Как получить электронную подпись сотрудникам

С 2023 года работники, представляя интересы компании, будут заверять документы собственной электронной подписью (ЭП). Рассказываем, как ее оформить и где получить.

Как получить электронную подпись сотрудникам

Электронная подпись сотрудника компании или ИП — что это

Раньше работники подписывали документы ЭП организации (ИП), в которой были указаны их персональные данные. Так можно делать до конца 2022 года.

Однако согласно закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, с 1 марта 2022 — рекомендовано, а с 1 января 2023 — уже обязательно подписывать электронные документы личной ЭП физического лица. В отличие от ранее используемой подписи, в ней не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. А чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД — машиночитаемую доверенность.

В чем преимущества: новую ЭП физлица смогут использовать не только для рабочих, но и для личных целей. Например, подавать документы в госорганы в электронном виде, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги.

Где получить ЭП на сотрудника

Оформить «электронную подпись физического лица»менно так называется этот тип ЭП) можно в любом из аккредитованных Удостоверяющих центров. Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры.

Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Такском — всероссийский аккредитованный удостоверяющий центр, где вы можете оформить электронную подпись для организаций и физических лиц.

Компания существует на рынке IT-услуг уже 22 года и зарекомендовала себя, как надежный партнер. Сегодня Такском — это целая экосистема, которая объединяет различные сервисы для бизнеса: от подачи электронной отчетности в госслужбы до обслуживания онлайн-касс.

Какие документы предоставить для оформления ЭП физлицу

Для получения электронной подписи по старым правилам (той, что выдавалась на организацию с внесением данных работника) требовалось заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить: паспорт физлица; СНИЛС; ИНН; доверенность от компании (ИП) и флеш-накопитель типа А (см. пп. 2 п. 1 ст. 17.2 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Для новой ЭП пакет документов остался прежним, но доверенность от организации уже не нужна. Человек сможет использовать подпись независимо от того, работником какой организации он является на текущий момент.

Это значит, что при увольнении и смене места работы, ЭП для подписания документов можно оставить прежнюю. Заменить потребуется только машиночитаемую доверенность (МЧД).

Заказать ЭП для сотрудников в «Такском» — проще простого. Этот УЦ предоставляет услугу выездного обслуживания. Оформление всех документов, установка ПО и сертификата ключа, консультирование происходит в офисе клиента в удобное для него время.

Каким сотрудникам организации потребуется личная ЭП

Кадровик

Электронная подпись сотруднику отдела кадров потребуется для подписания:

  • электронных трудовых книжек;
  • электронных больничных;
  • иных документов электронного документооборота.

Также кадровик подает отчетность через интернет в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Росстат.

Бухгалтер

Сотрудникам бухгалтерии ЭП необходима для сдачи отчетов в налоговую службу и взаимодействия с рядом других контролирующих государственных органов: ПФР, ФСС, Росстат, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование Центробанк и т. д.

Также личную ЭП можно использовать для подписания бухгалтерской первички и других электронных документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.

Специалист по тендерам

Компаниям, которые участвуют как поставщики в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, требуется электронная подпись для участия в электронных торгах на различных площадках. Штатный сотрудник или привлеченный специалист с 2023 года теперь всю электронную документацию по тендерам будет также подписывать личной ЭЦП.

Юрист

На работников юридического отдела также можно оформить индивидуальные ЭП, если они подписывают договоры с контрагентами в системе ЭДО, электронным способом ведут претензионно-исковую работу, взаимодействуют с контролирующими службами (например, подают документы на получение лицензий, регистрируют сделки в Росреестре).

Сколько стоит оформить электронную подпись на сотрудника

Стоимость сертификата ЭП определяет регламент аккредитованного УЦ, поэтому ценники могут незначительно отличаться. В системе Такском для каждого типа электронной подписи представлено несколько тарифов. Обратите внимание на возможность оформления «стандартного» и «срочного» заказа.

При срочном заказе стоимость несколько выше, но при этом выпуск ЭП происходит в течение 30 минут с момента подачи документов и оплаты счета клиентом.