Что входит в представительские расходы?
К ним относятся затраты на установление и поддержание деловых связей между бизнес-партнерами. Хотя, глядя на такую размытую формулировку, на ум может прийти все что угодно, так что давайте конкретизируем относящиеся к ним траты. А главное — обозначим, зачем вообще учитывать такие виды расходов компании.
Представительские расходы это:
Организация официального приема. При этом не столь важно, в какое время суток он будет проходить и в каком формате. Важно, что перечень приглашенных лиц соответствует перечню контрагентов компании. Или же среди них должны быть потенциальные партнеры по бизнесу приглашающей стороны. Кроме того, разумеется, в список приглашенных лиц входят и представители компаний. То есть непосредственно той фирмы-налогоплательщика, за чей счет, собственно, и организован прием.
Оплата транспортных услуг, включая трансферы к местам проведения совещаний и мероприятий для всех приглашенных лиц. Относительно того, кто может приглашен в рамках представительских расходов, мы уже указали выше. Довольно часто транспортное обеспечение организовывает налогоплательщик (приглашающая сторона) для руководителей и учредителей компании партнера.
Самообслуживание по системе шведский стол, то есть так называемое буфетное обслуживание для участников встречи. Сюда же можно отнести кейтеринг, то есть выездную систему оказания услуг питания. Довольно часто переговоры затягиваются, а их участники не всегда проживают в одном городе. Так вот, чтобы совместить приятное с полезным, можно обсудить дела и заодно перекусить перед вылетом или отъездом.
Услуги переводчика, который привлекается компанией для проведения переговоров. То есть налогоплательщик, планирующий учитывать представительские расходы, может оплачивать услуги переводчика, не устроенного в штат организации. При этом переводчик не всегда присутствует только на переговорах в конференц-залах и по месту нахождения компании. Его можно приглашать, а расходы на это учитывать в представительских, и при проведении мероприятий.
Цель учета представительских расходов
Она подразумевает благие намерения, которые выражаются в том, чтобы учесть траты на официальный прием представителей других организаций. При всем при этом, цель переговоров так или иначе связана с сотрудничеством между ЮЛ или ИП, которые участвуют в этих встречах.
Для поддержания, начала или возобновления деловых отношений есть определенные требования к расходам такого рода. Нельзя бездумно и на свое усмотрение приглашать всех потенциальных партнеров по бизнесу на званые ужины в популярные рестораны города. Так что рекомендуем вам изучить информацию по вопросу, а мы в свою очередь постараемся изложить ее максимально просто.
Какие расходы можно, а какие нельзя учитывать в составе представительских
Как вы знаете, есть бухгалтерский учет, а есть налоговый учет. Так вот бывают принимаемые к бухгалтерскому учету представительские расходы, которые не принимаются к налоговому учету.
Например, к ним относится покупка подарков, сувениров и цветов для участников деловой встречи. Также могут учитываться в БУ, но не принимаются к расходам в НУ траты, связанные с организацией юбилеев, развлечений представителей бизнес-партнеров. Ну и стоит добавить, что существует лимит принимаемых к НУ представительских расходов. И если разрешенные виды трат превышают этот лимит, то они также не учитываются в НУ.
Приведем несколько примеров, которые могут показаться вам частными случаями. Но на самом деле по ним поступает достаточно много вопросов.
Расходы на спиртные напитки можно отражать в составе представительских?
Да, если алкоголь приобретался для проведения встреч и мероприятий с представителями других организаций, будь то заказчики или партнеры. В таком случае затраты в качестве прочих расходов принимаются к учету (ст.264 НК, подпункт 22 п.1). Но имейте в виду, что налоговая не всегда соглашается сразу с тем, что на деловых мероприятиях обязательно выпивать. Так что в самой неблагоприятной ситуации будьте готовы доказывать в суде, что без спиртного с деловыми партнерами было ну никак не договориться.
Завтраки и другие приемы пищи вне совместных встреч партнеров по бизнесу считаются представительскими расходами?
Нет. Предположим, что приглашенная делегация заселилась в отель. Официальное мероприятие запланировано вечером. За счет чего оплачивается обед представителей приглашенной компании и их завтрак утром на следующий день после званого ужина? Источник финансирования завтраков, ужинов и других приемов пищи — суточные расходы. То есть дополнительные расходы в командировке, оплачиваемые компанией, которая отправляет своих сотрудников к месту проведения мероприятия. Справедливости ради нужно отметить, что иногда питание в командировке сотрудники оплачивают за счет собственных средств.
С примерами закончили. А теперь поговорим о том, как учет представительских расходов оказывает влияние на налогообложение.
