Как превратить планерки из бессмысленной траты времени в эффективный инструмент достижения целей

В некоторых компаниях на непродуктивные планерки тратится много времени впустую: их проводят часто и обсуждают десятки текущих вопросов долго и утомительно, а нужного результата всё равно нет. На следующей встрече выясняется, что важные задачи не решены, и компания топчется на месте — роста бизнеса не происходит. О том, для чего нужны планерки и как эффективно проводить их с подчиненными расскажу в этой статье.

Зачем нужны планерки

Планерки должны приводить к изменениям бизнеса. Если они правильно организованы, то позволяют всем в компании работать быстрее и продуктивнее двигаться к целям.

Что дают регулярные планерки:

• Понимание и постановку целей для сотрудников. Все члены команды определяют для себя конкретные цели и знают, к каким результатам должны прийти, чтобы их работа считалась успешно выполненной.

• Контроль и оперативное управление для руководителя. Он следит за деятельностью подчиненных и видит, что сделано, а что нет. Может вовремя корректировать и направлять работу сотрудников, если у них не получается решить какие-то задачи самостоятельно.

• Своевременное решение проблем. Планерки помогают вовремя заметить возникшую проблему и решить ее до того, как она превратится в глобальную катастрофу.

• Мотивацию генерировать идеи. Все сотрудники на планерке могут вносить предложения по улучшению работы компании.

Виды планерок

Можно выделить четыре основных типа планерок:

1. Ежедневная. Длится не более 15 минут, в течение которых каждый участник кратко сообщает о статусе своих рабочих задач.

Проводится в одно и то же время, обычно утром перед началом рабочего дня и, желательно, в одном и том же месте каждый день. Ежедневную планерку не нужно затягивать — проблемы и сложные задачи лучше обсудить отдельно после встречи.

2. Еженедельная. Ее длительность, как правило, около часа. На такой встрече обсуждается, насколько за неделю команда смогла подойти ближе к большим целям компании, какие проблемы возникли и как их можно решить. Затем каждый участник определяет свои планы на следующую неделю.

Еженедельная планерка важна с точки зрения анализа результатов: насколько они приблизили вас к главной цели, не отвлекаетесь ли вы на другие проблемы.

3. По клиентскому проекту. За 30 минут проводится анализ всех задач по проекту и обсуждается план дальнейших действий.

Здесь важно еще перед планеркой четко определится, что вы обсуждаете: все проекты клиента, какой-то конкретный или только часть. Придерживайтесь этой темы и не рассматривайте задачи, которые не являются частью проекта.

4. По развитию бизнеса. Обычно длится час и и посвящена административным задачам, которые нужны для нормального развития бизнеса. Например, внедрение новой системы финансового учета или CRM-системы.

Для такой планерки полезно определить, с какой частотой она будет проводиться, и зарезервировать под нее конкретное время. Тогда все вопросы по теме будут обсуждаться корректно и в срок, а не отнимать время, например, на еженедельных совещаниях.

Больше о методиках развития бизнеса в моем телеграм-канале.

Этапы эффективной планерки

Чтобы правильно подготовить и провести планерку, нужно сделать следующие шаги:

Неотвратимость. Выделите для планерки четкое время в конкретный день, старайтесь не переносить и не отступать от графика. К встрече, которая твердо запланирована, сотрудники не могут не подготовиться.

Формулировка цели. Определите главную цель, для чего вы будете проводить планерку. Если у вас в компании на данный момент есть одна большая проблема, посвятите встречу ее решению и не отвлекайтесь на другие.

Готовность заранее. Договоритесь, чтобы каждый участник команды готовил результаты и выводы перед встречей. Это сэкономит ваше время: вся команда не будет заниматься анализом, а сразу начнет обсуждать и планировать следующие задачи.

Соблюдение структуры. У планерки должен быть четкий план. Например, проведение еженедельной планерки имеет свою последовательность:

• собрать результаты — что сделано и не сделано, какие есть из этого выводы;

• проверить цели — остались ли они актуальными;

• уточнить про главное ограничение — сместилось оно или нет;

• проверить гипотезы — какие подтвердились, продолжать с ними работать или выбрать новые;

• определить следующие задачи, которые будет выполнять каждый участник команды.

Внедрять в управлении что-то новое, в том числе и планерки, бывает непросто: на начальном этапе это вызывает сопротивление у команды.

Пишите свое мнение в комментариях 👇