Лайфхаки для формирования управленческой отчётности

Для того, чтобы на основе данных бухгалтерского учёта формировать любые управленческие отчёты, не обязательно внедрять сложные и дорогие программные продукты. В этой статье я расскажу о том, как наладить управленческую отчётность в крупной или даже очень крупной компании, используя общедоступные средства.

Большинство российских предприятий ведёт учёт с помощью программных продуктов 1С. В программе есть стандартные отчёты, которые позволяют группировать данные по видам аналитики, таким, как статьи затрат, контрагенты, договоры и др.  Но иногда требуется строить более сложные отчёты или анализировать данные в ином разрезе.

Эту задачу можно выполнить путём комбинации двух «лайфхаков»: универсального отчёта в 1С и сводной таблицы Excel. Если аналитика в системе учёта достаточна и хорошо структурирована, то любые аналитические задачи с помощью этих инструментов могут быть решены за считанные минуты.

Приведём конкретный пример. Предположим, что поставлена задача сформировать отчёт о поступлении денежных средств от покупателей с разбивкой по контрагентам, договорам, с разделением поступлений от внешних контрагентов и от компаний холдинга, причём эти данные должны быть визуализированы в виде графика по месяцам. Стандартный анализ счёта 62 не сработает, так как из него мы не увидим разделение на внешних и внутренних контрагентов, а также не сможем построить нужный график.

Зайдя в настройки универсального отчёта в программе 1С (предполагаем, что в одной базе данных ведётся учёт всех компаний холдинга), отберём нужные настройки (фильтры): список организаций холдинга, номера счетов (62.01, 62.02), номер корреспондирующего счёта (51), обороты по кредиту счетов 62.01 и 62.02, субконто первого и второго уровня (для группировки по контрагентам и договорам), а также дату документов.

Стандартные отчёты в 1С (оборотно-сальдовая ведомость по счёту, анализ счёта, карточка счёта) имеют иерархическую структуру, которую обычно называют «лесенка». Эта структура не подходит для построения сводных таблиц. Поэтому необходимо добиться, чтобы универсальный отчёт имел форму «плоской» таблицы. Эта форма предполагает, что в ячейках каждой строки содержится вся информация о месте данных этой строки в общей иерархии.

Пример «лесенки»:

Пример плоской таблицы:

Универсальный отчёт в виде плоской таблицы получится, если поля при формировании шаблона добавлять «внутри» первого уровня аналитики.

Выгруженные в Excel данные, таким образом, будут иметь форму базы данных, где каждая позиция имеет полный набор необходимой аналитики. Можно дополнить эти данные ещё одним столбцом, в котором поставить функцию МЕСЯЦ() со ссылкой на столбец ДАТА ДОКУМЕНТА.

Следующий этап состоит в создании сводной таблицы. «Захватив» все данные для построения сводной таблицы, можно сформировать любую иерархическую структуру, например такую:

Сводная таблица открывает уникальные возможности «манипуляции» данными. Поскольку нам надо построить отчёт о поступлениях денег только от внешних покупателей, то это легко сделать, выбрав фильтр по полю КОНТРАГЕНТ (убрать галочки перед названиями компаний группы), и тогда в таблицу не попадут внутригрупповые обороты.

Из полученной сводной таблицы нетрудно сформировать в Excel график поступлений по месяцам и контрагентам (если оставить видимыми только поле КОНТРАГЕНТЫ) или другие графики.

 Если аналитика в 1С с помощью справочников хорошо отстроена и даёт весь необходимый набор сведений по каждой операции, то вышеуказанная технология полностью удовлетворит все потребности в группировке и представлении данных руководству, банкам, или, например, для формирования консолидированной отчётности по группе компаний.