Как превратить запись совещания в протокол и список задач с помощью ИИ

Совещание длилось час, а через неделю никто не помнит, кто что обещал. ИИ может за несколько минут разобрать расшифровку разговора, выделить принятые решения, задачи, ответственных и сроки. Главное — не просить его просто «сделать краткое содержание».

Сначала получите текстовую расшифровку встречи. Ее можно сделать средствами сервиса видеоконференций, диктофона или отдельного инструмента транскрибации.

Перед обработкой проверьте текст: особенно фамилии, суммы, даты и профессиональные термины. Система распознавания речи может перепутать «акт» с «фактом», а фамилию сотрудника — с названием компании.

Если в разговоре были персональные данные, коммерческая тайна или сведения о клиентах, используйте только разрешенный компанией ИИ-сервис либо предварительно обезличьте текст.

Если написать: «Составь протокол совещания», нейросеть, скорее всего, подготовит красивый пересказ. Но практической пользы от него будет немного.

Для работы нужны конкретные результаты:

• какие решения приняты;

• кто и что должен сделать;

• к какому сроку;

• какие вопросы остались открытыми;

• где участники не пришли к единому мнению;

• какие задачи обсуждались без ответственного или срока.

Именно такую структуру нужно заранее указать в запросе.

Скопируйте расшифровку совещания и отправьте ее ИИ вместе с запросом:

Ты — секретарь делового совещания. Проанализируй расшифровку встречи и подготовь структурированный протокол.

Выдели:

1. тему и цель встречи;

2. принятые решения;

3. задачи, ответственных и сроки;

4. вопросы, по которым решение не принято;

5. разногласия участников;

6. задачи без назначенного ответственного;

7. задачи без установленного срока;

8. факты, суммы и даты, которые необходимо перепроверить.

Задачи представь в таблице с колонками: «Задача», «Ответственный», «Срок», «Основание в расшифровке».

Не додумывай отсутствующую информацию. Если ответственный или срок не названы прямо, напиши «не указан». В конце составь короткий текст для отправки участникам встречи.

ИИ может ошибочно принять предложение за принятое решение.

Например, фраза «Давайте, возможно, отправим документы в пятницу» еще не означает, что участники согласовали задачу и срок. Поэтому перед рассылкой протокола нужно сверить:

• фамилии и должности;

• даты и суммы;

• формулировки решений;

• назначенных ответственных;

• сроки исполнения.

Полезно попросить ИИ добавить к каждой задаче цитату или фрагмент расшифровки, на основании которого он сделал вывод. Так спорные пункты проще проверить.

После утверждения протокола можно попросить ИИ подготовить отдельные сообщения исполнителям:

На основании утвержденного протокола составь для каждого ответственного короткое сообщение. Укажи задачу, ожидаемый результат и срок. Используй нейтральный деловой тон. Ничего не добавляй от себя.

Вместо одного длинного документа вы получите готовые поручения, которые можно отправить сотрудникам или перенести в систему управления задачами.

Нейросеть не должна самостоятельно решать, кто отвечает за работу, устанавливать сроки или превращать обсуждение в обязательное поручение.

Ее задача — разобрать разговор и упаковать найденную информацию. Окончательный протокол должен подтвердить человек, участвовавший во встрече.

Так ИИ экономит время не на самом совещании, а после него: участникам не приходится повторно слушать запись, вручную собирать договоренности и выяснять, кто что должен был сделать.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.