За последние 30 лет работа бухгалтера преобразилась до неузнаваемости. Еще свежи воспоминания о том, как приходилось выделять целый день на сдачу отчета в налоговую, вести учетные книги на бумаге и собирать целые архивы документов. Сейчас многие задачи, которые раньше отнимали кучу времени , можно закрыть нажатием одной кнопки. Но стало ли меньше работы на самом деле? Разбираемся вместе с Контуром, экосистемой продуктов для бизнеса.
Статья содержит воспоминания и не претендует на историческую точность :) Если у вас всё было по-другому, расскажите в комментариях, что вы помните, какие изменения считаете самыми значимыми и в чем видите задачи бухгалтера будущего.
По бухгалтеру на каждый счет или многозадачные специалисты
Раньше, зайдя в бухгалтерию какого-нибудь регионального завода, можно было увидеть с десяток дам в шалях, корпящих над бумажными журналами. Еще в середине 90-х за каждым участком или даже счетом закрепляли своего бухгалтера. Отдать всю работу одному человеку было просто невозможно.
В конце отчетного периода все составленные учетные книги и документы передавали главбуху и его заместителю, чтобы они всё свели, проверили и составили отчетность. Кто знает, сколько времени уходило на заполнение главной книги, когда все обороты по счетам надо было разносить вручную?
Самолетик, шахматка, оборотно-сальдовая ведомость, главная книга — все это на бумаге составляли и практикующие специалисты, а не только студенты, которых все еще заставляют делать это в университете.
Налогового учета, к слову, тогда вообще не было. Теперь же бухгалтеру приходится вести два вида учета разом.
Когда появились компьютеры, бумажную работу удалось автоматизировать. Многие функции бухгалтерам и программистам приходилось дорабатывать самостоятельно, но база для этого уже была.
Сейчас бухгалтер может в одной программе:
- работать с первичными и банковскими документами;
- автоматически составлять всю отчетность;
- проверять и сверять даты проводок по ОСВ;
- вести учет по производству, реализации и другим участкам;
- считать зарплату, отпускные, больничные, формировать кадровые документы;
- автоматически распознавать накладные и переносить данные из счетов-фактур, полученных по ЭДО, в бухгалтерскую программу.
Очереди в налоговой или переход на электронную отчетность
Чтобы сдать отчет за один день, надо было хорошенько подготовиться. Купить в киоске или распечатать специальный бланк, заполнить его без помарок и подчисток, одеться поярче, чтобы быть узнаваемой в толпе, приехать в налоговую к 4 часам утра и занять очередь уже не в числе первых. Если повезет и очередь будет двигаться достаточно быстро, отчет получится сдать в тот же день. Но бывало и так, что ездить к налоговикам приходилось несколько раз.
Со временем отчетность разрешили отправлять по почте, потом появились дискеты и флешки. Правда, от бумаг это не избавило, ведь отчеты на флешках и дискетах не были заверены никакими подписями. Электронная отчетность без дублирования на бумаге появилась в 2002 году. Отправлять ее нужно было через операторов ЭДО, которые тогда назывались специализированными операторами связи. Начался ЭДО с ФНС, а потом к нему подключились остальные органы.
Что же мы имеем сейчас? Выходить из офиса не приходится вовсе — отчетность во все органы, даже в МВД или РПН, можно сдать в одном сервисе. Перед отправкой каждый отчет автоматически проверяется на ошибки. Как только отчет поступит в ведомство и оно подтвердит прием, бухгалтер получит уведомление по почте или СМС.
Если не хочется даже заполнять форму электронного отчета, можно купить учетную программу, которая будет заполнять отчеты сама. Надо будет только проверять. За изменениями в формах следить нужно, но отдельно заказывать обновления и дорабатывать отчетные формы самим уже не приходится — система все делает сама.
Общение с инспекцией и проверки
Когда-то за каждой организацией был закреплен свой налоговый инспектор. Ему можно было позвонить, задать вопрос и получить консультацию, да и сами они иногда звонили компании, чтобы предупредить о каких-то ошибках или задать вопросы. Даже к начальнику налоговой можно было запросто попасть на прием. Если с инспектором везло, жизнь бухгалтера становилась гораздо проще, но встречались и обратные ситуации.
Сейчас бухгалтер видит информацию об инспекторе и его контакты только в уже полученном требовании. А количество запросов от налоговой растет пропорционально автоматизации: теперь проверяют не только правильность самого отчета, но и сравнивают цифры в нем с другими вашими отчетами, с отчетами контрагентов, со средними значениями.
Работы с требованиями у бухгалтеров стало в разы больше. При этом не только из-за увеличения их количества, но и из-за большого числа правил, по которым надо эти требования принимать и отвечать на них. Но вместе с тем появились и новые возможности:
- в сервисе можно просматривать все требования, на которые бухгалтер давал ответ, и видеть прикрепленные документы;
- для ответа на требование достаточно отсканировать документ и загрузить в систему: она сама разделит сканы по типам и подготовит опись;
- на требования по уплате налогов, пеней и штрафов можно автоматически формировать платежные поручения и направлять в банк.
Работа с банками: кипа платежек по утрам или отправка через интернет-банк
Сейчас деньги с одного расчетного счета на другой можно отправить, нажав пару кнопок в приложении, и приходят они за несколько минут. Но так было не всегда. Раньше бухгалтер с самого утра, потому что операционный день до 12:00, собирал пачку платежек и нес их в банк. И на всякий случай стоило взять с собой директора, печать и несколько пустых бланков, чтобы на месте все перепечатать, подписать и отдать. Иначе из-за ошибок приходилось ездить по несколько раз.
