Открыли ТОО в Казахстане, а сами живете в России: что я бы проверил в бухгалтерии в первые месяцы

Пока всё работает, собственник обычно туда особенно не вмешивается. Проблемы начинаются позже — когда приходит уведомление налоговой, не сходятся расчёты, банк запрашивает документы или выясняется, что бухгалтер и директор по-разному понимали одну и ту же операцию.

По моей практике, первые месяцы после запуска компании — как раз тот период, когда лучше один раз проверить, как построен учёт. Исправлять систему через год обычно намного дороже.

Я бы смотрел прежде всего на следующие вещи.

1. Кто фактически отвечает за бухгалтерию.
   Иногда у компании есть бухгалтер, но непонятно, кто принимает решения по сложным вопросам. Бухгалтер вводит документы, директор подписывает, консультант что-то советует отдельно. В результате ответственность размывается. Собственнику важно понимать, кто является человеком, который видит учёт целиком.

2. На каком налоговом режиме работает ТОО и почему выбран именно он.
   Ответ «так посоветовали при регистрации» меня бы не устроил. Режим должен соответствовать реальной деятельности компании, оборотам, клиентам, наличию импорта, экспорта и другим операциям.

3. Совпадает ли реальный бизнес с тем, что отражается в бухгалтерии.
   Это кажется очевидным, но встречается постоянно. Компания уже занимается одним видом деятельности, а учёт продолжает вестись так, как будто бизнес остался таким же, каким был при регистрации.

4. Что происходит с первичными документами.
   Где они хранятся, кто проверяет договоры, кто контролирует закрывающие документы, нет ли ситуации, когда платёж уже прошёл, а документов по нему бухгалтер месяцами не видит. Особенно это важно, если собственник находится в другой стране.

5. Как настроена 1С.
   Сам факт наличия базы 1С ещё ничего не означает. Я бы посмотрел, закрываются ли периоды, нет ли большого количества ручных операций, корректировок и «временных» проводок, которые потом никто не разбирает. Хороший учёт должен позволять понять состояние компании без археологических раскопок в базе.

6. Как ведутся расчёты с контрагентами.
   Если в оборотно-сальдовой ведомости годами висят старые авансы, непонятная кредиторка или дебиторка, это обычно хороший повод разобраться глубже. Особенно если ТОО работает с российскими компаниями или другими иностранными контрагентами.

7. Понимает ли собственник свои цифры.
   Мне кажется странной ситуация, когда бухгалтерия работает исправно, но владелец бизнеса не может ответить на простые вопросы: сколько компания должна поставщикам, сколько ей должны покупатели, сколько налогов предстоит заплатить и сколько денег реально можно использовать.

8. Нет ли у бизнеса операций, которые требуют отдельного внимания.
   ВЭД, импорт из ЕАЭС, экспорт, недропользование, несколько направлений деятельности — всё это уже не стоит вести по принципу «потом бухгалтер разберётся». Чем раньше такие операции правильно встроены в систему учёта, тем меньше приходится исправлять задним числом.

Отдельно я бы посоветовал собственнику не ограничиваться вопросом бухгалтеру: «У нас всё нормально?»

Почти любой бухгалтер ответит: «Да».

Гораздо полезнее раз в месяц получать небольшой понятный отчёт: сколько денег на счетах, какие налоги предстоят, какая дебиторская и кредиторская задолженность, есть ли незакрытые документы и какие вопросы требуют решения директора или собственника.

Не обязательно превращать это в сложную управленческую отчётность на двадцать страниц. Иногда одной-двух страниц вполне достаточно.

И ещё один момент. Если собственник находится в России, а компания работает в Казахстане, я бы разделял две задачи.

Есть российская сторона операции и российское законодательство. А есть бухгалтерские и налоговые последствия в Казахстане. Это не одно и то же. В сложных сделках лучше, когда каждый специалист отвечает именно за ту юрисдикцию, которую действительно знает на практике.

Открыть ТОО сравнительно легко. Гораздо важнее с самого начала сделать так, чтобы через год не пришлось восстанавливать учёт и выяснять, почему цифры в бухгалтерии отличаются от того, что собственник ожидал увидеть.