Клерк.Ру

Как правильно инкассировать деньги в банк и можно ли на этом сэкономить?

1043

У любой компании, работающей с наличной выручкой, есть необходимость доставлять в банк деньги. Рассмотрим основные статьи расходов и способы их сокращения.

Для чего нужна инкассация?

В первую очередь, чтобы обезопасить сохранность денег.

Во-вторых, чтобы не отвлекаться от работы, расходуя время на их самостоятельную транспортировку в банк.

Кроме того, инкассирование позволяет ускорить зачисление наличных на расчетный счет. Это помогает не снижать оборачиваемость средств.

Кому нужна инкассация? Что об этом говорит законодательство?

Инкассация нужна любому предпринимателю или компании, работающей с наличностью. В ряде случаев она обязательна в силу нормативных актов.

Так, для среднего и крупного бизнеса важно соблюдать порядок ведения кассовых операций, который определяет поддержание лимита налички в кассе. Размер лимита устанавливает руководитель, но если компания этот лимит превысит и не инкассирует излишек, компанию ждет штраф от 40 000 до 50 000 руб. (часть 1 ст. 15.1 КоАП), поскольку сверхлимитную наличность нужно сдавать в банк (указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210).

Малые предприятия могут не устанавливать такой лимит. Но если его определили, то должны соблюдать норму закона, иначе могут быть оштрафованы.

Данное нарушение рассматривают только инспекторы ФНС. Поскольку оно не является длящимся, привлечь к ответственности можно только в течение двух месяцев с момента его совершения.

Как проводить инкассацию?

Разберем стандартную ситуацию для торговой точки: перевозка денег по маршруту компания – банк.

Для этого можно использовать инкассационную службу банка (своего или стороннего), либо компанию, специализирующуюся на оказании таких услуг.

Перевозка наличных регулируется положениями Центробанка (так написано в законе «О банках и банковской деятельности»), поэтому выполнять ее могут только те компании, у которых на это есть соответствующая лицензия.

Чего требует инкассация?

Нельзя просто позвонить в банк и сказать: приезжайте и заберите деньги. Нужно соблюсти ряд условий. Например:

1. Документы. Каждый раз, когда за деньгами приезжает машина, нужно готовить пачку сопроводительных документов. Поскольку у инкассаторов есть график и маршрут, у них немного времени на прием денег. Поэтому документы нужно готовить заранее, а это значит, что придется задействовать время отдельного сотрудника. Если он ошибся с документами, инкассаторы не будут ждать. Они не примут деньги, компании придется оформить отказ и в любом случае оплатить визит инкассаторов.

Услуга «Электронный инкассатор» позволяет исключить человеческий фактор по той простой причине, что с ней нет потребности в заполнении кучи бумаг. А, значит, нет и ошибок при инкассации. Устройство позволит инкассировать выручку в любое время и зачислять ее на счет онлайн.

2. Комната. Для передачи денег инкассаторам нужно специально оборудованное помещение, которое должно запираться на ключ. В момент передачи там не должны присутствовать лишние люди. Если вы арендуете торговое помещение в центре, придется искать и комнату для инкассации. Плюс инкассаторы требуют свободный подъезд и место для парковки автомобиля рядом с входом/выходом.

Устройство для электронной инкассации можно установить в любом удобном месте. Хоть под столом кассира или бухгалтера, ответственного за соответствующие операции.

Стоимость инкассации

Она зависит от ряда факторов:

  • суммы перевозки;
  •   времени инкассации;
  • сложности маршрута;
  • удаленности от точки инкассации;
  • наличия вооруженной охраны.

Обычно есть такие варианты тарифов:

  • фиксированная ставка (за каждый заезд);
  • процентная ставка (оговоренный процент от сдаваемой суммы, но не ниже некоторого минимума);
  • комплексный – «такса» за заезд + процент от суммы.

Рассмотрим комплексный вариант. Он складывается из фиксированной платы за выезд и процента от суммы, сдаваемой инкассаторам. Но это только прямые расходы.

Чтобы понять, во сколько действительно обходится инкассация, нужно учитывать стоимость времени каждого сотрудника, вовлеченного в процесс сбора наличных от приема средств до зачисления на счет и отражения в учетных системах, а также стоимость самого дорогого ресурса – административного. Опытным путем установлено, что менеджер одновременно может эффективно управлять 5-9 процессами. Чем больше процессов, не приносящих прибыль, в ответственности сотрудника, тем дороже процесс для бизнеса в целом.

Также нужно учитывать количество точек для инкассации: чем их больше, тем сложнее организация процесса. Кроме того, многие компании не учитывают стоимость денег в периоде и стоимость дополнительного финансирования для поддержания оборотных средств. В конечном итоге, стоимость всех затрат компании на инкассацию наличных может достигать 1-2% от оборота и выше.

Итоги. Плюсы и минусы инкассации

Плюсы инкассации:

  • безопасность. Инкассаторы отвечают за сохранность ваших денег. Это ответственность подкрепляется бронированным автомобилем и оружием;
  • экономия времени. Не надо тратить личное время либо время одного из сотрудников, отправляя его в банк или к банкомату с возможностью самоинкассации;
  • инкассаторы привозят деньги в банк и сами зачисляют их на расчетный счет.

Минусы инкассации:

  • ошибки при заполнении документов;
  • приезд инкассаторов в “неудобное” время или опоздание;
  • требование к наличию отдельного помещения;
  • скорость зачисления средств на счет;
  • сложный процесс, удешевление которого происходит за счет дополнительной нагрузки на персонал или за счет удобства.
Все эти минусы можно нивелировать, если использовать устройство для электронной инкассации. Такую инкассацию можно произвести в любой момент, не расходуя понапрасну сотрудников, и деньги сразу отобразятся на расчетном счете (вы практически ни на минуту не убираете их из оборота). Как только наличные загружены в устройство, ответственность за их сохранность несет банк. По мере заполнения кассет с наличными за ними приезжают инкассаторы (сами и без лишних напоминаний). 

Почитайте о преимуществах услуги «Электронный инкассатор» подробнее.

ПАО "Промсвязьбанк" входит в топ-10 крупнейших банков России и является универсальным банком с государственным участием. Для малого бизнеса банк предлагает полный комплекс услуг расчетно-кассового обслуживания, круглосуточные платежи через интернет-банк, интеграцию с сервисами бухучета, экспресс-проверку контрагентов, онлайн-кредитование.