Вопрос: Наша организация (Принципал) заключает агентские договора на предмет организации международных перевозок и таможенного оформления. Согласно условиям таких договоров Принципал обязан компенсировать Агенту его расходы, связанные с реализацией поручений.
В целях выполнения своих обязательств Агент зачастую привлекает посредников ("Субагентов"). Соответственно услуга Принципалу может быть оказана не прямым исполнителем нашего Агента, а третьей организацией - контрагентом "Субагента".
В подтверждение своих расходов Агент представляет Принципалу Отчет (в виде Акта), в котором указывается перечень оказанных услуг и их стоимость для Принципала, к оплате, а также прилагает первичные документы по сделке "Агент-Субагент".
В указанной ситуации у Принципала возник вопрос об объеме документов, которые должен (и вправе) требовать Принципал от Агента для подтверждения расходов Принципала в целях налогообложения прибыли.
В целях налогообложения прибыли и признания расходов Принципала документально подтвержденными и обоснованными в ситуации, когда услуга оказывается Принципалу не напрямую исполнителем Агента, а исполнителем субагента:
1. Будет ли достаточным для обоснования затрат у нашей организации (Принципала) предоставление Агентом Отчета (в виде акта) с приложением к нему документов только по первому в цепочке контрагенту (имеется в виду документы по цепочке: Агент-Субагент, без дальнейшей детализации от субагента)?
2. Что является критерием достаточности первичных документов, подтверждающих расходы Агента, представляемых Принципалу Агентом?
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального обоснования расходов принципала в целях налогообложения прибыли и сообщает следующее.
В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Как следует из ст. 1008 Гражданского кодекса Российской Федерации, в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и сроки, которые предусмотрены договором.
Если агентским договором не определено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала.
Обязанности предоставления принципалу первичных документов, подтверждающих хозяйственные операции между агентом и субагентом, законодательством не предусмотрено.
Одновременно сообщаем, что настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с Письмом Минфина России от 07.08.2007 N 03-02-07/2-138 направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
С.В. Разгулин