Онлайн-кассы

Открываете свой бизнес? Что нужно знать про основные требования 54-ФЗ

Все, что связано с кассами, регулирует федеральный закон 54-ФЗ — его часто называют «законом об онлайн-кассах». Он обязывает бизнес применять при расчетах с физическими и юридическими лицами контрольно-кассовую технику (ККТ), которая отправляет данные о пробитых чеках в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных.
681 123
Открываете свой бизнес? Что нужно знать про основные требования 54-ФЗ
Иллюстрация: LIFE PAY

Что такое онлайн-касса

Закон 54-ФЗ вступил в силу в 2003 году, в 2016 году в него внесли поправки и обязали бизнес использовать именно онлайн-кассы. До этого ККТ записывали данные в фискальную память, и информация о расчетах в ФНС оперативно не поступала.

Онлайн-касса — это аппарат с фискальным накопителем (ФН) внутри. ФН — чип, который хранит все данные о чеках и передает их посреднику — оператору фискальных данных (ОФД), а он уже отправляет их в ФНС. При расчете с помощью онлайн-кассы продавец обязательно должен выдать покупателю чек.

Данные с кассы передаются в налоговую в режиме онлайн. Часто у предпринимателей возникает вопрос — что будет, если прервался доступ к интернету?

Тогда ФН сохранит информацию о каждой покупке и передаст ее в налоговую, когда появится связь. Если в течение 30 дней связь с интернетом не восстановится, ФН автоматически блокируется, и регистрировать продажи не получится.

Благодаря онлайн-кассам налоговая знает доход каждой торговой точки. Продавец не может изменить информацию в ФН, а значит, не получится умышленно занизить выручку и заплатить меньше налогов. Благодаря онлайн-кассам бизнес становится более прозрачным для государства, а налоговым органам проще проверять предпринимателей. 

Кому нужно устанавливать онлайн-кассу

54-ФЗ обязывает использовать онлайн-кассы практически всем компаниям и предпринимателям, которые реализуют товары, работы или услуги физическим лицам. 

Также кассу нужно применять тем, кто продает что-либо представителям организаций и другим предпринимателям, которые платят в торговой точке картой или наличными.

Кроме того, онлайн-касса понадобится организациям и ИП, которые принимают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Покупатель может оплатить товары или услуги банковской картой на сайте, с помощью системы быстрых платежей или перевести платеж по реквизитам.

Кто может работать без кассы

Некоторые категории бизнеса могут работать без кассы, например:

  • Предприниматели на специальных налоговых режимах: налоге на профессиональный доход и автоматизированной упрощенной системе налогообложения.

  • Компании и ИП, которые ведут деятельность в труднодоступных и на отдаленных территориях. Список таких районов устанавливают власти региона, где работает продавец.

  • Интернет-магазины, которые принимают оплату через посредника: наложенным платежом в почтовом отделении, через платежные сервисы.

  • Предприниматели и компании, которые продают бумажные газеты и журналы, ценные бумаги, продукцию на ярмарках и выставках.

  • Продавцы кваса, молока, растительного масла в розлив.

  • Приемщики стеклопосуды и сырья на утилизацию, кроме лома цветных, черных, драгоценных металлов, драгоценных камней.

  • Компании и ИП, которые ремонтируют ключи, обувь.

  • ИП-арендодатели жилых помещений.

  • ИП на патенте, которые занимаются определенными видами деятельности — например, пошивом одежды или ремонтом мебели.

Полный список таких компаний и предпринимателей устанавливает ст. 2 закона 54-ФЗ.

Что будет, если не использовать онлайн-кассу или не предоставить чек покупателю

Если предприниматель или компания не используют онлайн-кассу, а по закону делать это обязаны, им грозит штраф по ст. 14.5 КоАП. Примеры нарушений и размеры штрафов — в таблице:

Правонарушение

Штраф для должностных лиц

Штраф для юрлиц

Торговля без ККТ

25-50% от суммы расчета, но не менее 10 000 руб.

75-100% от суммы расчета, но не менее 30 тысяч рублей

Невыдача кассового чека покупателю

до 2 000 руб.

до 10 000 руб.

Непробитие чека на онлайн-кассе

25-50% от суммы выручки, которую получили без использования ККТ, но не менее 10 000 руб.