Представительские расходы для расчета налога на прибыль
Для исчисления налога на прибыль расходы, которые относятся к представительским, отражаются в учете, как прочие расходы. При этом они могут быть связаны, как с производством товаров или услуг, так и с затратами на их реализацию. То есть не имеет значения, на переговоры с поставщиками потрачены средства или на ужин с отделом продаж(сторонним).
Сколько можно тратить на представительские расходы в месяц
Размер представительских расходов компании, которые можно включить в Прочие расходы, не должен быть больше, чем 4% от ФОТ. То есть от затрат на оплату труда сотрудников в отчетном периоде. Он рассчитывается нарастающим итогом. При этом отчетным считается налоговый период. А предельный процент трат регламентирует статья 252 НК, п.1.
Учет представительских расходов для целей налогообложения
А ужин был для бизнеса? Услуги переводчика действительно требовались? Личного транспорта у приглашенной делегации не было, требовалось организовать трансфер? Нельзя пригласить весь офис поставщика и заплатить за организацию их досуга, используя средства компании. Есть вполне четкие критерии отнесения расходов к представительским.
Чтобы включить расходы в налоговую базу, они должны быть:
Оправданы экономически.
Подтверждены документально.
Если имеют место нецелесообразные траты регулярного характера, которые не приводят к росту выручки/прибыли, то такие затраты не признаются расходами для целей НУ. Основание — статья 252 НК, п.1
Представительские расходы при УСН
Если вы работаете не на общей системе налогообложения, на упрощенной, то есть спецрежиме, то стоит знать кое-что важное про учет операций по ним.
Если вы работаете на УСН (Доходы), то расходная часть ФНС интересует постольку-поскольку. Так что данный режим рассматривать не имеет никакого смысла. А вот УСН (Доходы-Расходы) — совсем другое дело. Расходная часть компаний и ИП на упрощенке в таких случаях четко регламентирована НК РФ. И вот что нам говорит закон об отнесении представительских затрат к налогооблагаемой базе:
При расчете налога на УСН нельзя принимать представительские расходы в налогооблагаемую базу. То есть на их размер нельзя снизить налог к уплате. А все потому, что в НК РФ (статья 346.16) представительские расходы не поименованы.
Как следствие, возникает резонный вопрос: За чей счет этот банкет?
Из каких источников оплачивают представительские расходы упрощенцы (ЮЛ и ИП)
Раз учитывать их в составе расходов нельзя, то остается только лишь один источник финансирования — чистая прибыль после уплаты налогов.
Документы, подтверждающие представительские расходы (ПР)
Чеки ККМ.
Счета организаций общепита.
Товарные чеки, накладные.
Договор на оказание услуг, Платежные поручения, Акты выполнения работ, счет-фактуры.
Для оснований учета расходов, требуется наличие первичной документации, приложенной к Отчету, составленному в произвольной форме, и предоставление в бухгалтерию надлежащим образом оформленного авансового отчета. В первичке и Отчете обязательно должна присутствовать информация о понесенных расходах следующего характера:
Цель проведения мероприятия.
Дата ПР.
Место ПР.
Участники встречи с обеих сторон.
Сумма расходов.
Кто составляет отчет о ПР
Ответственный за мероприятие представитель принимающей стороны (сотрудник компании).
Кто утверждает отчет о ПР
Руководитель организации, удостоверившись в том, что расходы документально подтверждены и целесообразны.
Что такое авансовый отчет
Вместе с первичкой и в произвольной форме составленным отчетом, ответственный за мероприятие сотрудник составляет АО. Он является документальным подтверждением произведенных затрат. Авансовый отчет составляется по форме N АО-1, это — унифицированная форма отчета.
Кто платит за представительские расходы: компания или лично директор?
В отличие от упрощенцев, ЮЛ на ОСНО и ИП на ОСНО имеют право учитывать документально подтвержденные и целесообразные затраты в составе Прочих расходов. Следовательно, директору не нужно тратить свои личные деньги на покрытие затрат по переговорам с бизнес-партнерами. Но напомним, что всему есть предел. И в данном случае он установлен на уровне 4% от фонда оплаты труда нарастающим итогом с начала отчетного (налогового) периода.
В завершение нашей информативной и актуальной статьи хотелось бы напомнить кое-что важное. Вам совсем не обязательно вникать в тонкости БУ и НУ, как по части отнесения расходов к представительским, так и в принципе. Гораздо удобнее и выгоднее — аутсорсинг бухгалтерии. То есть вы передаете бухгалтерское обслуживание в надежные руки профессионалов, оставляя за собой возможность сконцентрироваться на росте выручки и развитии компании.
Спасибо за внимание. Не забывайте ставить лайки, подписываться на канал. Если у вас остались вопросы, пишите нам в комментариях.
Начать дискуссию