Электронные ТН и путевые листы с 2026 года: инструкция по настройке 1С для перевозчиков и экспедиторов

Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 уже вступил в силу в части регистрации экспедиторов. До полного перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД) осталось меньше полугода. Для бухгалтера и специалиста по 1С это означает необходимость донастроить учетную систему, проверить электронные подписи сотрудников и организовать обмен с ГИС ЭПД.

В статье — пошаговый план действий, чтобы 1 сентября 2026 года не переходить на ручное формирование XML-файлов и не терять дни на переписку с контрагентами.

1. Законодательные требования: что меняется и к какому числу

С 1 сентября 2026 года оформление транспортной накладной и путевого листа на бумаге для коммерческой перевозки грузов становится недействительным. Исключения будут, но их перечень ограничен (например, перевозки в зонах чрезвычайных ситуаций — по отдельному решению Минтранса).

Для экспедиторов есть более ранний дедлайн:

• С 1 марта 2026 года — экспедитор без регистрации в реестре «ГосЛог» не имеет права работать. Регистрация уже открыта, и начать процесс стоит сейчас.

Что с бухгалтерией и налогами:
Электронные ТН и ПЛ имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, при условии подписания квалифицированной электронной подписью (КЭП) или машиночитаемой доверенностью (МЧД) для сотрудников. Это значит, что:

• расходы по перевозке подтверждаются так же, как и раньше;

• счета-фактуры и акты остаются в обычном ЭДО, но к ним в комплекте идут ЭТрН.

Что важно сейчас: проверить, внесены ли экспедиторы (если компания оказывает такие услуги) в реестр «ГосЛог». Заявку можно подать через портал госуслуг или через оператора ЭДО.

2. Что меняется в 1С: минимальные настройки для старта

Для работы с ЭТрН и ЭПЛ учетная система должна уметь:

• формировать структурированный файл (XML) по формату ГИС ЭПД;

• отправлять и принимать титулы (подписанные части ТН);

• хранить документы с подписями 5 лет.

В типовых конфигурациях 1С поддержка уже есть:

Что проверить бухгалтеру:

1. Версию конфигурации — если ниже указанной, нужно обновление.

2. Наличие сервиса 1С-ЭПД в разделе «Администрирование» → «Настройки ЭДО». Если сервис не подключен — договор с оператором (Такском, Калуга-Астрал, СБИС и др.) еще не активирован.

3. Наличие квалифицированной электронной подписи у руководителя. Без нее невозможно подписать ни один документ в ГИС ЭПД.

Для нетиповых или старых конфигураций:
Потребуется доработка модуля обмена. Задача не сложная, но требует времени — лучше начать сейчас, чтобы успеть протестировать с реальными контрагентами.

3. Как заполнять и подписывать электронную ТН и путевой лист в 1С

В электронной транспортной накладной несколько титулов. Каждый титул подписывается своим участником перевозки.

Обязательные титулы ЭТрН и подписанты

Важно: Т2 и Т4 подписывает именно перевозчик как юридическое лицо или ИП, а не обязательно водитель лично. Это ключевой момент для бухгалтера — подпись не обязательно выдавать каждому водителю.

Как организовать подпись без водителей: оптимальный вариант

У многих водителей нет и не будет своей электронной подписи или МЧД. Закон это допускает. Самый простой и распространенный способ:

Диспетчер подписывает удаленно. Водитель звонит диспетчеру после погрузки, диспетчер в офисе подписывает Т2 в 1С.

Для этого варианта нужна только подпись перевозчика (КЭП или УНЭП сотрудника с МЧД). Водителям не требуется ничего — ни смартфонов, ни приложений, ни подписей.

Альтернативно, если компания хочет автоматизировать процесс, водитель может использовать приложение «Госключ» (бесплатно, через Госуслуги), но это уже опция для технически оснащенных парков.

Путевой лист (ЭПЛ)

Оформляется на транспортное средство и водителя. В 1С его можно создать на основании ЭТрН или отдельно. Обязательные реквизиты:

• дата и время, показания одометра на начало и конец смены;

• данные о предрейсовом и послерейсовом медосмотре (если требуется);

• сведения о путевом листе (номер, срок действия).

Где хранить: В 1С документы сохраняются в журнале «Электронные перевозочные документы». Срок хранения — 5 лет. По требованию налоговой или контролирующих органов документ можно распечатать с визуализацией подписей.

4. Отдельно для экспедиторов: регистрация в «ГосЛог» и обмен документами

Экспедитор — это тот, кто организует перевозку, но не выполняет ее сам. Для таких компаний с 1 марта 2026 года действует обязательная регистрация в реестре «ГосЛог».

Пошагово для бухгалтера экспедитора:

1. Проверить, включена ли компания в реестр. Это можно сделать на сайте «ГосЛог» в разделе «Реестр экспедиторов».

2. Подать заявление, если регистрации нет. Через 1С это делается в сервисе 1С-ЭПД: раздел «ГосЛог» → «Заявление на регистрацию». Система проверяет данные и отправляет запрос автоматически.

3. Настроить права подписантов. Диспетчеры и менеджеры, которые подписывают поручение экспедитору или расписку, должны иметь МЧД (машиночитаемую доверенность).

4. Обмениваться титулами — теперь экспедитор может быть не только инициатором, но и промежуточным подписантом. В 1С это отражается в карточке ЭТрН: добавляется роль «Экспедитор» и соответствующие титулы.

Важный нюанс: Если экспедитор не зарегистрирован в реестре, контрагенты не смогут легально обмениваться с ним документами через ГИС ЭПД. Это остановит работу.

5. Практические советы: что сделать уже сейчас (апрель–май 2026)

До 1 сентября достаточно времени, чтобы все настроить и протестировать без спешки.

Чек-лист для бухгалтера и специалиста по 1С:

1. Обновить 1С до актуальной версии.

2. Подключить сервис 1С-ЭПД (если еще не подключен).

3. Оформить КЭП на руководителя (бесплатно в ФНС или через удостоверяющий центр).

4. Создать МЧД на диспетчеров и кладовщиков (водителям — только если они будут подписывать сами).

5. Проверить регистрацию в реестре «ГосЛог» (для экспедиторов).

6. Протестировать один рейс с реальным контрагентом — создать ЭТрН, подписать все титулы (диспетчером), отправить в ГИС ЭПД.

7. Определить схему подписания Т2 и Т4 — будет это делать диспетчер или водители. Для большинства компаний оптимален вариант с диспетчером.

Что не нужно делать:

• Покупать отдельное дорогое ПО — типового 1С достаточно.

• Выдавать КЭП каждому водителю — это дорого и необязательно.

• Ждать сентября — сейчас самое спокойное время для настройки.

Заключение

Переход на электронные ТН и путевые листы — не революция, а плановая цифровизация. Для бухгалтера это означает смену формата документа, но не его сути. Расходы подтверждаются так же надежно, а сроки хранения не меняются.

Главное — убедиться, что 1С готова, подписи у диспетчеров оформлены, а экспедиторы (если они есть) зарегистрированы в «ГосЛог». Водителей можно не трогать — пусть работают как обычно, а диспетчер подпишет все удаленно.

Начать настройку лучше сегодня, чтобы 1 сентября 2026 года просто продолжить работу, не оглядываясь на бумагу.

https://t.me/Orlovakrasa