Споры о должной осмотрительности при выборе контрагента остаются одним из самых частых оснований для доначислений и отказа в вычетах. Арбитражные суды разных округов в 2025–2026 годах сформировали единый подход: стандартный пакет документов (выписка из ЕГРЮЛ, устав, паспорт директора) больше не работает как защита. Разберём, что именно суды считают доказательством осмотрительности, а что — нет, и как выстроить работу с контрагентами, чтобы снизить налоговые риски.
Что суды признают недостаточным
Анализ дел АС Московского, Дальневосточного, Уральского, Поволжского, Северо-Кавказского и Центрального округов показывает: следующие доказательства сами по себе не спасают от претензий.
Стандартный набор документов. Договоры, счета-фактуры, УПД, товарные накладные и платёжные поручения подтверждают формальную сторону сделки, но не реальность её исполнения и не осмотрительность при выборе партнёра.
Учредительные документы и паспорта руководителей. Копии уставов, решений об избрании директоров и их паспортов не заменяют деловой переписки и сведений о том, кто именно вёл переговоры.
Проверка только на сайтах госорганов. Сведения с сайта ФНС, картотеки арбитражных дел, банка исполнительных производств и сайта МВД — необходимый, но недостаточный минимум. Суды прямо указывают: если контрагент создан незадолго до сделки, одного мониторинга недостаточно.
Отсутствие обоснования выбора. Нет критериев отбора, мониторинга рынка, анализа платёжеспособности и ресурсов — значит, осмотрительность не доказана.
Игнорирование «красных флагов». Регистрация перед сделкой, несоответствие ОКВЭД виду работ, недостоверные сведения в ЕГРЮЛ, отсутствие сотрудников — всё это суды расценивают как признаки, которые налогоплательщик должен был заметить.
Что суды считают доказательством осмотрительности
Чтобы подтвердить должную осмотрительность, нужна совокупность документов и действий, а не один формальный набор:
Деловая переписка. Письма по электронной почте, в мессенджерах, согласование условий, заявки, претензии. Это главное доказательство реальности переговоров и деловых отношений.
Документы о проверке репутации. Отзывы, рекомендации, информация о ранее выполненных работах, публикации, сведения об опыте.
Анализ ресурсов и платёжеспособности. Бухгалтерская отчётность, сведения о наличии основных средств, транспорта, штата. Суды проверяют, мог ли контрагент физически выполнить заявленный объём работ.
Обоснование выбора. Почему выбран именно этот контрагент, какие альтернативы рассматривались, какие критерии применялись. Это может быть внутренний регламент отбора или служебная записка.
Идентификация должностных лиц. Кто вёл переговоры, какие у него полномочия (доверенность, решение собрания), контактные данные.
Контроль исполнения. Заявки на материалы, перечень доработок, сведения о субподрядчиках, акты, переписка по ходу работ.
Как выстроить работу: практический чек-лист
Шаг 1. Зафиксируйте процедуру отбора. Утвердите внутреннее положение о проверке контрагентов. Оно должно описывать, какие источники вы используете, какие критерии применяете и как документируете результат. Наличие такого положения само по себе работает как доказательство системного подхода.
Шаг 2. Собирайте «живые» доказательства. Сохраняйте деловую переписку, записи о переговорах, контактные данные представителей. Если общение идёт в мессенджерах — делайте выгрузки. Это не формальность: суды прямо указывают на отсутствие переписки как на недостаток.
Шаг 3. Проверяйте не только правоспособность, но и реальность. Запрашивайте сведения о штате, ресурсах, опыте. Если контрагент создан недавно или его ОКВЭД не соответствует работам — это повод для дополнительной проверки, а не для игнорирования.
Шаг 4. Контролируйте исполнение. Не ограничивайтесь подписанием договора. Заявки, согласования, акты, претензионная работа — всё это подтверждает, что вы действовали как заказчик, а не как формальный участник документооборота.
Шаг 5. Реагируйте на «красные флаги». Если в ЕГРЮЛ появилась запись о недостоверности сведений, если контрагент перестал выходить на связь или сменил адрес — фиксируйте это и принимайте решения. Суды учитывают, заметил ли налогоплательщик очевидные признаки неблагополучия.
Должная осмотрительность — это не «папка с документами», а процесс, который начинается до сделки и продолжается на этапе исполнения. Суды в 2025–2026 годах оценивают именно совокупность: как вы искали контрагента, почему его выбрали, как проверяли его ресурсы и репутацию, как контролировали исполнение и как реагировали на риски.
Если вы участвуете в сделках с недвижимостью или привлекаете подрядчиков, поставщиков, этот подход применим и к вам: проверка правоспособности — только первый шаг. Деловая переписка, обоснование выбора и контроль исполнения защищают надёжнее, чем формальный пакет учредительных документов.