75-100% от суммы выручки, которую получили без использования ККТ, но не менее 30 тысяч рублей

Как выбрать кассу

Общие требования

Налоговая публикует на своем сайте список ККТ, которые одобрены к использованию. Если касса, через которую предприниматель проводит расчеты с покупателями, отсутствует в этом реестре, то ФНС приравняет это к неприменению кассы. 

Отдельный реестр есть у налоговой и для ФН. Без накопителя, который входит в список, использовать ККТ нельзя.

В реестре налоговой 214 онлайн-касс, и он постоянно обновляется. Глобально модели ККТ можно разделить на два класса — стационарные и облачные.

Стационарная касса

Это касса, которую продавец устанавливает у себя в торговой точке. Такую ККТ должны использовать те, кто продает товары или оказывает услуги на территории своего предприятия. Это офлайн-магазины, торговые точки в ТЦ, салоны красоты, вокзалы, билетные киоски, офисы управляющих компаний и ТСЖ. 

Торговая точка принадлежит продавцу на правах аренды или собственности. Чек он выдает покупателю в бумажном или, при его согласии, в электронном варианте.

Такие кассы могут быть в виде:

  • Готового устройства со встроенной кассовой программой, дисплеем, чекопечатающим механизмом. В такое устройство продавец вносит названия своих товаров, с помощью него пробивает чек и отправляет его покупателю.

Мобильные смарт-терминалы от LIFE PAY подойдут для маленьких торговых точек и служб доставки. Они имеют разъем для сим-карты и аккумулятор, который позволяет кассе непрерывно работать в течение 24 часов. Большинство мобильных смарт-терминалов поддерживают оплату тремя способами: наличными, банковскими и бесконтактными картами.

  • Фискального регистратора, который представляет собой аппарат с ФН и чекопечатающим устройством, но без дисплея и кассовой программы. Такой вид кассы можно подключать к компьютеру, ноутбуку, смартфону или планшету. Чтобы регистрировать продажи, нужно купить еще и программу.

Кассовая программа LIFE POS — удобное решение для розничной торговли, сферы услуг и ресторанного бизнеса. Приложение позволяет наполнять корзину сканированием, с помощью каталога и свободным вводом. Программу можно интегрировать с учетными программами, CRM-системами, CMS и электронными корзинами. 

LIFE POS поддерживает работу с маркированными товарами: позволяет сканировать через приложение и выводить товар из оборота после продажи.

Облачная касса

Достаточно много сфер бизнеса, где покупатель и продавец при расчетах между собой физически не контактируют. Им подойдет облачная касса. 

Облачная касса находится в специальном дата-центре, а предприниматель пользуется ей на расстоянии. Она формирует электронные чеки, которые продавец может отправить покупателю на электронную почту или в смс-сообщении.

Облачную кассу могут использовать:

  • Те предприниматели и компании, которые физически не контактируют с покупателем при продаже товара и пробитии чека. Например, интернет-магазины, где покупатель совершает заказ на сайте или в мобильном приложении и оплачивает его там же картой или через СБП. 

  • Продавцы, которые применяют автоматические устройства для расчета. К ним относятся, например, вендинговые автоматы, автомойки, автоматы для продажи билетов.

  • Продавцы товаров и услуг, которые контактируют с покупателем при расчете, но: если платеж принимает курьер при доставке заказа, если покупатель оплачивает проезд водителю или кондуктору на в салоне транспортного средства, специалисты, которые оказывают услуги на выезде. 

Облачная касса LIFE PAY — отличное решение для интернет-магазинов, служб доставки, страховых компаний, служб пассажирских перевозок, торговых точек на выезде.

Работа с такой кассой полностью соответствует 54-ФЗ. А еще:

  • Облачная касса от LIFE PAY помогает бизнесу сэкономить на оборудовании. Предприниматель берет кассу в аренду, а не покупает. 

  • Одна облачная касса заменяет несколько стационарных. Не придется выдавать ККТ каждому курьеру или водителю. А значит, компания также сэкономит деньги.

  • Касса находится в дата-центре — риск, что она сломается, минимален. За техническим состоянием и исправной работой регулярно следят специалисты поставщика услуг.

