Новые отчеты в госорганы для кадровиков в 2026 году: порядок сдачи, примеры заполнения

Основные нововведения:

• ежеквартальный отчёт о кадровом резерве (для компаний с госучастием);

• сведения о повышении квалификации сотрудников в систему «Национальный реестр кадров»;

• данные о квотировании рабочих мест для инвалидов в расширенном формате.

Все отчёты подаются исключительно через портал «Госуслуги» с использованием электронной подписи. Разберём каждый отчёт подробно.

1. Ежеквартальный отчёт о кадровом резерве

Кто сдаёт: компании с госучастием (доля государства ≥ 25 %).

Срок сдачи: до 10‑го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Что включать:

• список сотрудников в кадровом резерве с указанием должности, возраста, стажа, уровня образования;

• планируемые сроки назначения на целевую позицию;

• результаты оценки компетенций (баллы по ключевым компетенциям);

• информация о прохождении программ развития для резервистов.

Пример заполнения (фрагмент):

Как подать: в личном кабинете организации на «Госуслугах» → раздел «Отчётность» → подраздел «Кадровый резерв». Формат файла — .xlsx или .xml (шаблон доступен для скачивания).

2. Сведения о повышении квалификации

Кто сдаёт: все работодатели (юрлица и ИП с сотрудниками).

Срок сдачи: в течение 30 календарных дней после завершения обучения сотрудника.

Что включать:

• Ф. И. О., СНИЛС сотрудника;

• наименование программы повышения квалификации;

• продолжительность обучения (в часах);

• наименование образовательной организации;

• дата выдачи удостоверения/диплома;

• уникальный номер документа.

Как подать: через «Госуслуги» → сервис «Национальный реестр кадров» → кнопка «Добавить сведения». Система автоматически проверяет корректность данных и присваивает записи уникальный идентификатор.

3. Отчёт о квотировании рабочих мест для инвалидов

Кто сдаёт: работодатели со среднесписочной численностью свыше 35 сотрудников.

Срок сдачи: ежемесячно, до 15‑го числа следующего месяца.

Что включать (расширенный формат 2026 года):

• среднесписочная численность работников;

• установленная квота (в % и чел.);

• количество созданных/выделенных рабочих мест для инвалидов;

• количество трудоустроенных инвалидов (с разбивкой по группам инвалидности);

• перечень доступных вакансий для инвалидов (с указанием условий труда, графика, зарплаты);

• меры по содействию занятости инвалидов (адаптация рабочих мест, обучение и т. д.).

Пример заполнения (таблица вакансий):

Как подать: на «Госуслугах» → раздел «Трудоустройство инвалидов» → «Отчёт о квотировании». Допускается загрузка файла .xlsx или заполнение формы онлайн.

Общие правила подачи отчётов через «Госуслуги»

1. Электронная подпись. Для подписания всех отчётов требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченного лица (обычно руководителя или кадровика с доверенностью).

2. Формат данных. Система принимает файлы:

   • .xlsx (шаблоны размещены в разделе «Помощь»);

   • .xml (для интеграции с учётными системами 1С, SAP и др.);

   • онлайн‑заполнение в личном кабинете.

3. Подтверждение приёма. После отправки система выдаёт:

   • уникальный номер отчёта;

   • дату и время регистрации;

   • квитанцию о приёме (сохраняется в личном кабинете).

4. Исправление ошибок. Если отчёт отклонён (например, из‑за ошибок в данных), работодатель обязан внести исправления и отправить его повторно в течение 5 рабочих дней.

Последствия несвоевременной сдачи

За нарушение сроков или предоставление недостоверных сведений предусмотрены штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — от 10000 до 20000 руб.;

• для ИП — от 30000 до 50000 руб.;

• для юрлиц — от 50000 до 100000 руб..

При повторном нарушении суммы штрафов удваиваются, а также возможна дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет