Почему документы стоит хранить в электронном виде

Электронный документооборот: почему он необходим на предприятии. Преимущества систем ЭДО

Современные тенденции документооборота предполагают его быстрый перевод в электронный формат. У этого подхода - много однозначных преимуществ: такие документы невозможно потерять или перепутать с другими, они могут храниться в архиве несколько лет, а место в офисе при этом не занимают - если не считать компьютеров и физических носителей, таких, как диски.

Компания "Тензор" разработала программу СБИС онлайн для электронного учёта докментов и для их быстрой пересылки, хранения, нанесения электронных подписей и других действий, проводящихся в компаниях и между фирмами-партнёрами.

СБИС

Плюсы электронного оборота документов

У такого формата есть множество преимуществ перед традиционным:

  • так документы занимают намного меньше места и могут находиться при этом в офисе в большом количестве;
  • на них можно поставить электронную подпись;
  • пересылка занимает считанные секунды, в каком бы городе или даже стране фирма-партнёр ни находилась;
  • всё хранится в разных разделах системы, старые документы остаются в архиве, теперь их сложнее потерять;
  • поиск же, наоборот, упрощается.

Таким образом, электронная отчетность сильно упрощает работу. Если даже всё необходимое просто хранится на устройстве, без использования специализированного софта - это уже становится заметно легче, чем иметь дело с бумажными версиями. Но все компании сейчас переходят как раз на софт по работе с документами, а с ним работать становится ещё проще.

СБИС

Кому это понадобится

Такую программу необходимо установить на компьютеры сотрудников всем предприятиям, которые подают отчётность в государственные органы и обмениваются договорами и свидетельствами с другими компаниями. Если ранее процесс подачи отчётности занимал в лучшем случае несколько часов, то с появлением такого программного обеспечения это время сократилось до нескольких минут.

Система ЭДО СБИС обеспечит безопасное хранение всех документов, которыми располагает ваша фирма. Доступ к ним будет защищён - его получат только сотрудники компании. Вместе с этим следует отметить и простой доступ к самой системе: для того, чтобы его получить, достаточно оформить электронную подпись.

Её желательно оформить в первые же дни работы на предприятии. На электронные системы учёта документов переходят сейчас все, и только с такой подписью они имеют юридическую силу. Она уникальна и может принадлежать только человеку, который её приобрёл.