Как сравнить коммерческие предложения поставщиков с помощью ИИ

Три поставщика прислали коммерческие предложения: один — презентацию, второй — таблицу, третий — длинное письмо. Цены указаны с разным составом услуг, условия оплаты спрятаны в примечаниях, а сроки сформулированы по-разному. ИИ поможет привести предложения к единой структуре и обнаружить условия, которые легко пропустить при ручном сравнении.

Нейросеть способна извлечь и сопоставить:

• стоимость и наличие НДС;

• состав товаров или услуг;

• сроки поставки и выполнения работ;

• порядок оплаты;

• гарантийные обязательства;

• дополнительные расходы;

• ограничения и исключения;

• срок действия предложения;

• условия расторжения;

• сведения, которых не хватает для принятия решения.

ИИ не должен выбирать поставщика вместо руководителя. Его задача — подготовить понятную таблицу и показать различия.

Соберите предложения поставщиков и обозначьте их нейтрально: «Поставщик 1», «Поставщик 2» и «Поставщик 3».

Если документы содержат персональные данные, банковские реквизиты, внутренние бюджеты или коммерческую тайну, удалите эти сведения либо используйте только разрешенный компанией ИИ-сервис.

Отсканированные документы желательно сначала распознать и проверить: нейросеть может неправильно прочитать цифры на нечетком изображении.

Загрузите предложения и используйте запрос:

Сравни коммерческие предложения трех поставщиков.

Подготовь таблицу со следующими строками:

• предмет предложения;

• состав товаров или услуг;

• общая стоимость;

• указание НДС;

• дополнительные расходы;

• порядок и сроки оплаты;

• срок поставки или выполнения;

• гарантия;

• срок действия предложения;

• ограничения и исключения;

• ответственность поставщика;

• условия расторжения;

• информация, которой не хватает.

В колонках укажи поставщиков.

Используй только информацию из загруженных документов. Не рассчитывай отсутствующие показатели и не додумывай условия. Если сведений нет, напиши «не указано».

После таблицы:

1. перечисли главные различия;

2. найди неоднозначные формулировки;

3. укажи возможные дополнительные расходы;

4. подготовь список вопросов каждому поставщику;

5. отметь данные, которые необходимо проверить вручную.

Не выбирай победителя и не давай окончательную рекомендацию.

Предложение за 500 тысяч рублей не всегда выгоднее предложения за 600 тысяч. В первой цене могут отсутствовать доставка, установка, обучение сотрудников или техническая поддержка.

Кроме того, один поставщик может запросить полную предоплату, а другой — согласиться на оплату после приемки. ИИ помогает сделать эти различия заметными, но оценивать их влияние должен человек.

Поставщики нередко считают стоимость по-разному: за месяц, пользователя, час работы или весь проект. Чтобы избежать некорректного сравнения, добавьте второй запрос:

Проверь, можно ли корректно привести цены к единой единице сравнения. Покажи формулу и исходные данные для каждого расчета. Если информации недостаточно, не выполняй расчет, а укажи, какие сведения нужно запросить у поставщика.

Например, нельзя уверенно сравнивать годовую подписку с помесячной, если неизвестно количество пользователей или возможность досрочного отказа.

После анализа можно попросить ИИ составить уточняющие запросы:

Подготовь отдельное короткое письмо каждому поставщику. Задай только те вопросы, ответы на которые отсутствуют или сформулированы неоднозначно. Не сообщай условия и цены других участников. Используй нейтральный деловой тон.

Это особенно важно: нельзя случайно раскрыть одному поставщику цены и условия его конкурентов.

Перед выбором поставщика вручную сверьте:

• цены, ставки НДС и арифметические расчеты;

• комплектность поставки;

• сроки и порядок приемки;

• условия оплаты и возврата аванса;

• гарантию и техническую поддержку;

• текст будущего договора.

ИИ сокращает время на первичный разбор документов, но коммерческое предложение не заменяет договор. Все существенные условия нужно проверить и закрепить в окончательной версии документа.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.