Финансовое планирование в социальной сфере всегда балансирует между жесткой регламентацией и необходимостью быстро реагировать на изменения. Для Министерства труда и социальной защиты Республики Хакасия, в ведении которого находятся подведомственные учреждения, этот баланс особенно важен. Разбираем, как ведомство организовало работу в электронном сервисе «РАМЗЭС 2.0» и почему этот опыт может быть полезен коллегам из других регионов.
Когда механическое планирование становится тормозом
Минтруда и соцзащиты Республики Хакасия отвечает за социальную поддержку, занятость и социальное обслуживание населения республики. В его ведении находятся государственные учреждения, каждое из которых ежегодно формирует план финансово-хозяйственной деятельности (далее – ПФХД), основной внутренний документ, определяющий доходы и расходы на предстоящий период. Для казенных учреждений составляется бюджетная смета.
Ранее процесс выглядел привычно для многих регионов: учреждения собирали данные в разрозненных таблицах, согласовывали показатели по электронной почте, а сотрудники министерства тратили недели на сверку цифр и приведение форм к единому стандарту. Ошибки в расчетах-обоснованиях, задержки с согласованием и отсутствие единой картины по отрасли знакомы любому финансовому специалисту ведомства, который работает по преимущественно механической схеме.
Сейчас Министерство труда и социальной защиты Республики Хакасия формирует ПФХД и бюджетные сметы подведомственных учреждений в электронном сервисе «РАМЗЭС 2.0», облачной платформе для комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений. В работе два ключевых блока: подготовка ПФХД для бюджетных и автономных учреждений и формирование бюджетных смет для казенных.
Как организована работа с ПФХД
План ФХД должен не только соответствовать требованиям приказа Минфина России № 186н (с учетом изменений, внесенных приказом № 84н), но и быть обоснованным. Приказ № 186н устанавливает требования к составу и формированию обоснований (расчетов) плановых показателей. В «РАМЗЭС 2.0» реализована подготовка ПФХД с полным набором расчетов-обоснований, включая 28 форм расчетов доходов и 18 форм расчетов расходов, которые требуются с 2020 года.
Работа в системе строится на нескольких механизмах. Расчеты-обоснования в ПФХД выполняют связующую роль: без них разделы показателей поступлений и выплат, а также раздел закупок остаются набором сумм без подтверждающей базы. В ЭС «РАМЗЭС 2.0» планирование можно вести с двух сторон. К примеру, сначала детализировать расходы в расчетах-обоснованиях, а затем переносить итоговые цифры в плановые значения по поступлениям и выплатам. Или в обратном порядке: зафиксировать общие суммы по разделам ПФХД, а затем разложить их в расчеты-обоснования с детализацией по КОСГУ, КВР и виду финансового обеспечения. В обоих случаях расчеты формируются с учетом актуальных требований Минфина, что особенно важно для бюджетных и автономных учреждений, где обоснование плановых показателей обязательно. Министерство видит сводную финансовую картину по подведомственной сети в режиме реального времени, без необходимости собирать таблицы от каждого учреждения. За счет этого согласование ПФХД, которое при механической сверке затягивалось на недели, по оценкам ведомств, уже работающих в системе, сокращается в разы (этот эффект подтвержден практикой работы в других ведомствах). Данные из «РАМЗЭС 2.0» выгружаются в ГИИС «Электронный бюджет» и на bus.gov.ru, что снижает риск расхождений и упрощает прохождение контрольных процедур.
Для Минтруда и соцзащиты Республики Хакасия это означает отказ от сбора и механической сверки данных в пользу управления финансовыми потоками на основе актуальной и консолидированной информации.
Бюджетная смета: тот же принцип «единого окна»
Для казенных учреждений, финансируемых по смете, «РАМЗЭС 2.0» предлагает аналогичный подход: формирование бюджетной сметы с детализацией по статьям и видам расходов, а также автоматическую подготовку изменений к ней. Система позволяет выгружать регламентированные отчеты в форматах xlsx, pdf и других, что упрощает взаимодействие с финансовыми органами и сокращает время на подготовку отчетности.
