Кадровый учет в новых реалиях: малоизвестные возможности 1С:ЗУП

На рынке бытует такое мнение: отечественные системы для автоматизации деятельности HR-служб хороши только тем, что полностью поддерживают российское законодательство.

И на этом их преимущества заканчиваются — по функциональному наполнению до западных аналогов, совмещающих функции расчетной системы, системы управления функционалом и корпоративного портала, им далеко. 

Наш эксперт — коммерческий директор R-Style Softlab Анастасия Строкова, которая 20 лет занимается вопросами цифровизации бизнес-процессов в компаниях разных секторов экономики, решила сравнить системы и дать честное мнение, что же сегодня представлено на рынке кадрового учета.

Из статьи вы узнаете, как комплексно автоматизировать задачи HR с помощью модуля 1C:ЗУП и закрыть практически все функции, которые ранее отдавались на откуп крупным решениям.

Наша компания уже без малого 30 лет работает на рынке банковской автоматизации. Сегодня мы являемся частью группы Россельхозбанка и находимся в центре экспертизы импортозамещения бизнес-приложений, системного ПО и оборудования.

В этом нам помогает сформированный на базе компании партнерский хаб. На любую задачу, в том числе на автоматизацию HR-процессов, мы смотрим комплексно.

Несмотря на активный рост автоматизации и многочисленные заявления о повсеместном внедрении цифровых процессов, на настоящий момент около 25% компаний все еще остаются приверженцами бумажного документооборота, который весьма затратен с точки зрения не только финансов, но и человеческих ресурсов.

В чем причина? Полагаю, в незнании всех возможностей представленных на рынке систем.

Что умеет 1С:ЗУП

Возьмем, к примеру, 1С:ЗУП. Хорошо известная как система для автоматизации расчета заработной платы и кадров, на самом деле она давно вышла за рамки сугубо расчетных функций. Вот только знают об этом не все. Мы провели небольшое исследование и выяснили, что многие пользователи этой системы ограничивают область ее применения из-за банальной неосведомленности о ее возможностях:

• 21% пользователей не догадываются, что в системе параллельно с юридической структурой компании можно вести и управленческую (организационную) структуру;

• 23% не знают, что должностные инструкции в системе можно формировать автоматически;

• 30% уверены, что в системе нет возможности настроить разных подписантов документов и разные основания для подписания;

• Многие даже не слышали о наличии в 1С:ЗУП КОРП широкого набора дополнительных управленческих функций;

• 89% не знают, какой синергетический эффект можно получить от связки 1С:ЗУП с системой КЭДО и Корпоративным порталом.

Расскажу подробнее об этих возможностях.

Структура юридическая и управленческая

Современная версия 1C:ЗУП —  это не просто расчетная система, она обладает развитым функционалом для управленческого учета и планирования в компании.  

Юридическая структура бизнеса отражена в ее официальных документах (Учредительных документах, Положении о системе управления компанией, Штатном расписании и Учетной политике). В 1С:ЗУП КОРП можно отразить информацию о юридических лицах и ИП, о филиальной структуре предприятия, его обособленных подразделениях – как выделенных на отдельный баланс, так и не выделенных, а также о штатном расписании.

Ниже примеры, как это делается:

Для менеджерской деятельности, выставления KPI сотрудникам, расчета мотивации и формирования бюджета нужна структура управленческая. Она, как правило, отличается от юридической и может включать несколько юридических лиц.

При этом сотрудники, оформленные на работу в разные подразделения (юрлица), фактически могут работать в одном подразделении оргструктуры компании, или наоборот — могут работать в разных подразделениях, но при этом быть оформленными как сотрудники одного юридического лица.  

И все эти варианты в системе можно предусмотреть.

Прежде всего, в разделе управления персоналом нужно указать, соответствует ли организационная структура компании структуре юридических лиц:

Если соответствует, то все просто — в системе отражаются информация по всем сотрудникам, штатное расписание, можно посмотреть список сотрудников по подразделениям юридических лиц:

Если же структура компании отличается от структуры юридических лиц, то система автоматически сформирует две структуры.

