Пять способов потерять контрагента: вредные советы от Docrobot

Вас приветствует команда Docrobot.

Если вы открыли эту статью, значит вы уже приняли решение перейти на электронный документооборот. И теперь вы столкнулись с проблемой — контрагенты подписывают всё на бумаге. Вам предстоит длинный и серьёзный разговор с партнёрами, чтобы уговорить их подключиться к вашему оператору.

Чтобы встреча прошла успешно и вы не потеряли контрагента, важно правильно подойти к разговору.

Совет № 1. Не давайте время подумать

Вернитесь на некоторое время назад и вспомните, когда вы начали подготовку к переходу на ЭДО. Наверняка вы анализировали существующие маршруты документов в компании, готовили сотрудников, создавали ответственную группу, тестировали нововведение и устраняли ошибки. Согласитесь, партнёры не нуждаются в этом?

Процесс подготовки и адаптации обычно занимает несколько месяцев. Поэтому если вы попросите своего контрагента подключится к ЭДО завтра, затея вряд ли увенчается успехом.

Как только начнёте внедрение электронного оборота в своей компании, выделите слоты на разговор с контрагентами, чтобы у них тоже было время подумать, подготовиться и безболезненно настроить свой документооборот.

Совет № 2. Сообщите о переходе на ЭДО в голосовом

В какой-то параллельной вселенной человеческая память достигла таких безграничных возможностей, что предприниматели запоминают все голосовые сообщения и договорённости в них. Но это в параллельной вселенной. У нас же все действия между контрагентами должны подкрепляться официальными письмами и документами.

Написать в нём можно что угодно, но мы рекомендуем сделать акцент на следующих пунктах:

• список документов, которыми вы предлагаете обмениваться через ЭДО;
• правовая база перехода на ЭДО;
• какую выгоду принесёт переход;
• порядок подключения к системе.

Совет № 3. Не оставляйте контрагенту выбора

Один из методов убеждения, которым можно воспользоваться, — это ультиматум. Возможно, в ситуации, когда все способы испробованы, он сыграет вам в плюс.

Но в большинстве случаев, когда человеку не дают возможности выдвинуть свои условия, обдумать предложения и принять самостоятельное взвешенное решение, то ситуация складывается не в лучшую сторону для его оппонента.

Задача — не запугать коллег, а обрисовать им ситуацию со всех сторон. Расскажите об альтернативах, и какие издержки они за собой влекут.

Например, дублирование документов в электронном и бумажном формате увеличит время работы над одним экземпляром в два раза.

Совет № 4. Забудьте про аргументы

При столкновении с чем-то новым и непонятным всегда появляется множество страхов и возражений, которые партнёр будет высказывать вам. И сказать: «да всё нормально, не парься» — плохая стратегия. Оттого, как вы обработаете все страхи, зависит исход. Поэтому первым делом позаботьтесь об аргументах.

Вспомните, какие вопросы были у вас, какие на них были ответы. Спросите о возражениях у контрагента и подготовьте ответы на них совместно со своим оператором ЭДО. Выстраивайте с партнёром диалог, где на каждый вопрос есть уверенный и исчерпывающий ответ.

Делимся с вами наиболее популярными тезисами, которые можно использовать в своей линии защиты:

• ЭДО — это тренд. В ближайшем будущем все современные и технологичные организации будут использовать его. Соответственно, искать новых партнёров, согласных на бумажный обмен, будет сложнее.
• Чтобы перейти на ЭДО не нужны специальные знания, все операторы предоставляют подробные инструкции. А если внедрить платформу в свою учётную систему, то переучиваться нет необходимости.
• С использованием ЭДО документооборот значительно ускоряется и упрощается, при этом уменьшаются затраты компании.
• Тренд последних лет — ESG-трансформация компаний. Переход на электронный документооборот — первый шаг на пути внедрения принципов устойчивого развития. Уменьшая использование бумаги, компания вносит вклад в заботу о деревьях и экологии.

Совет № 5. Закрепите все договорённости на мизинчиках

Как мы уже упомянули ранее, все договорённости в бизнесе где-то фиксируются. В случае с электронным документооборотом — это соглашение об ЭДО. Это та бумага, в которой будут прописаны все условия. К ней вы сможете возвращаться при возникновении спорных ситуаций или проблем.

Что важно прописать в документе:

1. Возможность сочетания бумажного документооборота с электронным. То есть может ли часть документов отправляться курьером, а часть через платформу ЭДО.
2. Можно ли отправлять некоторые документы с помощью электронной почты, или обмен осуществляется только через оператора ЭДО.
3. Список документов, переведённых в цифру, и их формат. В этом пункте зафиксируйте перечень документов, которые теперь будут передаваться в электронном формате. Здесь можно уточнить, какой формат файла необходим, какие должны быть разделы. Степень детализации информации может быть различной.
4. Способы создания, направления и получения электронных документов, способы подтверждения отправления и получения электронного документа.
5. Очерёдность направления документов и их подписания участниками.
6. Виды подписей, которые будут использовать при подписании электронных документов.
7. Порядок действий в форс-мажорных ситуациях. Например, что делать при технических проблемах, как уведомить контрагента и в каком формате предоставить документ, в течение какого срока.
8. Перечень лиц, ответственных за организацию ЭДО и разрешение форс-мажорных ситуаций.

Резюмируя

Если вы хотите избавиться от нынешних контрагентов, слепо следуйте советам выше. Чтобы выстроить прочные и долгосрочные отношения со всеми партнёрами, делайте всё ровно наоборот.

И не бойтесь обращаться за помощью к оператору, специалисты провели массу переговоров и помогут вам договориться с контрагентами.

Docrobot.ЭДО

Мгновенно отправляйте и подписывайте документы в едином сервисе электронного документооборота.

Начните работать в Docrobot

Получите пароль и логин. Обменивайтесь документами с контрагентами, которые уже работают в Docrobot

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Наши соцсети: vk | телеграм.