Электронные подписи сотрудников прекратят действовать с 1 сентября 2024 года: что нужно знать организациям

С 1 сентября 2024 года электронные подписи, выпущенные на сотрудников компаний, которые содержат в сертификате реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН), перестанут быть действительными. Это означает, что с этой даты сотрудники компаний больше не смогут использовать такие ЭП для подписания документов от имени организации. Данное изменение является частью более широкой реформы системы электронных подписей в России, направленной на повышение безопасности и прозрачности операций с электронными документами.

Новые правила использования электронных подписей

После вступления новых правил в силу для подписания документов от имени организации лица, действующего по доверенности, потребуется использовать только электронную подпись физического лица. Однако, для подтверждения полномочий необходимо будет приложить машиночитаемую доверенность (МЧД), которая выступает в качестве цифрового аналога бумажной доверенности.

МЧД можно оформить с помощью онлайн-сервисов. Это нововведение требует от компаний пересмотра текущих процессов работы с электронными подписями, чтобы обеспечить их соответствие новым требованиям.

Подготовка к изменениям: что нужно сделать?

Компании должны заранее позаботиться о переходе на новые правила, чтобы избежать проблем после 1 сентября 2024 года. Важно:

• Проверить наличие и срок действия электронных подписей физического лица: Если ваши сотрудники ранее оформляли ЭП физического лица, например, в рамках предложений, действовавших в 2023 году, убедитесь, что они еще действуют.

• Обновить или получить новые электронные подписи: Важно заблаговременно перевыпустить ЭП, особенно в связи с ожидаемым пиковым спросом на перевыпуск подписей в период с августа по ноябрь 2024 года. Перевыпуск можно сделать удаленно, и если это будет сделано до 23 августа 2024 года, для этого можно использовать ЭП сотрудника.

• Учесть дополнительные ограничения на срок действия сертификатов: Обратите внимание, что срок действия сертификатов может быть ограничен не только сроком окончания, но и периодом использования закрытого ключа. Этот параметр важно проверить, чтобы избежать неожиданностей при работе с электронной подписью.

Как перевыпустить электронную подпись?

• Подайте заявку на продление

Если срок действия вашей ЭП еще не истек, подайте заявку на продление через телефон или онлайн. Мы отправим письмо с ссылкой на форму заявки до окончания срока действия подписи.

• Создайте и подпишите ключ

Создайте новый закрытый ключ и подпишите запрос на получение нового сертификата. Следуйте инструкциям системы для генерации ключа и подписания запроса.

• Оплатите и дождитесь одобрения

Оплатите счет, который вы получите от менеджера после проверки заявки. В течение одного дня после оплаты будет выпущен новый сертификат, о чем вы будете уведомлены по телефону или e-mail.

• Проверьте и подпишите бланк сертификата

После получения уведомления о готовности сертификата, перейдите в заявку и подпишите бланк, проверив все данные. Ваша новая электронная подпись готова!

Внеплановая замена ЭЦП

Если вам нужно заменить подпись из-за потери носителя, изменений в реквизитах компании или компрометации подписи, вам следует отозвать старую подпись и получить новую. Процедура может занять несколько дней, в течение которых вы не сможете использовать электронный документооборот.

Чтобы избежать таких проблем, выбирайте услугу сопровождения при заказе ЭП. В этом случае мы бесплатно перевыпустим подпись при утрате, смене названия компании или изменении ФИО, сохранив срок действия прежней подписи.

Переход на электронные подписи физического лица с использованием машиночитаемых доверенностей потребует пересмотра текущих бизнес-процессов и тщательной подготовки. Следуя рекомендациям, изложенным выше, компании смогут обеспечить бесперебойную работу с электронными документами и избежать возможных проблем после 1 сентября 2024 года.