Для позиции штатного расписания нужно указать подразделения организации и их места в структуре предприятия, а также настроить связи между сотрудниками и управленческой структурой:

Тогда можно будет формировать два вида кадровых отчетов, отражающих структуру юридических лиц и структуру предприятия:

Обратите внимание, список сотрудников в структуре предприятия будет выглядеть уже иначе:

Руководители в юридической и управленческой структурах также могут отличаться.

Например, если организационная и управленческая структуры не совпадают, то возможна такая ситуация: в карточке подразделения отражается актуальный руководитель, тогда как в общей структуре предприятия эта позиция может оказаться вакантной.

Не могу не упомянуть еще об одном очень полезном и удобном функционале — о возможности просматривать финансовые отчеты в различных разрезах:  по всей организации, по отдельному подразделению, по сотруднику, а также по направлениям деятельности и проектам:

Важно, что в дальнейшем все эти отчеты  можно использовать, в том числе, для смежных систем. Например, в системах согласования.

Должностные инструкции

Должностные инструкции в 1С:ЗУП КОРП формируются автоматически в виде табличного документа (*.xml) или текстового файла (MS Offiсe или Open Office):

Как это делается?

В системе есть структура стандартной должностной инструкции. От вас требуется лишь один раз задать по каждой позиции штатного расписания необходимые знания и трудовые функции (заполнив соответствующие справочники) и настроить связи руководитель-подчиненные.

После этого система без проблем сформирует должностную инструкцию для каждого сотрудника:

ФИО, должность и ставка, трудовые функции, задачи, требования к аттестации — вся эта информация доступна в смежных системах.   

Подписание документов

Система позволяет настраивать разных подписантов и основания для подписания документов.  В учете можно отразить:

• Разных ответственных для подписания разных документов;

• Несколько доверенностей на одного ответственного подписанта;

• Сроки действия для доверенностей.

При этом можно:

• Сменить подписанта на определенный период времени или для выбранного документа;

• Выбрать правила для смены подписи в документе;

• В карточке организации просмотреть все доверенности всех подписантов.

Мы просто указываем, какое должностное лицо какие документы подписывает и по каким доверенностям. В дальнейшем эта информация становится основанием для юридически значимого документооборота.

Управленческие функции

Как вы уже смогли убедиться, семейство российских систем 1С не ограничивается расчетом заработной платы и кадровым учетом. Здесь есть  внушительный список дополнительных управленческих функций. В их числе:

• Работа с KPI,

• Кадровый резерв,

• Оценка,

• Обучение,

• Подбор,

• Медосмотры,

• Лmготы,

• Адаптация,

• HR-аналитика,

• Грейды,

• Аттестация,

• Охрана труда,

• Самообслуживание,

• ДМС и пр.

Бесшовная интеграция с корппорталом и системой КЭДО

Как показал практический опыт нашей компании, при совместном внедрении трио «1С:ЗУП + КЭДО + Корпоративный портал» эти системы идеально интегрируются и работают как единое целое, что создает особое удобство для работы HR-подразделений.  

• Эффект такого внедрения не оставит равнодушными кадровиков:

• Комплексная автоматизация  кадровых и HR-процессов в компании, более эффективная и удобная работа HR-департамента;

• Многофункциональный корпоративный портал для совместной работы;

• Переход на использование электронных документов;

• Привлекательный бренд для кандидатов;

• Закрытие задачи импортозамещения.

Таким образом, по своей функциональности 1C не только ни в чем не уступает западным аналогам, таким как SAP, но и по ряду характеристик превосходит его.

1. Система входит в Единый реестр российского ПО, что крайне важно в условиях импортозамещения.

2. Разработчик регулярно выпускает обновления, поддерживающие требования законодательства РФ.

3. Пользователю о нововведениях в законе подсказывают всплывающие окна с гиперссылками на изменения.

4. Наряду с web-версией системы поддерживается также ее десктопная версия.

5. Высокая скорость внедрения и запуска работы ПО.

6. Оперативное масштабирование для многофилиальных структур и корпораций.