Главный риск: отсутствие системы, а не ошибка в цифрах
Раздельный учёт результатов финансово-хозяйственной деятельности — это обязанность, прямо установленная пунктом 16 части 2 статьи 8 Федерального закона № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе». Головной исполнитель и все участники кооперации обязаны вести учёт затрат, обязательств, денежных средств, имущественных прав и активов отдельно по каждому государственному контракту.
На практике многие предприятия сводят раздельный учёт к таблице в Excel, которую ведёт один сотрудник. Это не система. Это риск.
Почему это опасно? Проверяющий или контролирующий орган оценивает не наличие цифр, а наличие воспроизводимого процесса. Если учёт держится на одном человеке — при его увольнении, отпуске или болезни система рушится. Если нет закреплённой методики в учётной политике — доказать правомерность распределения затрат невозможно. Если первичные документы не содержат привязки к идентификатору госконтракта — расходы не подтверждены.
Последствия отсутствия раздельного учёта
За неведение раздельного учёта предусмотрена Административная ответственность. Неисполнение требования о ведении раздельного учёта влечёт ответственность по пункту 11 статьи 7.30.3. КоАП РФ (распространяется на сферу гособоронзаказа):
- штраф на должностных лиц — от 20 000 до 50 000 рублей;
- штраф на юридических лиц — от 300 000 до 500 000 рублей.
Кроме того с 1 января 2026 года вступили в силу поправки в Кодекс об административных правонарушениях, вводящие отдельную статью 15.37.1 об ответственности за отсутствие раздельного учёта при исполнении контрактов с казначейским сопровождением (распространяется на сферу госконтрактов). Для юридических лиц штраф составляет от 5% до 10% от цены контракта, но не более 500 тысяч рублей.
Что будут проверять?
Я собрала 5 ключевых точек контроля, по которым проверяющий оценит вашу систему раздельного учёта:
1. Учётная политика - есть ли в ней отдельный раздел по ГОЗ, закреплены ли базы распределения накладных расходов и порядок аналитического учёта.
2. Настройки 1С - разносятся ли затраты по номенклатурным группам «ГОЗ / не ГОЗ» или всё отражается на счёте 20 без аналитики.
3. Первичные документы - прослеживается ли прямая связь затрат с конкретным госконтрактом (наличие ИГК, ссылок в договорах, меток в требованиях-накладных).
4. Стык РУ и РКМ — сходятся ли данные раздельного учёта с калькуляциями (формы 11–12, протокол цены).
5. Внутренний контроль — назначен ли ответственный, утверждён ли регламент «метки» документов, проводятся ли регулярные сверки.
Что с этим делать?
Пройтись по всем пяти пунктам. Честно. Это занимает не больше 30 минут.
Что вы получите?
- Понимание, готова ли ваша система к проверке.
- Конкретные «слабые места», которые надо закрыть.
- Аргументы для руководства, почему на доработку раздельного учёта нужны ресурсы.
Где взять чек-лист?
Я подготовила практический чек-лист «5 пунктов, которые проверит аудитор в вашем раздельном учёте» - с готовыми формулировками для ответа проверяющим и примерами, как должна выглядеть правильная система. Чек-лист высылаю абсолютно бесплатно. В моём сообществе - он не выложен в открытый доступ на площадках.