  • LIFE PAY имеет более 40 готовых интеграций с CRM- CMS- и большинством популярных программ. Благодаря им можно быстро обмениваться данными о продажах между кассой, сайтом, и программами для торгового, складского и бухгалтерского учета.

Что делать с онлайн-кассой после покупки

Новую кассу обязательно нужно зарегистрировать в налоговой. Для этого необходимо:

  • Выбрать ОФД из реестра ФНС и заключить с ним договор — без этого поставить кассу на учет не получится. 

  • Обратиться в налоговую и получить электронную подпись, чтобы подать заявление на регистрацию. ЭП можно получить у доверенных лиц удостоверяющего центра ФНС России.

  • На сайте налоговой или в личном кабинете организации отправить заявление на регистрацию ККТ в разделе «Учет контрольно-кассовой техники».

  • Если проверка будет успешной, в личном кабинете появится регистрационный номер кассы, который записывают в ККТ. 

  • Касса распечатает отчет о регистрации. Эти данные нужно ввести в личном кабинете.

  • Получить карточку регистрации онлайн-кассы и внести параметры регистрации в личном кабинете на сайте ОФД. 

Подключить облачную кассу LIFE PAY намного проще: специалисты возьмут на себя всю работу по регистрации онлайн-кассы в ОФД и ФНС, помогут выпустить ЭП и создать для вас учетную запись в личном кабинете Life Pay. После этого вы сможете принимать оплату и выдавать чеки.

Как избежать штрафов из-за кассового чека

Объясняют эксперты в инструкции

Забирайте чек–лист «Как правильно формировать чек и не попасть под штрафы» бесплатно

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ПСП», ИНН: 9701010050, erid: LjN8KA4Gp

Начать дискуссию

Реклама

Где чаще всего в Telegram компании рекламируют себя

Чаще всего для рекламных интеграций российские компании выбирают авторские каналы.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Инвестиции

Свежие облигации: Элемент лизинг на размещении

Не без лёгкого элемента неожиданности появляется новый выпуск Элемент Лизинга, а всё потому, что полтора месяца назад только прошлый выпуск разместился. Не хватает ещё полутора миллиардов рублей, за которыми эмитент снова идёт к инвесторам.

Свежие облигации: Элемент лизинг на размещении

Авансовые платежи по налогам на имущество платим на 3 дня позже стандартного срока

Уведомление об исчисленных суммах по налогам на имущество нужно подать не позднее 25 числа, а внести авансовые платежи — до 2 мая.

412
Лучшие спикеры, новый каждый день

Какие важные документы нельзя быстро отправить в другой город через нотариуса

Быстро отправить юридически важный документ в другой город можно через нотариальную телепортацию, но не любой.

Маркетинг

Россияне поставили рекорд трат на косметологические услуги: на что именно

За 2023 год оборот рынка косметологии вырос на 8,6%. Чаще всего клиенты приходят в клиники и салоны красоты за аппаратной косметологией.

Бухгалтеры

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

463
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банки

Банки через камеры банкоматов будут смотреть, кто снимает деньги

Через камеры в банкоматах будут отслеживать, что именно владелец снимает средства с карты. Такая видеоидентификация снизит число мошеннических операций.

Инвестиции

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

Пока Павел Дуров собирает коллекцию стульев и рефлексирует из-за баклажанов, лёжа в ледяной ванне, рубль не смог обвалиться, биткоин отхалвился, ОФЗ пошли вверх, как и недвижка. Всё больше дивидендов и новых выпусков облигаций, готовится к IPO МТС Банк, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

РЖД объявили о запуске нового мобильного суперприложения: что оно дает

Замгендиректора РЖД Евгений Чаркин на конференции Data Fusion заявил, что «Российские железные дороги» (РЖД) планируют запустить новое мобильное суперприложение (SuperApp) в начале 2025 года.

685
Маркетплейсы

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

538

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
1
881

Топ-11 инструментов для SEO-анализа сайта

Есть здесь SEO-специалисты? Мы сделали для вас подборку из 11 бесплатных инструментов для SEO-анализа по продвижению сайта. Новичок вы или нет — неважно, эти сервисы помогут оптимизировать работу и сэкономить время.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

2
519
Банкротство

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Инвестиции

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

Интересные материалы

УК РФ

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней.