Компенсация дистанционным работникам: налоги, взносы и учет расходов

Работодатели часто задаются вопросом: как правильно оформить компенсацию дистанционным сотрудникам за использование личного или арендованного оборудования, чтобы не возникло проблем с налоговой?

Согласно разъяснениям Минфина России, компенсация дистанционным работникам за использование личного имущества (Письмо Минфина России от 04.08.2025 № 03-04-06/75153; Письмо Минфина России от 25.04.2025 № 03-04-06/41956) :

• не облагается НДФЛ;

• не включается в базу для начисления страховых взносов;

• может быть учтена в расходах по налогу на прибыль.

Однако есть важное условие: размер компенсации должен быть экономически обоснован и обязательно зафиксирован в документах (коллективный договор, локальный нормативный акт, трудовой договор или доп. соглашение), в противном случае возмещение расходов осуществляется работодателем исключительно по документально подтвержденным фактическим расходам работника.

С 2025 года действует удобная норма: если компенсация не превышает 35 рублей за каждый день дистанционной работы, её можно учесть в расходах и не облагать налогами без подтверждающих документов (п.п.11.1 ст.264 НК РФ; п.1 ст.217 НК РФ; п.п.2 п.1 ст.422 НК РФ).

Но это работает только при соблюдении двух условий:

• размер выплаты зафиксирован в локальном акте или трудовом договоре как фиксированная величина;

• способ компенсации прописан официально.

Если документов нет или сумма больше 35 рублей, потребуется подтверждать расходы чеками, счетами и другими бумагами.

Чтобы учесть компенсацию в расходах и не платить НДФЛ и взносы при выплате сверх норматива, нужны документы:

• подтверждающие право собственности или аренды оборудования (чеки, договоры аренды);

• подтверждающие расходы (квитанции за интернет, электричество, ремонтные работы);

• документы, фиксирующие использование имущества в интересах работодателя (например, приказы или отчёты).

Обычно возмещают:

• амортизацию компьютера, принтера, роутера;

• расходы на интернет, мобильную связь, электроэнергию;

• затраты на канцтовары и расходные материалы;

• настройку ПО и ремонт техники.

Работодатель может выбрать удобный вариант: платить фиксированную сумму (до 35 руб./день без документов) или компенсировать фактические расходы (по документам). Установленный норматив компенсационных выплат установлен только для налогового учета. При этом работодателю обязательно получить от работника подтверждение, что это имущество принадлежит работнику или оно взято в аренду . Именно в этом случае компенсацию «работникам-дистанционщикам» возможно учесть в налоговом учета и не облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Работодатель также имеет право изменить размер компенсации, выплачиваемый работнику, как в большую сторону, так и установить размер меньше 35 рублей за рабочий день.

Главное — всё правильно оформить и хранить подтверждающие бумаги. Это поможет избежать споров с налоговой и защитит интересы компании.