Как составить регламент должной осмотрительности

Власти постепенно перекладывают на налогоплательщиков и свои собственные обязанности. Банки обязали проверять и блокировать клиентов, бизнес — проверять контрагентов, бухгалтеров и аудиторов — проверять всех. Скоро все всех будут проверять, чтобы не нарушать законы. При этом чётких рабочих инструментов для этого не дают.

И бывает так, что доказать инспекторам, что вы проверили контрагента очень непросто. Никакого официального регламента действий нет. А вменять неосмотрительность налоговики любят.

Поэтому мы рекомендуем составить свой внутренний документ, регламентирующий действия сотрудников по проверке партнёра. И ознакомить с ним под роспись весь персонал. А лучше вписать необходимость его выполнения в должностные инструкции. Тогда вы всегда сможете ответить, кто и что делал в плане проявления должной осмотрительности. К тому же, если у вас такой регламент есть, это уже означает, что осмотрительность вы проявляете. Ну а доказывать недостаточность мер — это уже дело неблагодарное.

Что прописывать в регламенте

Первое — порядок работы по проверке. Кто и что должен делать по пунктам. Расписать конкретные шаги и мероприятия. Чем детальнее, тем лучше. Расписать требования, которым должен удовлетворять идеальный контрагент. Также указать ответственность работника за несоблюдение регламента вплоть до увольнения.

Главное, для чего нужен такой документ — для того, чтобы снять ответственность с директора и размазать её по всем сотрудникам. Мол, вот директор приказал, но приказания исполнили не так, или не исполнили вообще. Директор своё дело сделал, а работники подвели. Мы их накажем.

Какие меры писать в регламенте

Это зависит от специфики сделки, но пропишите, как можно больше.

У контрагента необходимо запросить учредительные документы. По максимуму, лучше заверенные подписью и печатью директора. Запросите паспорт директора. Фото офисов и складов или транспорта. Необходимо прописать работу по получению информации из открытых источников, сайта налоговой и сайта исполнительных производств, реестра дисквалифицированных лиц. Получить информацию из сервисов проверки, типа Контур-Фокус. Проверить реальность юридического адреса. Собрать максимум контактов и должностей работников контрагента. Сохраняйте скриншоты переписок и все вложения.

Прописать на бумаге можно всё что угодно и лучше пригласить для этого квалифицированных юристов. Если грамотно составить такой документ, вы не только снимете с директора ответственность, но и покажете себя в хорошем свете перед инспекторами.