подтверждает приемку.

Если поступившие материалы не соответствуют требованиям по качеству, количеству или ассортименту.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству, например, по форме № ТОРГ-2 

Такой акт служит основанием для предъявления претензий поставщику или перевозчику. Товары все равно можно оприходовать на склад, но, как правило, нельзя расходовать.

В завершение приемки товар оприходуйте по фактическому количеству и сумме. 

Шаг 4. Если товары поступили без сопроводительных документов: счете-фактуре, описи, спецификации, упаковочных ярлыков, составьте акт о фактическом наличии товаров и укажите, какие документы отсутствуют.

Шаг 5. Проверьте целостность первичной и вторичной упаковки, наличие заводской маркировки на упакованной продукции.

Консультации и подготовка складских документов и договоров

Полное экспертное сопровождение вашей компании по вопросам складского документооборота и договоров с поставщиками

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8Jvgpt

Комментарии

2
  • Жанна

    Статья хорошая и полезная, но есть избыточная информация, которую никто уже сейчас не применяет и тем более не будет применять свежеиспеченный бизнесмен. Неужели вы думаете, что кто-то сейчас составляет все эти документы:

    ... карточка сортового учета — можно вести по форме № ТОРГ-28. Для бухгалтерии составляют ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения по форме № МХ-19, товарный отчет по форме № ТОРГ-29.

    выделяется отдельная страница или строка в журнале учета движения товаров на складе — его можно вести по формам № ТОРГ-18, № МХ-20 или № МХ-20а. ...

    весь учет ведется в программах, и уже оттуда можно распечатать нужное.

    А еще в статье отсутствует очень важная информация в пункте "Шаг 2" - о необходимости заключения договоров о материальной ответственности.

    • Первая Экспертная Бухгалтерия

      Огромное спасибо за отзыв! Нам очень приятно, что вам понравилась наша статья.

      Возможно, мы действительно слишком сильно вдаемся в детали, и какая-то информация может показаться избыточной, однако мы стараемся дать как можно больше полезной информации, вдруг кому-то эти знания пригодятся.
      Договора о материальной ответственности действительно важны, спасибо за замечание, однако здесь мы привели только список обязательных документов, которые относятся именно к складскому учету. Поэтому про инструкцию мы писали отдельно. Но вы правы, это очень полезный документ, и мы добавим ссылку на него в эту статью.

Заявление на открытие компании должно быть подписано одним из трех способов

Подпись заявителя на заявлении при госрегистрации юрлица при его создании должна быть засвидетельствована.

Приостановление Росреестром госрегистрации можно будет обжаловать не в суд

Совет Федерации одобрил разработанным Росреестром закон о внесудебном обжаловании приостановления регистрации права.

УК РФ

Окончательно решен вопрос о мере пресечения одному из руководителей «Локалкитчен»

Мосоргсуд оставил без изменения меру пресечения одному из руководителей «Локалкитчен» по делу о массовом отравлении готовой едой, приведшем к бутулизму.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Путин: цифровой рубль нужно использовать в разных сферах

Тестовая группа провела свыше 30 тысяч операций с цифровым рублем. Помимо внедрения новой формы валюты в России будут заниматься развитием цифровых активов.

Розыгрыш трех именных карт банка Казахстана

Уже сегодня в 20:00 пройдет розыгрыш банковских карт. Они позволяют отправлять деньги за границу, оплачивать подписки на зарубежные сервисы и еще многое другое.

Подготовьтесь к налоговой реформе 2024-2025 с подпиской «Клерк.Премиум»: прямые эфиры с экспертами, статьи-разборы законов и курсы по всем темам налогов и учета

Изучайте нюансы изменений 2024-2025 в НК на онлайн-встречах с экспертами, задавайте свои вопросы и учитесь применять новые правила еще до вступления их в силу.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Бесплатно с Аренда

Аренда: что нужно раскрыть в учетной политике

Бухгалтерские стандарты и НК в ряде случаев позволяют выбирать способы учета при аренде. Выбранные варианты нужно отразить в учетной политике. Расскажем, как сформировать бухгалтерскую и налоговую учетную политику у арендатора и арендодателя.

Аренда: что нужно раскрыть в учетной политике

⚡️ Итоги дня: водителей лишат прав за сокрытие номеров, запустят сервис знакомств с проверкой кредитов, а у сотрудников ЦБ появится оружие

Подготовили обзор главных событий дня — 17 июля 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Блокировка сим-карт, ИИ, блогеры и Роскомнадзор. Юридический дайджест #1

Каждую неделю мы будем публиковать интересные, актуальные, а, главное, полезные новости из юридической вселенной.

За передачу банковской карты могут ввести уголовную ответственность

Росфинмониторинг планирует установить уголовную ответственность за нелегальную передачу банковских карт третьим лицам. Такая мера призвана снизить число незаконных банковских операций.

Как открыть и развивать бизнес в новой санкционной реальности 

В апреле 2024 года председатель Правительства Михаил Мишустин заявил, что нельзя запрещать российским компаниям вести бизнес за границей, при этом власти будут тщательно следить за выводом капитала. Такое заявление лишний раз подтверждает легальность ведения торговой и иной деятельности для получения прибыли на международном рынке. 

Как открыть и развивать бизнес в новой санкционной реальности 
УСН

👀 Что выгоднее бизнесу на УСН в 2025 году: НДС 5%, 20% или переход на ОСНО + мнение налогового эксперта

С 2025 года бизнес на УСН с доходами свыше 60 млн рублей будет платить НДС. Можно выбрать ставку как на ОСНО – 20% или вовсе перейти на ОСНО, а можно выбрать ставку 5% без права на вычет.

Интервью

ТоТ еще разговор. Андрей Матюха: Трюфель, юдзу, пондзу

Продолжаем беседу с предпринимателями в рамках проекта «ТоТ еще разговор». Сегодня в гостях Андрей Матюха – шеф-повар, автор и совладелец краснодарских ресторанов: The Печь, Угли-Угли и Племя, которые стабильно попадают в ресторанные рейтинги, а также гриль-бар Ребрышки и Бедрышки, который открылся совсем недавно.

2

15% сотрудников постоянно сталкиваются с задержкой зарплаты

Большинство работников хотят справедливого наказания для компаний, которые нарушают трудовые права. 21% опрошенных проголосовали за привлечение к уголовной ответственности.

Как ИП получить налоговый вычет 

Индивидуальный предприниматель может уменьшить налоговую базу, используя налоговые вычеты — стандартные, социальные, инвестиционные, имущественные и профессиональные. Разбираемся, как их получить. 

Как ИП получить налоговый вычет 

Какие документы нужны при приеме на работу граждан Абхазии

По общему правилу, чтобы принимать на работу иностранцев, компания должна получить разрешение на привлечение и использование иностранных работников. Есть исключения, но не для граждан Абхазии.

Карьера бухгалтера

💫 Почему подписка «Клерк.Премиум» нужна каждому бухгалтеру

Повышайте квалификацию на онлайн-курсах, изучайте нюансы изменений в законодательстве на вебинарах и ежедневных разборах от экспертов «Клерка», задавайте свои вопросы на консультациях, оттачивайте свои навыки и учитесь применять новые правила еще до вступления их в силу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как продавать сложные IT-продукты: шаги к успеху

Индивидуальный подход к разработке сложных комплексных IT-продуктов — это костюм, сшитый на заказ, он идеально сидит и не «топорщится».

Как продавать сложные IT-продукты: шаги к успеху
Общество

О налогах в Кыргызии

Недавно один из клиентов попросил рассказать о налогах в Кыргызии и я вспомнил, что хотел написать о них здесь тоже. Фокус на физ. лицах, получивших гражданство Кыргызии, но не живущих там постоянно.

Интересные материалы

Импорт

Будет решена проблема подтверждения соответствия модернизированного импортного оборудования

Общественный совет при Росаккредитации займется решением проблемы подтверждения соответствия импортного оборудования после его модернизации и ремонта.