Заполнение 6-НДФЛ

Коротко — НДФЛ удерживается и отражается по правилу «по факту выплаты». Если зарплата была только начислена в 2025, но выплачена в 2026, то налог по этим суммам должен попасть в отчётность и справки за 2026, а не за 2025. Взносы по страхованию учитываются по начислению и это отдельный вопрос — их уплата в 2025 не меняет порядок отражения НДФЛ.

Что проверить и какие шаги предпринять

1. Проверьте факт отправки 6‑НДФЛ за 2025.
   • Если форма не отправлялась — ничего исправлять в ФНС не нужно; исправьте настройки в ЗУП и при следующей отправке сформируйте корректно.
   • Если форма отправлялась и в ней действительно оказались суммы начисленной, но невыплаченной зарплаты — нужно подать исправленную 6‑НДФЛ за 2025.
2. Подготовьте корректировку 6‑НДФЛ за 2025, если в отправленной форме были лишние суммы.
   • В исправленной форме уберите (или скорректируйте) суммы, которые не были выплачены в 2025; налог по ним в 2025 не удерживался и не должен быть отражён как удержанный/перечисленный.
   • В 6‑НДФЛ за 2026 отразите выплату задолженности и удержание/перечисление НДФЛ при выплате в 2026.
3. Справки 2‑НДФЛ.
   • Справки за 2025 будут пустые по сотрудникам, которым не выплатили зарплату в 2025 — это нормально.
   • Выдайте 2‑НДФЛ за 2026, в котором отразите выплаты, произведённые в 2026 (включая те, что относятся к начислениям 2025).
4. Разбор ситуации в ЗУП.
   • Если при перезаполнении 6‑НДФЛ за 2025 программа формирует пустой отчёт — это означает, что в данных нет операций с датой выплаты в 2025 (что тоже корректно). Сравните XML‑файл, который вы отправляли в ФНС, с тем, что формирует ЗУП сейчас: возможно прежняя отправка содержала ручную правку или иной экспорт.
   • При необходимости экспортируйте/сформируйте корректирующий XML и отправьте в ФНС как «исправленная» декларация за соответствующий период.
5. Документируйте и сохраняйте подтверждающие документы.
   • Прикладывайте к документам: расчётные ведомости, платежные поручения об оплате зарплаты и перечислении НДФЛ (за 2026), приказы/распоряжения о выплате задолженности, акты сверки.
   • Это пригодится, если возникнут вопросы у налоговой при проверке несоответствий между начислениями и выплатами.
6. По взносам.
   • Уплата страховых взносов по начислению в 2025 — корректна и не требует корректировки по НДФЛ; основание для уплаты взносов отличается от момента удержания НДФЛ.

Если налоговая запросит объяснения

• Предоставьте расчётные ведомости, приказы о выплате задолженности и платёжные документы, чтобы подтвердить дату выплаты и факт удержания/перечисления НДФЛ в 2026.
• Поясните, что отражение НДФЛ происходит по факту выплаты, а взносы уплачивались по начислениям в 2025.

Резюме: если в уже отправленной 6‑НДФЛ за 2025 есть суммы начисленной, но невыплаченной зарплаты — подайте исправленную форму, а все реальные выплаты и удержания по этим суммам отражайте в 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ за 2026. Документируйте всё и сохраните подтверждающие документы.

Полезные обсуждения на Клерк можно найти по запросам, связанным с 6‑НДФЛ и переносом выплат (поиск на klerk.ru).

Мой ответ помог? Поставьте, пожалуйста, лайк!