Основы бухгалтерского учета без сложных терминов: с чего начать новичку

Основы бухгалтерского учета проще понять, если сначала разобраться в его логике, а не заучивать термины. Когда становится ясно, зачем нужны счета, как работает двойная запись и что показывает баланс, бухгалтерия уже не кажется набором непонятных цифр и кодов.

В этой статье я простыми словами объясню главные понятия, с которыми сталкивается каждый начинающий бухгалтер: счета, дебет и кредит, проводки, план счетов, оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерский баланс.

Бухгалтерский учет — это система, в которой компания записывает все, что происходит с ее имуществом, деньгами, долгами, доходами и расходами. По этим данным видно, в каком состоянии бизнес.

Каждое такое событие называют хозяйственной операцией. Например, фирма получила оплату от клиента, купила материалы, начислила зарплату сотрудникам, перечислила налоги или продала товар.

Новичку важно запомнить одну вещь: бухгалтерия учитывает не только живые деньги. Допустим, поставщик привез товар, а платить за него компания будет через две недели. Денег пока не потратили, но товар уже лежит на складе, и появился долг перед поставщиком. Оба факта нужно отразить в учете сразу.

Так же и с продажами. Если услуга уже оказана, а клиент заплатит позже, у компании уже есть доход, а у покупателя — долг перед ней.

Представьте, что все операции компании записываются в одну тетрадь подряд. Через месяц уже трудно понять, сколько денег в кассе, сколько товара на складе и кто кому должен. Чтобы такого не было, в учете используют бухгалтерские счета.

Счет — это что-то вроде отдельной папки, в которой собирается информация одного вида. У каждой папки есть номер и название.

Вот счета, которые встречаются чаще всего:

• 50 «Касса» — наличные деньги;

• 51 «Расчетные счета» — деньги в банке;

• 10 «Материалы» — сырье, запчасти, канцтовары и другие материалы;

• 41 «Товары» — товары, купленные для перепродажи;

• 60 — расчеты с поставщиками и подрядчиками;

• 62 — расчеты с покупателями и заказчиками;

• 70 — расчеты с сотрудниками по зарплате;

• 90 «Продажи» — выручка и расходы по основной деятельности.

Если открыть любой из этих счетов, можно быстро узнать, что с ним происходило и какой по нему остаток.

У каждого счета две стороны. Левая называется дебетом, правая — кредитом.

Самая частая ошибка новичков — считать, что дебет всегда означает приход, а кредит — расход. Это не так. На одних счетах рост отражают по дебету, на других — по кредиту. Все зависит от того, что учитывается на счете: имущество или источники его появления, например долги.

На старте достаточно понять главный принцип: любая операция отражается минимум на двух счетах. Если в одном месте что-то прибавилось или убавилось, это обязательно отразится где-то еще.

Пример: покупатель перевел оплату на расчетный счет. Денег в банке стало больше, а долг покупателя стал меньше. Значит, операция затрагивает сразу два счета — 51 и 62.

Проводка — это запись операции по дебету одного счета и кредиту другого на одну и ту же сумму. Именно так работает двойная запись, на которой держится весь бухгалтерский учет.

Проводку обычно записывают в виде «Дебет счета — Кредит счета — сумма».

Посмотрим на несколько простых примеров.

Компания сдала в банк 20 000 рублей наличными из кассы. Проводка: Дебет 51 Кредит 50 — 20 000 рублей. В банке денег стало больше, в кассе меньше. Всего денег у фирмы столько же — они просто переместились.

Компания получила от поставщика материалы на 15 000 рублей с отсрочкой платежа. Проводка: Дебет 10 Кредит 60 — 15 000 рублей. Материалы появились, и одновременно появился долг перед поставщиком.

Через неделю компания оплатила этот долг с расчетного счета. Проводка: Дебет 60 Кредит 51 — 15 000 рублей. Долга больше нет, а денег в банке стало меньше.

Если читать проводки как короткий рассказ о том, что произошло, запомнить их гораздо проще.

План счетов — это единый перечень бухгалтерских счетов с номерами и названиями. Благодаря ему все бухгалтеры говорят на одном языке: счет 62 в любой компании означает расчеты с покупателями, а 70 — расчеты по зарплате.

Счета в плане сгруппированы по разделам. Первые номера отведены основным средствам, например оборудованию и зданиям. Дальше идут запасы, затем затраты на производство, деньги, расчеты, капитал, а в конце — доходы, расходы и финансовый результат.

Не нужно учить весь план счетов наизусть. Каждая организация использует только те счета, которые подходят для ее работы. Магазину нужен учет товаров и расчетов с поставщиками. Производству — материалы, затраты и готовая продукция. Компания, которая оказывает услуги, может вообще не вести склад, но у нее обязательно будут расчеты с клиентами, зарплата и расходы.

На основе общего плана компания утверждает свой рабочий план счетов и закрепляет его в учетной политике.

Оборотно-сальдовая ведомость, которую бухгалтеры обычно называют оборотка или ОСВ, — это отчет по всем счетам за выбранный период. Чаще всего ее формируют за месяц, квартал или год.

По каждому счету в оборотке видно четыре вещи: сколько было на начало периода, сколько прошло по дебету, сколько по кредиту и какой остаток получился в конце.

Например, по счету 51 можно посмотреть, сколько денег было в банке первого числа, сколько пришло от покупателей, сколько ушло поставщикам, сотрудникам и в бюджет и сколько осталось к концу месяца. По счету 62 видно, сколько должны клиенты, а по счету 60 — сколько компания должна поставщикам.

Опытные бухгалтеры начинают проверку учета именно с оборотки. В ней сразу заметны странные остатки, забытые долги и операции, которые отражены не там, где нужно.

И еще одно правило: итог по дебету в оборотке всегда равен итогу по кредиту. Это логично, ведь каждая проводка записывается в обе стороны на одинаковую сумму.

Бухгалтерский баланс — это отчет о финансовом положении компании на конкретную дату, например на 31 декабря. В теории учета его представляют как таблицу из двух частей — актива и пассива.

Актив показывает, что есть у компании: деньги, товары, материалы, оборудование, здания, а также долги покупателей.

Пассив показывает, откуда это имущество взялось: вклад собственников, заработанная прибыль, кредиты и займы, долги поставщикам, налоги и зарплата, которые еще не выплачены.

Простой пример. У компании 100 000 рублей на расчетном счете и товары на 50 000 рублей. Всего активов — 150 000 рублей. При этом собственник вложил в бизнес 100 000 рублей, а еще 50 000 рублей — это неоплаченный долг поставщику за товар. Пассив тоже равен 150 000 рублей.

Поэтому баланс всегда сходится: сумма актива равна сумме пассива. Если это не так, значит, в учете ошибка или данные неполные.

Запомните важную деталь: пассив — это не только долги. Собственный капитал и прибыль тоже в пассиве, потому что это тоже источники, за счет которых у компании появилось имущество.

Все элементы учета выстраиваются в понятную цепочку:

1. В компании происходит операция — пришли деньги, приехал товар, начислена зарплата.

2. Бухгалтер оформляет проводку по нужным счетам.

3. Движения по счетам собираются в оборотно-сальдовой ведомости.

4. На основе остатков по счетам составляют баланс.

Если освоить эту логику, дальнейшее обучение пойдет намного легче: и работа в 1С, и закрытие месяца, и подготовка отчетности будут опираться на уже понятный фундамент.

Смотрите подробное видео по основам бухгалтерского учета. В нем я на простых примерах показываю, как читать проводки, как пользоваться планом счетов, как разбираться в оборотно-сальдовой ведомости и почему актив баланса всегда равен пассиву.