С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы (ЭПД) станут обязательными для всех участников грузоперевозок. В связи с этим многие компании не понимают, как будет происходить процесс обмена электронными документами, какие документы нужно оформлять, как настроить этот процесс в компании.
Мы собрали ответы на самые частые вопросы об ЭПД, чтобы помочь вам наконец разобраться в этой теме.
Что такое ЭПД?
Электронные перевозочные документы (ЭПД) - это цифровые документы, которые используются при перевозке грузов вместо бумажных транспортных документов. Они создаются, подписываются и передаются в электронном виде.
Какие электронные документы станут обязательными для оформления с 1 сентября?
С 1 сентября 2026 года в обязательном порядке оформляются следующие виды электронных перевозочных документов:
транспортная накладная (ЭТрН);
заказ-заявка;
поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка;
грузовая авианакладная;
железнодорожная накладная.
Электронный путевой лист (ЭПЛ) обязателен ТОЛЬКО для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для остальных отраслей ЭПЛ пока не обязателен.
Кого коснется переход на ЭПД?
с 1 сентября 2026 года ЭПД обязательны для:
перевозчиков (транспортные компании, ИП-водители, даже если у вас один грузовик);
грузоотправителей (заводы, склады, интернет-магазины — все, кто отправляет товар);
грузополучателей (те, кто принимает груз — магазины, клиенты, дистрибьюторы).
Как работает обмен ЭПД?
В обмене ЭПД участвуют:
грузоотправитель
перевозчик
грузополучатель
оператор информационной системы ГИС ЭПД
государственная информационная система ГИС ЭПД
Документы создаются в учетной системе, подписываются электронной подписью и передаются через оператора в ГИС ЭПД, где проходят проверку.
Кому нужна электронная подпись для работы с ЭПД и какая?
Для работы с ЭПД могут потребовать следующие виды подписей (в зависимости от участника оборота).
Подпись | Описание | Где оформить | Для чего подходит |
УКЭП / КЭП | Усиленная квалифицированная электронная подпись. | Руководитель — в ФНС, сотрудники — в коммерческих УЦ (Контур, Астрал, Тензор и др.) | Подписание ЭТрН, ЭЗЗ, ЭПЛ (основные документы) |
УНЭП (ГосКлюч) | Усиленная неквалифицированная подпись через Госуслуги. Бесплатно | Через приложение «Госуслуги» → «ГосКлюч» | Подписание ЭТрН для физлиц, ИП, некоторых ролей |
ПЭП | Простая электронная подпись (логин/пароль, код в приложении) | В мобильном приложении оператора ЭПД | Отметки водителя о погрузке/выгрузке (не полноценная подпись!) |
МЧД | Машиночитаемая доверенность. Не подпись, а «разрешение» действовать от имени компании. Сотрудники подписываются от имени компании. | Через сервисы типа «Астрал.Доверенность», подписывается УКЭП руководителя | Нужна сотруднику, который подписывает документы не от своего имени, а от имени организации |
Кому какая подпись нужна:
Кто подписывает | Что подписывает | Какой подписью подписывает |
Грузоотправитель | ЭТрН (Т1), ЭЗЗ | УКЭП, УНЭП |
Перевозчик (логист/диспетчер) | ЭТрН (Т2, Т4), ЭЗЗ | УКЭП + МЧД |
Водитель | ЭТрН (ставит отметки погрузки/разгрузки) | ПЭП |
Грузополучатель | ЭТрН (Т3) | УКЭП, УНЭП |
Медработник | ЭПЛ (Т2, Т6) | УКЭП |
Механик | ЭПЛ (Т3) | УКЭП + МЧД |
ИП перевозчик (он же водитель) | ЭТрН (Т2, Т4) | УКЭП ИП, УНЭП |
Экспедитор | ЭТрН, ЭЗЗ | УКЭП + МЧД |
Как происходит процесс подписания электронной транспортной накладной (ЭТрН)?
Один из самых частых вопросов сейчас - это как именно подписывается электронная транспортная накладная, кто на каком этапе и что заполняет.
Процесс подписания ЭТрН в стандартном виде выглядит следующим образом:
1. Грузоотправитель формирует ЭТрН (Титул 1)
Вносит следующие данные:
о грузоотправителе;
перевозчике;
грузополучателе;
грузе;
маршруте;
транспортном средстве.
После заполнения грузоотправитель подписывает Титул 1 своей подписью и отправляет документ перевозчику.
2. Перевозчик подписывает документы (Титул 2)
После получения ЭТрН перевозчик проверяет данные и подписывает Титул 2 своей подписью. Водитель получает QR код и отправляется в рейс.
3. Грузополучатель подтверждает приемку груза (Титул 3)
После доставки товара грузополучатель получает электронную транспортную накладную и подписывает факт приемки (Титул 3).
В ЭТрН может фиксироваться:
полное принятие груза;
частичная приемка;
расхождения;
отказ от приемки.
4. Перевозчик подписывает Титул 4 и закрывает перевозку
Кто подписывает электронный путевой лист?
В подписании ЭПЛ участвуют:
диспетчер;
механик;
медицинский работник;
водитель;
перевозчик.
Как работать с электронным путевым листом?
Перед выездом транспортного средства на рейс оформляются следующие титулы:
Диспетчер создает документ и заполняет общие сведения о перевозке (Титул 1)
Мед. работник оформляет документ, где отмечает, что водитель здоров и прошел предрейсовый мед. осмотр (Титул 2)
Механик подтверждает, что транспортное средство исправно и разрешает выход на линию (Титул 3)
Механик или другой ответственный сотрудник фиксирует цифры на одометре, количество топлива (Титул 4)
После того, как сформированы и подписаны все 4 титула, данные направляются в ГИС ЭПД (автоматически).
Через оператора ИС ЭПД водитель получает QR-код и выезжает в рейс.
После завершения рейса и заезда транспортного средства на парковку оформляются следующие титулы:
Механик после рейса снимает показания одометра, ставит пометку о расходе топлива (Титул 5)
Медработник проводит послерейсовый мед. осмотр и фиксирует результат (Титул 6). Титул 6 является опциональным – он обязателен в пассажирских перевозках и при перевозках опасных грузов.
Как начать работу с электронными перевозочными документами?
Выберите систему для работы с ЭПД. С помощью сервиса 1С-ЭПД можно работать с электронными перевозочными документами прямо из вашей учетной системы 1С.
Подключите квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать перевозочные документы.
Подключитесь к оператору ЭДО - это обязательное требование для обмена электронными перевозочными документами.
Настройте процессы внутри компании, обучите сотрудников.
Проведите тестовые перевозки, чтобы отработать все процессы.
Как пользоваться сервисом 1С-ЭПД?
Создаёте документ в 1С как обычно: заполняете груз, маршрут, транспорт, контрагентов.
Нажимаете «Подписать и отправить»: система предлагает выбрать сертификат электронной подписи (КЭП) и подтвердить отправку.
Документ уходит контрагенту через оператора ЭДО (например, «Калуга Астрал») и одновременно — в ГИС ЭПД.
Получатель видит документ в своей 1С, проверяет, подписывает своей КЭП — и статус автоматически обновляется у всех участников.
Водитель может работать через мобильное приложение 1С-ЭПД: сканировать QR-код на погрузке, подтверждать этапы, подписывать документы касанием
Начать дискуссию