Клерк.Ру

Робот в бухгалтерии – это приговор?

Ну, вы же слышали этот стереотип: если директор задумался об автоматизации, то и до увольнений недалеко.

Подружить автоматизацию учета с человеческим фактором в России пока очень сложно. Но можно (и даже без разбитых об стену калькуляторов). Рассказываем, как.

Признать проблему

Как известно, выявление и признание болезни — первый шаг на пути к выздоровлению. Тут работает тот же принцип, но с очень важным акцентом: признание должно быть обоюдным. То есть, и от директора, и от бухгалтера.

В чем вообще может быть такая проблема?

Давайте представим, что у компании больше тысячи документов от клиентов каждый месяц, а обязанность их ввода лежит на четырех сотрудниках бухгалтерии. Главбух (назовем ее Ольгой Николаевной) — и швец, и жнец, и на дуде игрец, то есть большой специалист своего дела, но даже будь в сутках 25 часов, ее подчиненные с ней во главе не справляются со столь глобальной задачей. Ольга Николаевна сообщает об этом начальству: но очень важно, как именно она об этом сообщает. Давайте посмотрим, какие варианты диалогов могут состояться.

Вариант 1.

  • Андрей Петрович, в бухгалтерии проблема. Люди тратят очень много времени на ввод документов, каждый месяц — потери, сверки, недостачи. Процесс давно пора автоматизировать. Вот вам список оптимальных программ для этого.
  • Отлично, — отвечает Андрей Петрович. — Первый вариант в списке мне нравится. Поставим программу вместо одного из ваших сотрудников. А остальных займем делом.

Вариант 2.

  • Андрей Петрович, наш бухучет под угрозой. Люди тратят очень много времени на ввод документов, каждый месяц — потери, сверки, недостачи. Не могут полноценно выполнять остальные свои задачи. А поручить ввод документов некому. Может быть, найдем для этого программу? Это и бухучет обезопасит, и людей сделает более эффективными.
  • Отлично, — отвечает Андрей Петрович. — Давайте найдем, разгрузим людей. Есть у вас варианты?

Ужасно искусственные диалоги получились, скажете вы. Но суть-то вы поняли :) Самое главное, что нужно понять руководству компании — это то, что автоматизировать нужно труд, который со временем стал избыточен — то есть, грубо говоря, сверхработу бухгалтера. Но никак не целиком обязанности одного человека.

Впрочем, в условиях пандемии ситуация может быть и как в первом диалоге. Тогда, конечно, вам предстоит сформулировать решение: переквалифицировать или уволить сотрудника, чью работу отныне будет выполнять программа.

Давайте посмотрим, что происходит дальше при таком варианте.

Подобрать правильное решение

Итак, диагноз, что называется, поставлен. Чем лечить?

Лучше всего подойти к проблеме комплексно. То есть решить все накопившиеся проблемы здесь и сейчас.

Давайте предположим, что в бухгалтерии Ольги Николаевны, где теперь будет на одного сотрудника меньше (если мы остановились на первом варианте диалога), нужно:

  • регулярно наводить порядок в документах от клиентов;
  • быстро определять типы этих документов;
  • быстро распознавать;
  • сохранять в 1С;
  • создавать удобный архив.

Что для этого надо?

Решение, которое будет сочетать в себе:

  • машинное обучение;
  • понимание учета, документов, многообразия всего этого;
  • обязательное участие людей для контроля.

Создатели Кнапа пошли именно по этому пути и сделали не просто программу, а систему из 80 роботов и живых операторов!

Кнап ведет себя как образцовый первичник — понимает с первого раза, делает одинаково, в любой момент его можно переучить.

Робот учитывает контекст, например:

  • может завести одной строкой накладную;
  • разбирает, в какой авансовый отчет какой чек вставить и как провести;
  • может не сохранять документы, а просто накапливать, если по базе ожидается выгрузка, после чего можно сохранить и сверить.

Представим, что бухгалтерия Ольги Николаевны получила именно такого помощника. Как теперь идет работа?

  • Бухгалтер загружает пачку документов, без разбора.
  • Говорит, что с ней делать.
  • Сервис все сам разобрал, сохранил, сделал проводки, сказал, чего не хватает.
  • Общее время работы — 3-4 часа.
  • Работает примерно как сотрудник. Только сервис работает круглые сутки, а не в рабочее время сотрудника.

Именно так должен работать подобный сервис.

Есть, конечно, вариант выбрать стандартную программу для распознавания документов. Просто распознавание и заведение их в базу. Но такие программы ничего не понимают в учете: они просто выдают данные из документа, и даже с этим справляются не совсем точно. С чеками тут и вовсе беда: сложно научить даже человека все сделать правильно. Но еще сложнее искать, какие чеки уже завели, а какие еще нет.

Что, если наша бухгалтерия выбрала второй вариант — и сотрудников убирать из бухгалтерии не будут? Просто нужно автоматизировать задачи? Разве роботы будут справляться быстрее, чем люди, спросит Ольгу Николаевну Андрей Петрович. И вот что скажет ему Ольга Николаевна.

  • Нет, бухгалтер справится быстрее, чем Кнап. Но давайте зададим бухгалтеру вопросы. Задерживаетесь на работе? Работаете в праздники? Приходится работать в выходные? Почти каждый ответит на этот вопрос — да!