Функционал электронного сервиса не ограничивается ПФХД и сметами. В «РАМЗЭС 2.0» также автоматизированы формирование государственных заданий и соглашений о предоставлении субсидий, подготовка отчётов о выполнении государственных заданий, отчётов о результатах и расходах целевых субсидий, отчёта о результатах деятельности учреждения, расчёт и пересчёт базовых нормативов затрат на оказание услуг (работ), формирование отчётности по штатной численности сотрудников, а также различные аналитические выгрузки. В Министерстве труда и социальной защиты Республики Хакасия уже формируют бланк государственного задания и отчёт об исполнении государственного задания, а по остальным перечисленным блокам работу планируют начать в ближайшее время. Для специалистов это означает, что значительная часть документов, которые раньше готовились в отдельных файлах, будет формироваться в одной системе и выгружаться в нужном формате.
Прозрачность достигается за счет того, что каждое учреждение видит свои лимиты, а министерство контролирует исполнение обязательств и может оперативно реагировать на отклонения. По оценкам разработчика веб-сервиса и ведомств, использующих аналогичные решения, экономия трудозатрат специалиста только на этапе подготовки и согласования планов может составлять 20 и более часов в месяц. Это не гарантированный результат для любого ведомства, а ориентир, который зависит от масштаба сети и глубины настройки процессов.
Опыт коллег: что уже работает в других регионах
Республика Хакасия не первый регион, где «РАМЗЭС 2.0» применяется для социальной сферы. Показателен опыт Министерства здравоохранения Московской области, которое внедрило централизованное управление ПФХД на базе ЭС «РАМЗЭС 2.0»: ведомство получило возможность видеть финансовую картину по отрасли в реальном времени, а процесс согласования планов перестал быть узким местом.
Министерство труда и социальной защиты Саратовской области также работает в электронном сервисе. По сообщениям ведомства, интеграция сервиса позволяет упростить ключевые финансовые и административные процедуры и сократить трудозатраты на размещение показателей ПФХД и госзадания на bus.gov.ru. Эти кейсы показывают, что помимо скорости автоматизация влияет на качество данных, на основе которых принимаются управленческие решения.
Приведенные примеры не исчерпывают список заказчиков: «РАМЗЭС 2.0» используют и другие ведомства, в том числе в сфере социальной защиты и здравоохранения, а состав пользователей постепенно расширяется. Это позволяет сравнивать подходы и перенимать практики, которые уже показали результат в схожих условиях.
Что это значит для специалистов учреждения
Для специалистов подведомственных учреждений Министерства труда и социальной защиты Республики Хакасия работа в «РАМЗЭС 2.0» означает несколько практических изменений. Механической работы становится меньше, поскольку расчеты-обоснования формируются в системе, а не в разрозненных файлах. Все учреждения работают в едином формате, соответствующем требованиям 186н и региональным особенностям, что делает условия работы прозрачными для всех участников. Согласование ускоряется за счет электронного документооборота, который заменяет пересылку таблиц и уточнения по почте. Снижаются риски ошибок: автоматическая проверка показателей и интеграция с «Электронным бюджетом» уменьшают вероятность расхождений.
Работа в системе сопровождается обучением пользователей и технической поддержкой. Этот этап уже прошли коллеги из других ведомств, и их опыт показывает, что переход проходит без существенных сбоев при условии поэтапного подключения.
Вывод: цифровизация как инструмент управления, а не самоцель
Работа Минтруда и соцзащиты Республики Хакасия в «РАМЗЭС 2.0» не сводится к замене таблиц веб-сервисом. Она позволяет выстроить единый управленческий контур, в котором министерство видит сводную картину, учреждения работают по понятным правилам, а контролирующие органы получают более полные и непротиворечивые данные.
Этот кейс является еще одним подтверждением того, что автоматизация ПФХД и бюджетных смет перешла в практическую плоскость для ряда регионов. Если ваше ведомство все еще собирает данные по фрагментам, стоит изучить опыт коллег: время, которое сейчас уходит на механическую сверку цифр, можно потратить на более важные задачи.
РАМЗЭС 2.0 — разумное финансовое планирование
Электронный сервис автоматизации финансового планирования в государственном секторе
Реклама: ООО «ФИНАТЕК», ИНН 7731475901, erid: 2W5zFJRHhSS
