Контракт ещё не подписан, а в его проекте уже встречаются два похожих требования: обеспечить исполнение и обеспечить гарантийные обязательства. Для бухгалтера это разные строки платёжного календаря. Если сложить их в одну сумму или ориентироваться только на дату поставки, можно неправильно оценить потребность в деньгах и срок независимой гарантии.
Сначала проверьте, что требует заказчик
Обеспечение исполнения контракта связано с обязательствами поставщика по самому контракту. Требование о нём заказчик указывает в закупочных документах с учётом правил статьи 96 Закона № 44-ФЗ. Обеспечение гарантийных обязательств возникает не автоматически при каждой закупке: по части 2.2 той же статьи заказчик вправе установить такое требование, если предусмотрены требования к гарантийным обязательствам по части 4 статьи 33.
Поэтому начинать расчёт с привычной суммы прошлой закупки не стоит. Откройте извещение, проект контракта и приложения. Отдельно выпишите, требуется ли обеспечение исполнения, требуется ли обеспечение гарантийных обязательств, каков размер каждого и какие обязательства им покрываются. Если одного из требований нет, не добавляйте его в бюджет «на всякий случай» как обязательное. Если оба есть, не считайте, что одна банковская гарантия обязательно закроет оба требования: сначала проверьте условия документов и текст предлагаемой гарантии.
Для обеспечения гарантийных обязательств закон устанавливает верхнюю границу: не более 10% начальной максимальной цены контракта либо цены контракта с единственным поставщиком. Это предел требования заказчика, а не универсальная сумма для каждой закупки. Фактический размер берите из документов конкретной процедуры.
Разведите две даты в календаре
Внутренний график поставщика часто заканчивается на приёмке. Гарантийные обязательства могут продолжаться после неё. Если бухгалтер записал только дату передачи товара или результата работ, срок обеспечения гарантийных обязательств легко окажется короче нужного.
По части 3 статьи 96 исполнение контракта и гарантийные обязательства можно обеспечить независимой гарантией, отвечающей статье 45, либо денежными средствами на счёте, указанном заказчиком. Способ обеспечения и срок независимой гарантии выбирает участник закупки в пределах закона. Срок такой гарантии должен превышать срок обеспечиваемых ею обязательств не менее чем на месяц. Это правило нужно проверять для того обязательства, которое указано в самой гарантии, а не механически прибавлять месяц к дате поставки.
Составьте два ряда дат. Для исполнения контракта запишите срок исполнения и возможные этапы. Для гарантийных обязательств найдите в проекте контракта начало и окончание гарантийного периода, порядок приёмки и условия, от которых зависит его отсчёт. Если контракт меняется, пересмотрите и срок обеспечения: статья 96 прямо учитывает изменение срока обязательств по статье 95.
Сравните не только комиссию, но и связанный денежный поток
Когда доступен выбор между независимой гарантией и внесением денег, бухгалтеру нужен расчёт по обоим вариантам. Денежное обеспечение влияет на остаток на счёте, а независимая гарантия требует расходов по условиям банка. У неё также могут быть требования к обеспечению и документам. Не заменяйте эти фактические условия общей фразой «гарантия дешевле заморозки денег»: для конкретной компании вывод зависит от договора с банком и её платёжного календаря.
Условная схема проверки: у поставщика есть платежи за материалы до приёмки, а часть поступлений по контракту ожидается позже. В одном столбце отметьте сумму, которую придётся перечислить заказчику, если выбран денежный способ. В другом укажите фактические платежи банку и даты возможного обеспечения по договору гарантии. Сравните остаток денег на каждую дату, а не только общие суммы. Это не расчёт выгоды без условий банка, а способ увидеть, где может появиться потребность в финансировании.
Раздельно учитывайте уже внесённое обеспечение исполнения и новое требование по гарантийным обязательствам. Не предполагается, что возврат первого автоматически произойдёт ровно тогда, когда понадобится второе. Проверьте порядок возврата и документы, которые нужно передать заказчику. При подготовке независимой гарантии сверьте сумму, стороны, обеспечиваемые обязательства и срок с закупочной документацией. Техническую проверку записи в реестре проводите отдельно: наличие записи само по себе не исправляет неверные условия текста гарантии.
Что передать руководителю до решения
Короткая записка может содержать четыре строки: оба требования заказчика, размер каждого, крайние даты обеспечиваемых обязательств и денежный эффект выбранного способа по датам. Рядом укажите, какие условия ещё не подтверждены банком или заказчиком. Такой документ помогает решить, достаточно ли собственных денег или требуется банковская гарантия, не выдавая предварительный расчёт за согласованные условия.
Главное различие здесь не в названии документа. Обеспечение исполнения и обеспечение гарантийных обязательств относятся к разным обязательствам и могут действовать в разные периоды. Бухгалтеру важно увидеть оба в закупочных документах и не потерять второй период после приёмки.