Клерк.Ру

Появление электронных документов в организации

370

Коммуникации без бумаг

Управление компанией напрямую зависит от качества внешних и внутренних коммуникаций. Для большинства предпринимателей создание рабочей системы коммуникаций представляет сложную задачу, решение которой растягивается на неопределённый срок. 

Участники системы сталкиваются с одинаковыми проблемами — отсутствие обратной связи, пустые траты времени на поиски документов, отсутствие контроля за процессом согласования документов, что в конечном счёте приводит к тому, что информация не достигает адресата, или достигает несвоевременно. Таким образом, документооборот показывает недостатки организации бизнес-процессов в компании.

Время, затрачиваемое на перемещение каждого документа, должно быть оптимальным, поэтому необходимо продумывать кратчайший маршрут в схеме документооборота. Количество звеньев, по которым проходит каждый элемент коммуникационной системы, также должно стремиться к минимуму.

Эффективным способом упрощения обмена информацией и одним из основных источников конкурентных преимуществ на современном рынке является переход на электронный документооборот (ЭДО). Это способ выработки единого внутрикорпоративного способа регистрации, движения, согласования, контроля исполнения, хранения различных видов документов.

Интерес к электронному обороту в первую очередь проявляют крупные компании с большим объемом бизнес-процессов и архивами накопленных документов. Они получают наиболее явный эффект от внедрения: информация, хранящаяся в единой электронной базе, быстрее доходит до исполнителей, её легче учитывать, находить и представлять по требованию контролирующих органов. Для обмена электронными документами с контрагентами необходимо, чтобы все участники были подключены к единой системе. Поэтому контрагенты крупных компаний получают приглашения присоединиться к электронному документообороту. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными. Таким образом происходит распространение электронных документов.

Знакомимся с возможностями Диадока

Наша компания «Расчётный центр «Практик» является партнёром СКБ Контур и с 2005 года и оказывает услуги удостоверяющего центра, что позволяет создавать и поддерживать систему юридически значимого защищённого электронного документооборота Диадок.

Диадок — это система ЭДО, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести документооборот через Диадок, нужен сертификат электронной подписи. Подойдёт тот, который предприятие использует для сдачи отчётности в ФНС.

При использовании системы электронного документооборота компания сокращает расходы на бумагу, обслуживание принтеров, курьерскую доставку и содержание архива.

В системе ЭДО Диадок есть много возможностей:

  • можно настроить распределение входящих документов по подразделениям и маршрутизацию для согласования документов внутри компании; 
  • документы легко искать в электронном архиве;
  • входящие документы тарифицируются бесплатно;
  • стоимость отправки документов зависит от выбранного пакета, минимальная цена 5,7 рублей за документ;
  • подключаемый модуль для 1С содержит возможности учётной системы 1С и Диадока — интеграция с 1С позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами прямо из учётной системы;
  • счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой;
  • узнать, кто из контрагентов работает в Диадоке, можно по названию компании или массово, загрузив список ИНН;
  • роуминг позволяет обмениваться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО.

Работа с контрагентами в Диадок

Для регистрации в сервисе Диадок выдается квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). Получите его в нашем удостоверяющем центре, чтобы мгновенно обмениваться электронными документами со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, удалёнными подразделениями. Установите сертификат на вашем компьютере или другом носителе, получив бесплатную консультацию в нашей службе технической поддержки или следуя пошаговой инструкции.

25% пакета документов в подарок

Новым клиентам нашей компании мы предлагаем получить на четверть больше документов за те же деньги, воспользовавшись акцией «25% пакета документов в подарок», для этого нужно оставить заявку на нашем сайте. Персональный менеджер перезвонит по указанному номеру и поможет активировать услугу. 

Акция распространяется на тарифы: 600, 1 200, 3 000, 6 000 и 12 000 документов. В результате ваш пакет документов увеличится на четверть.

Вы можете получить консультацию по телефону, заказать бесплатную презентацию или демонстрацию системы, заполнив форму обратной связи. Мы готовы предложить вам оптимальные условия, сроки, цены на внедрение эффективной системы электронного документооборота (СЭД).

На примере типовых кейсов рассказываем про преимущества электронного документооборота (ЭДО), которые помогают легче взаимодействовать с государством и контрагентами. Осуществляем полный цикл внедрения ЭДО в компании. Даём рекомендации по выбору тарифного плана, инструкции для подключения и осуществляем дальнейшее техническое сопровождение. Официальный партнёр СКБ Контур с 2005 года.