Отдельная история — карточки с образцами подписей. Сотрудники банка сверяли подпись директора с образцом и даже из-за одной лишней закорючки могли отказать в приеме. Приходилось возвращаться в офис, составлять новую платежку и просить директора подписать ее снова. Как просто стало жить с электронной подписью и интернетом...
А еще в банке не всегда были специальные кабинеты, где выдавали деньги из кассы. Иногда приходилось забрать десяток миллионов в окне, спрятать в сумку и везти на троллейбусе через весь город. Точно так же пакет денег приходилось привозить в банк, чтобы сдать наличку. И каждый раз долго-долго ждать, пока всё пересчитают.
Сейчас и автоматизация, и безопасность на высшем уровне. Во-первых, платежные поручения можно прямо из бухгалтерской программы выгружать в интернет-банк, а там сразу подписывать электронной подписью и отправлять. Во-вторых, сведены к минимуму все возможные ошибки с платежками: БИК, счет, ИНН и другие реквизиты заполняются автоматически. В-третьих, выписки из банка тоже загружаются автоматически, их можно сразу провести в учетной программе.
Письма и факс или ЭДО
Документооборот с контрагентами раньше был намного сложнее. Все документы можно было направить факсом, но потом обязательно следовало продублировать на бумаге, отправив почтой или с одним из своих сотрудников.
Накладные нередко отправляли вместе с водителем. А его не очень волновало, что надо передать документы и получить подписи от определенных людей. Бывало и такое, что отдать накладную и получить подпись просто забывали, а в итоге покупатели заявляли, что вообще не получили товар или половина поставки была с браком. Много первички и вовсе терялось: на почте, в машинах, в завалах бумаг. Часто ее приходилось восстанавливать.
С появлением электронного документооборота (ЭДО) работать с первичкой стало проще. Первичные документы, полученные по ЭДО, можно хранить в электронном виде и не печатать. Риск того, что накладную подпишет неуполномоченное лицо, практически нулевой. Ошибки в счетах-фактурах, которые мешали заявлять НДС к вычету, тоже сводятся к минимуму. А еще электронные счета-фактуры, накладные и другие учетные документы можно сразу подгружать в бухгалтерский сервис, чтобы завести операцию.
Изменения раз в год или раз в день
Изменений раньше было гораздо меньше. Законы могли не меняться годами и десятилетиями. А если нововведения и были, то обычно их привязывали к началу следующего года. Узнать обо всех важных новостях можно было из печатных газет и журналов, а научиться с ними работать — на семинарах, которые проводила налоговая.
Сейчас за год на бухгалтера сваливается куча всего нового. Только в 2021 году появилась система прослеживаемости, произошел полный переход на прямые выплаты, изменились правила расчета больничного, обновилась форма СЗВ-ТД, заработали новые правила работы с электронной подписью и еще много всего. Постоянно появляются новые отчеты и обязанности. Отслеживать все это самостоятельно и адаптироваться к изменениям сложно, но и в этом помогает автоматизация. Сейчас все бухгалтерские сервисы и программы обновляются автоматически и своевременно, а о работе по новым правилам постоянно рассказывают эксперты.
Автоматизация — благо или боль
Выходит, что за счет автоматизации работа бухгалтера стала значительно удобнее и проще. Но вместе с тем появилось множество новых обязанностей:
- увеличилось количество отчетности и информации, которую в ней нужно показывать;
- ужесточились проверки контролирующих органов;
- заработали «Меркурий», маркировка, ЕГАИС, онлайн-кассы, прослеживаемость;
- появилась необходимость проверять всех контрагентов;
- количество изменений стало просто колоссальным.
Работа бухгалтера все больше становится похожа на калейдоскоп с постоянно меняющимися картинками — так велико разнообразие задач. Сейчас один человек без труда может справляться с несколькими участками бухучета разом, а в маленьких компаниях на бухгалтера зачастую еще и перекладывают задачи экономиста, кадровика, юриста, офис-менеджера и других сотрудников.
Поэтому бухгалтер — все еще незаменимая часть любой фирмы, даже самой маленькой. Пусть внештатник, пусть родственник директора, пусть даже сам руководитель — но человек, который отвечает за все бухгалтерские задачи, в компании нужен. А с такими темпами изменений профессия бухгалтера еще долго будет актуальной.
Экосистема в бухгалтерии — тренд последних лет. Она позволяет закрывать все задачи бухгалтера в одном интерфейсе: работать с электронными документами, проверять контрагентов, сдавать отчетность, вести учет, оформлять кадровые документы, переносить данные о продажах напрямую из кассы в бухучет, работать с маркировкой.
Все это и не только можно сделать в Контуре — экосистеме продуктов для бизнеса.
Все для бухгалтера в экосистеме Контур
Обучение, ведение учета, сдача отчетности, сверки по НДС, проверка контрагентов, ЭДО и многое другое
Получите персональную консультацию!
Оставьте заявку в форме ниже, наши специалисты свяжутся с вами, расскажут о сервисах и действующих акциях:
Комментарии
1Работа раньше была более предсказуемая, можно было планировать свой день. Более спокойная. На кнопку нажимают сейчас налоговики, и требования разлетаются по 15 штук в день, и закон не ограничивает их в этом.