Восстановление учета — это для бухгалтера мигрень и страшный сон в одном флаконе. В прямом смысле. Разбирать завалы бумаг приходится без выходных, праздников и даже ночами. Потому что за восстановлением часто приходят тогда, когда чей-то бизнес сильно припекло. Получается сделать работу нужно уже вчера, а как, если перед тобой только авансовых отчетов штук 50?
Причем заниматься восстановлением можно в двух случаях — добровольно, когда к вам пришел клиент:
- ИП, который хочет заполнить КУДиР за год;
- Директор с заблокированным счетом ООО из-за несдачи отчетов;
- Новый собственник — купил фирму «чистую и пушистую», которая оказалась той еще помойкой;
- Учредитель-подснежник (он же руководитель) — компания как-то фунциклировала годами, «рисовала» отчетность, но вдруг на нее снизошла выездная проверка и собственника осенило — нам нужен нормальный учет;
- Слетевшие со спецрежимов — они обычно вообще в панике и ужасе от происходящего, потому что работали и платили налоги с полувиртуальных доходов и вдруг на них обрушивается НДС, налог на прибыль или НДФЛ и, внезапно, нужно учитывать расходы;
- В начале 2021 года появится еще один тип — проспавшие переход с ЕНВД, Те, кто вовремя не подсуетился и не перешел на УСН или патент.
Второй случай прозаичнее — вы пришли работать в организацию, где до вас конь не только не валялся, но даже овса не ел. Скорее всего, вас об этом даже не предупредят. Как говорил один сатирик в своем монологе — «Сюрприз будет!».
В этом случае все намного хуже — вам придется и вести текущие дела, и параллельно заниматься восстановлением, причем за одну зарплату.
Без паники! Для начала, если уж вы взвалили на себя эту ношу, нужно проверить все ли документы вам передали. Сразу смотрим есть ли в наличии:
- Устав (или хотя бы его копия);
- Учетная политика — по БУ и НУ;
- Внутренние положения — о командировках, отпусках, заработной плате, подотчетных лицах и т.д.;
- Сведения о трудоустроенных сотрудниках (это, как минимум, директор, если речь об организации) и документы по ним.
Без этого даже нельзя начать работать. Ведь без учетной политики, например, неизвестно, по каким правилам учитывать основные средства, без Положения по подотчетникам — в какие сроки сдаются авансовые отчеты, какие суточные получают сотрудники в командировках и т.д.
Хорошо, если вам повезло и есть база в 1С, где можно подсмотреть — что и как велось раньше. Но такое счастье выпадает не каждому. Иногда база полупустая, потеряна или предыдущий главбух вместе с ней отбыл в неизвестном направлении. Так что работать приходится просто с набором макулатуры, которую вам отдаст директор.
Скорее всего, разработкой УП и положений придется заняться самостоятельно.
Допустим, что вы основные документы проверили или подготовили. На это ушло какое-то время, а ведь перед вами еще вагон первички. С чего начать?
1.Сортируем документы по видам — чеки, накладные поставщиков, выписки и т.д.
Мы верим в лучшее, но по опыту знаем — те же ИП, которые решили, что год кончается, значит пора формировать КУДиР, привозят документы просто в коробках — на бухгалтер радуйся, как будто это все равно, что подарки из под елки доставать;
2.Потом в каждой группе проводим еще одну сортировку — по датам, раскладываем документы в хронологическом порядке;
3.Электронные документы (обычно это выписки банка, данные ОФД по розничным продажам), можно подгрузить в программу сразу.
Уже на этом этапе вы можете заметить проблемы. Например, отсутствие каких-то отчетов, копии документов, вместо оригиналов, договор ГПХ с физиком, который не фигурирует в данных СЗВ-М и т.д. Разбираться с этим сразу или потом, когда забьете всю первичку? Правильно — сразу, но в затылок дышит босс — восстановить учет нужно как можно быстрее, поэтому такие вопросы откладываем на потом.
Вот вы уже и готовы, наконец, заносить данные в 1С. Как оперативно это сделать?
Можно отсканировать все документы и с помощью распознавания завести в программу.
Плюсы:
- это быстрее, чем руками.
Минусы:
- распознавание не всегда хорошо работает;
- часто возникают ошибки и задвоения в номенклатуре, ведь такие сервисы не заточены под особенности вашего учета;
- после загрузки нужно проверить внесенные документы на ошибки (9 из 10, что вы их найдете).
Что еще? Можно нанять пару операторов, которые будут вручную заносить данные в программу, хотя бы самые объемные, типа авансовых отчетов и накладных на поставку и отгрузку.
Плюсы:
- опытный оператор будет работать быстро и разнесет все как надо;
- у вас освободится время на решение других задач.
Минусы:
- работникам платить нужно, рабство отменили, а за доширак работать никто не хочет;
- если программа не рассчитана на работу с несколькими пользователями одновременно, то придется работать посменно;
- если нанять персонал подешевле, типа студентов, то придется все равно за ними перепроверять.
Конечно, можно заняться мазохизмом и самостоятельно вносить все данные. А стоит ли приносить себя в жертву?
Вообще-то нет. Достаточно передать внесение первички тем, кто это умеет делать быстро, в больших объемах и без ошибок — роботам.
Не закатывайте глаза (мы все видим), речь не о банальных распознавалках и сканировании, а об интеллектуальном сервисе, который, к тому же, страхуют операторы — люди. Да, робот не боится попросить помощи, если сомневается в своих действиях.
Интересно?
Тогда рассказываем, как работает такой робот-бухгалтер:
- Вы собираете все ваши документы, разбирать и сортировать их не нужно;
- Сканируете, делаете фото, пересылаете в электронном виде — не важно;
- Пишете комментарии, если требуется, например, уточняете, что вот эти чеки по авансовому отчету директора;
- Идете на обед, пьете кофе, решаете рабочие задачи, не связанные с первичкой;
- Дзинь! Это вам сообщение пришло, что все документы обработаны и загружены в 1С. Прошло 3-4 часа.
Не может быть? Очень даже может, дорогие наши бухгалтеры! В конце концов сервис создавался для облегчения именно вашего труда. Он работает круглые сутки, в отличие от вас и ваших подчиненных, и способен обрабатывать гораздо больший объем информации в единицу времени, чем человек.
Что-то не понятно? Заходите посмотреть демо о сервисе КНАП на сайте. Там все очень наглядно.
Кстати, документы не просто загружены, по ним также сформированы проводки, а сами документы в виде pdf-файла сохранены в электронном архиве. Не верите? Хотите попробовать сами и убедиться, что все это правда?
Регистрируйтесь в сервисе КНАП и не платите за 100 документов в первый месяц использования! А потом заходите в комментарии и рассказывайте о впечатлениях. Ждем с нетерпением.
Умный робот для вашей первички
Понимает что и как нужно разнести в программе, учится, в чем ему помогает оператор - человек.
Не хотите вбивать первичку руками?
Оставьте ваши контанты в форме ниже, мы с вами свяжемся, проконсультируем и поможем подключиться к сервису:
Комментарии
4Быстрее все самому внести, чем сидеть сканировать.
Елена Балаклицкаяглавный редакторКлерк
Сфотать еще можно, это быстрее)))
Я вообще думала что им эту мятую помойку отдаешь, а получаешь все красивом виде, разнесенное, поглаженное, отсканированное. А сфоткать для себя я сама могу, и делаю, это как раз полдела.
Елена Балаклицкаяглавный редакторКлерк
Т.е. лично отдавать, мешками?) Я вот смотрю сейчас на кучу чеков перед собой в двух папках и я бы вот лучше просто перефоткала?