А что бухгалтер делает в выходные? Чаще всего то, что не успевает днем — занимается документами. Для большинства бухгалтеров практически не реально заниматься документами в течение дня. Всегда есть поручения директора, вопросы клиентов, звонки, сообщения, требования из ИФНС, блокировки счетов и так далее. Все это срочно и нужно делать днем. Документы откладываются на потом и накапливаются, поэтому и приходится работать вечерами и в выходные, чтобы разгрести эти завалы.

Кнап решает все эти проблемы.

Обосновать решение

А если в моей бухгалтерии не 10 тысяч документов в месяц? Зачем я читал все, что было выше, спросите вы?

Тут вам нужно объяснить директору, как устроена жизнь в типичной бухгалтерии с точки зрения объема документов.

Если у вас компания с одним бухгалтером в штате, то:

  • 100 документов в месяц: бухгалтер перерабатывает, заводит документы вечерами или по выходным;
  • 200 документов в месяц: бухгалтер думает о смене работы или ему берут помощника;
  • 300 документов в месяц: почти всегда есть отдельный первичник.

На каждые новые 400 документов в месяц нужен еще один человек. Вот ваш железный аргумент.

Понятно, почему некоторые бухгалтерии так разрастаются?

Ведь на этот объем входящих документов возникает серьезная нагрузка на банковские операции, обработку выписок, скорее всего, много исходящих документов. Но большая часть работы, конечно, в том, чтобы вводить документы в 1С.

Кнап поможет:

  1. Превратить скан документа в проводку в 1С за несколько часов.
  2. Чеки занести на нужный авансовый отчёт и подотчётное лицо.
  3. Все документы автоматически систематизировать и хранить в архиве.
  4. Проверять документы на дубли.
  5. Автоматически компоновать страницы сканов в документы и сообщать, если чего-то не хватает.
  6. Развернуть сканы для удобного просмотра и автоматически переименовать файлы сканов.
  7. Создать номенклатуру из существующей, без дублей и лишнего мусора.

Можно не переживать и за интеграцию с 1С. Особенность ее в том, что вся логика находится на серверах Кнап — и они не критично зависят от обновления 1С.

Это требует чуть больше времени для настройки интеграции и сильно меньше усилий для поддержки этого решения.

Итак, Андрей Петрович принял точку зрения Ольги Николаевны. Но подчиненные задают ей резонный вопрос. А если роботы все сломают?

Ольге Николаевне придется объяснить коллегам (и самой себе), что с одной стороны, программа теперь — верный помощник бухгалтерии. А с другой стороны — все в порядке, робот не может полностью заменить человека.

Робот Кнап обучен делать простые операции. Он будет делать только то, в чём уверен на 100%. Если робот не уверен — работа передаётся квалифицированному оператору и доделывается вручную. Если и оператор не уверен, специалисты техподдержки уточнят у Ольги Николаевны, как нужно работать с документом.

С Кнап можно работать двумя способами: использовать интеграцию со своим 1С или перейти в 1С:Фреш в самом Кнапе. Во втором случае у каждой базы 1С ведётся постоянный бэкап, оказывается техническая поддержка, обновления и есть все необходимое для работы. Если хоть что-то пойдёт не так по любой причине, специалисты восстановят все данные практически за любой период.

Роботы заносят документы только в тех базах, где установлена дата запрета изменений в 1С. Таким образом, закрытые периоды (отчётность сдана) полностью защищены от изменений. Если дата запрета не установлена, то работа с этой базой 1С для роботов блокируется. Роботы не лезут в периоды, по которым сдана отчётность. Таким образом Кнап гарантирует безопасность.

Скептики, конечно, найдутся всегда. И главное, что вам нужно, чтобы бороться с ними — это...не бороться. Ольга Николаевна, например, может просто предложить Наталье Семеновне, своей консервативной подчиненной, несколько дней поработать наравне с новым сервисом. Тогда Наталья Семеновна поймет, что она, разумеется, прекрасный специалист. Но человеческий фактор в работе не чужд и ей, а потому периодически она путается в работе с таким бешеным объемом документов. И потому гораздо проще положиться на новый сервис, чем перепроверять собственную работу по нескольку раз.

А что, реально робот проводки делает?

Вот что рассказали нам разработчики Кнап:

  • Сегодня такое развитие у роботов, что они не смогут решить какие-то прямо практические задачи бухгалтера. Именно поэтому у нас система роботы + операторы. Идея работы такая же как с нанятым сотрудником — вот пачка документов, надо занести в 1С и сделать проводки. И первичник должен помнить, что, к примеру, чеки на бензин сохраняются в авансовый отчет и проводятся на счет учета 10.03.2.

Кнап учитывает статьи затрат. Одно исключение, когда по контрагенту возможны разные проводки. Но, по нашим наблюдениям, 90% всех документов в компаниях — стандартные, и проводки по одним и тем же контрагентам одинаковые. Это позволяет один раз настроить нашего робота-проводника и забыть об этом. Кстати, если нужно по какому-то контрагенту перепровести документы, достаточно изменить настройки робота-проводника в Кнапе и проводки переделаются автоматически.

Самое важное, что вы уже точно поняли: робот в бухгалтерии — это ваш верный помощник, делающий жизнь значительно легче, а вашу голову — значительно свободнее от рутинной работы. Тогда автоматизацию можно «подружить» с человеческим фактором.

Сервис КНАП

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка»
Создать блог