Организация 1 оплачивает другой организации за обеды своих сотрудников. Как положено выставляются документы на оплату и оплата производится с расчетного счета. Должны ли мы отражать как-то стоимость питания в з/плате сотрудников?

Question

Accepted Answer

Добрый день! Всё зависит от одного ключевого критерия — персонификации. Именно она определяет, нужно ли вам включать стоимость обедов в расчёты с сотрудниками.

Если вы можете точно определить, сколько съел каждый сотрудник (ведутся реестры, используются личные карты, талоны или иной учёт с привязкой к фамилии), тогда:

Стоимость питания признаётся доходом сотрудника в натуральной форме.

Вы обязаны исчислить и удержать НДФЛ с этой суммы (дата получения дохода — день, когда ваша организация оплатила счёт поставщику).

На эту же сумму нужно начислить страховые взносы.

В учёте необходимо создать отдельное начисление с типом «Доход в натуральной форме». В расчётном листке эта сумма появится справочно, но на руки сотрудник её не получит — она только налогооблагаемую базу.

Если персонифицировать расходы невозможно (общий «шведский стол», кофе-зона, буфет свободного доступа, где нельзя сказать, кто и сколько съел), то:

Дохода у сотрудников не возникает.

НДФЛ и страховые взносы не начисляются.

В зарплатных документах и расчётных листках эту стоимость выделять не нужно. Вы просто спишете расходы по бухгалтерскому учёту как прочие или за счёт чистой прибыли.

Документооборот с поставщиком : договор, счёт, акт выполненных работ или УПД. Оплата проходит с расчётного счёта по правилам расчётов между юрлицами. На этом этапе связки с зарплатой нет — она появляется только на втором шаге, когда вы решаете, облагать ли питание налогами.

Чтобы избежать претензий налоговой, обязательно закрепите выбранный порядок во внутренних документах: в трудовом или коллективном договоре, в положении об оплате труда или локальном акте. Если вы хотите учитывать расходы на питание при расчёте налога на прибыль, дополнительно пропишите, что питание является частью системы оплаты труда, и обеспечьте персональный учёт.

Отдельное исключение — если речь о специальном питании для работников с вредными или опасными условиями труда (ст. 222 ТК РФ). В пределах установленных норм такое питание не облагается НДФЛ и взносами, независимо от персонификации (но факт вредности должен быть подтверждён).

Обед сотрудников

Эта и еще ответов от экспертов на различные темы доступны по подписке