Проблема пришла откуда не ждали: транспортные расходы попали под новый контроль

У главбухов и директоров скоро появится еще одна точка риска — транспортные расходы. Раньше здесь все держалось на привычной логике: договор, накладная, акт, расходы в учете. Сейчас эта схема быстро меняется. Государство переводит перевозочные документы в цифру и одновременно собирает данные о перевозках в единую систему. А значит, у проверяющих будет больше возможностей сопоставлять бумагу, учет и реальное движение груза.

Проблема не в том, что бизнесу добавляют еще один электронный документ. Проблема в том, что транспортные расходы становятся более прозрачными для контроля. ГИС ЭПД создавалась как единая информационная среда по грузовым перевозкам, а ФНС уже прямо советует компаниям заранее тестировать новый порядок работы с электронными перевозочными документами.

Для компании это означает неприятную вещь: спор о транспортных расходах будет идти уже не только по вашим документам, но и по цифровому следу. Если перевозка была — это можно будет проверить. Если расходы заявлены, а логистика, контрагент и документы не бьются между собой, объясняться станет намного сложнее. Это особенно чувствительно для налога на прибыль и для споров о реальности сделки.

Источник изменений — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Он запустил сразу две большие истории: создание реестра экспедиторов на платформе «ГосЛог» и обязательный переход на электронный документооборот по перевозочным документам. Минтранс прямо называет это частью общей цифровизации транспортной отрасли.

На практике это уже работает. С 1 марта 2026 года начал работу реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на базе «ГосЛога». Правила его ведения утверждены постановлением Правительства от 20.02.2026 № 173. Экспедиторы, которых нет в реестре, не должны оказывать такие услуги.

Пока у компаний есть переходный период. ФНС рекомендует уже сейчас тестировать электронные перевозочные документы, чтобы не упереться в проблемы в последний момент. Параллельно бизнесу надо проверять, готовы ли перевозчики и экспедиторы работать через операторов ИС ЭПД, потому что сведения в ГИС ЭПД попадают именно через них.

Кроме того, меняется проверка контрагентов. Если компания работает с экспедитором, теперь уже мало обычной проверки по ИНН и выписке. Нужно понимать, есть ли он в реестре на базе «ГосЛога». Иначе потом можно спорить уже не только о качестве первички, но и о праве вообще учитывать такие услуги без лишних вопросов от инспекции.

Ключевая дата — 1 сентября 2026 года. С этого дня электронные перевозочные документы становятся обязательными для автомобильных, железнодорожных и воздушных перевозок. ФНС отдельно подчеркивает, что переход обязателен независимо от сферы деятельности компании. Одновременно Минтранс оставляет ограниченные исключения, когда бумажные документы еще допустимы.

Ключевая дата — 1 сентября 2026 года

При этом есть важная деталь, о которой часто забывают: путевые листы не переводят тотально в электронный вид. По общему правилу после 1 сентября 2026 года их можно будет оформлять и на бумаге, и в электронном виде, хотя для отдельных маркируемых грузов действуют специальные требования.

Для главбуха это означает рост риска по транспортным расходам. Ошибка в накладной сама по себе еще не гарантирует снятие расходов, но почти наверняка даст инспектору повод глубже копать сделку. А когда у проверяющих есть еще и внешний цифровой след, спорить становится труднее.

Для директора это уже не бухгалтерская мелочь, а вопрос управления риском. Если логистика, закупки, бухгалтерия, ИТ и юристы не подготовятся вместе, компания может получить сразу несколько проблем: сбои в документообороте, неподтвержденные расходы, споры с контрагентами и повышенное внимание налоговой.

Главбуху и директору лучше не ждать осени. Нужно проверить экспедиторов по реестру «ГосЛога», понять, через какого оператора ИС ЭПД пойдет обмен, поднять договоры с перевозчиками и экспедиторами и провести хотя бы один тестовый контур по электронным перевозочным документам. Иначе переход на обязательный формат начнется не с удобства, а с аврала.

Транспортные расходы больше не будут «спокойным» участком учета. Государство связывает между собой документы, контрагентов и фактическое движение груза. Поэтому главный риск теперь не в самой электронной накладной, а в том, что любая слабость в цепочке станет заметнее.

Главбухам пора чистить этот участок уже сейчас. Директорам — брать его под личный контроль. Иначе к осени 2026 года транспортные расходы могут превратиться в один из самых неприятных вопросов на проверке.

Хотите знать больше о налогах — читайте мои книги.

Если у вас уже идет или ожидается налоговая проверка — обращайтесь.

Подписывайтесь и ставьте лайк. Дальше будет только самое важное, полезное и без лишней воды.