Что обсудить с клиентом ДО отчетности, чтобы потом не объяснять на нервах

На связи Лариса Магафурова, и одна из самых частых ошибок бухгалтерской компании — начинать «воспитывать» клиента уже в отчётный период.

Когда сроки горят, документы не собраны, собственник «не в курсе», бухгалтер пишет в личку, потом пересылает скрины, потом объясняет, что она вообще-то запрашивала, а клиент говорит:

«Я не видел», «Мне не передали», «Я не понял, что от меня нужно».

И всё. Бухгалтер снова крайний😬.

❌Но на самом деле работа с первичкой начинается не в момент, когда вы уже ищете недостающие документы.

✅Она начинается на первой встрече после подписания договора (welcome-встреча).

На этой встрече нужно сразу договориться, как клиент будет жить в вашем рабочем процессе❗и кто на стороне клиента отвечает за документы.

📌Должен быть конкретный человек — кто угодно, но не абстрактный «клиент»🙌🏼.

📌Дальше — когда клиент предоставляет документы.

Не так:

«Присылайте всё вовремя».

Это ни о чём. Нужно прямо проговорить:
— банк загружаем, например, 1 числа;
— после загрузки банка формируем список недостающих документов;
— до 5 числа клиент предоставляет первичку;
— если документы не предоставлены — список уходит повторно;
— если документы не предоставлены к финальной дате закрытия периода — налоговая база считается по тем документам, которые есть на руках у бухгалтерии.

Важно спросить клиента:

«До какого числа вам удобно стабильно предоставлять документы, чтобы мы успевали закрыть период без аврала?»

❗Когда клиент сам называет срок, это уже другая степень ответственности.

📌Дальше — как клиент предоставляет документы.

Должен быть один согласованный канал, это тоже фиксируется✍🏼 на welcome-встрече.

Когда бухгалтер собирает документы из пяти мест, это уже не бухгалтерский учёт. Это квест на выживание.

📌Дальше — что именно клиент предоставляет.

Не «пришлите документы», а конкретный список:
• по какому контрагенту;
• за какой период;
• какой документ нужен;
• по какой операции;
• почему он нужен;
• до какого числа его нужно предоставить.

📌 Дальше — где фиксируется статус.

✍🏼Запросили документ — отметили.
Клиент прислал — отметили.
✍🏼Прислал не всё — обновили список.
✍🏼Нет ответа — зафиксировали повторный запрос.

Вот тогда руководитель бухгалтерской компании не бегает по сотрудникам с вопросами:
«А ты писала?»
«А он ответил?»
«А где документ?»
«А почему мы опять не успеваем?»

Потому что всё видно в процессе👌🏼.

Именно это отличает бухгалтерскую компанию с системой от бухгалтерии, которая каждый отчётный период выживает на нервах.

С клиентом нужно договариваться до отчётности:

• Кто подаёт документы.
• Когда подаёт.
• Куда подаёт.
• В каком формате.
• Кто подтверждает получение запроса.
• Сколько времени есть на ответ.
• Что происходит, если документы не предоставлены.
• Кто подключается, если ответственный на стороне клиента не справляется.

Это не «формальности», а основа нормальной работы👍🏼.

Потому что если вы не встроили клиента в свой процесс на входе, потом вы будете каждый месяц заново объяснять очевидные вещи🙄.

А потом удивляться, почему бухгалтеры выгорели, клиент недоволен, сроки горят, а собственник бухгалтерской компании снова тушит пожар вручную.

Если сейчас вы понимаете, что у вас это каждый месяц держится на памяти бухгалтера, личных переписках, ручных напоминаниях и героизме сотрудников — значит, проблема не в клиентах.

Проблема в том, что процесс не закреплён в стандартах вашей бухкомпании.

Первичка — это не вопрос терпения бухгалтера и сообразительности клиента.

Это вопрос системы⚙️.