Учет топлива. Чек-лист для бухгалтера

Учет топлива и других ГСМ — это настоящая головная боль бухгалтера. Нужно собрать подтверждающие документы, учесть установленные нормы, правильно отразить все операции как в бухучете, так и для налогообложения, чтобы потом ФНС не сняла расходы. Разберем особенности учета топлива, проблемы и способы их решения.

Учет топлива. Чек-лист для бухгалтера

Путевые листы

Путевой лист — это основной документ, используемый для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Документ обязателен для автотранспортных организаций. Для остальных компаний оформление этого документа — это безопасный способ учета и контроля транспорта, водителей, ГСМ.

Законодательно утвержденной формы путевого листа не предусмотрено. Компания (ИП) может самостоятельно разработать шаблон этого документа или использовать унифицированную форму, которую необходимо отразить в учетной политике организации. На текущий момент документ оформляется в бумажной форме, однако с марта 2023 года можно будет формировать электронные путевые листы.

Для безопасного и обоснованного списания расходов на ГСМ на основании путевых листов в них должны быть указаны две группы реквизитов:

  1. Сведения необходимые для принятия путевых листов в качестве первичного учетного документа, это обычные «бухгалтерские» реквизиты: наименование документа, дата формирования, название компании (ФИО предпринимателя), описание операции, количественная и стоимостная оценка, должность ответственного сотрудника, его фамилия, инициалы и подпись.
  2. Специализированные реквизиты, наличие которых обязательно для путевых листов. Среди них: наименование и номер, срок его действия, сведения о собственнике транспортного средства, данные об автомобиле, информация о водителе и о перевозке.

При необходимости в самостоятельно разрабатываемой форме путевых листов можно разместить дополнительные реквизиты, которые необходимы для управленческих и иных нужд компании.

Срок действия путевого листа может быть установлен:

  • один день, если водитель в течение смены совершает один или несколько рейсов;
  • на период выполнения рейса, если он превышает продолжительность рабочего дня.

В документе необходимо зафиксировать следующие сведения о транспортном средстве:

  • тип, марку, модель автомобиля;
  • информацию о прицепе — при наличии;
  • государственный регистрационный номер;
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде на рейс и по возвращению;
  • дату и время осуществления предрейсового контроля технического состояния;
  • дату и время выпуска и возвращения транспортного средства.

Сведения о перевозке, включаемые в обязательном порядке в путевой лист, должны содержать информацию о всех видах сообщения (например, междугороднее, городское и прочие) и видах перевозок, которые будут осуществляться в рамках запланированного рейса. Виды перевозок типизированы, к ним относятся регулярные перевозки, рейсы по заказу, транспортировка грузов и прочие.

Если у вас большие расходы на ГСМ, воспользуетесь бонусом от Ак Барс Банка. Он возвращает 10% при покупке топлива корпоративной картой МИР. Сотрудники оплачивают топливо на заправке картой, а 10% вернется вам на счет.

Нормирование топлива

Установление норм расхода бензина и других видов топлива является добровольным. Нормирование используется для контроля сохранности и выявления перерасхода (предотвращения хищений) у водителей. Нормы расхода устанавливаются приказом руководителя.

Базовые нормы расхода на 100 километров пробега вводятся на основании рекомендаций Минтранса или по данным документации завода-изготовителя. При необходимости, они могут корректироваться с учетом условий эксплуатации. Для грузового транспорта нормативный расход необходимо определять на пробег автомобиля в снаряженном состоянии без груза, а также — с учетом объемов транспортной работы, которая учитывает массу перевозимых грузов и пробег с грузом.

При эксплуатации транспортных средств в зимний период времени устанавливаются специальные коэффициенты, зимние надбавки в диапазоне от 5% до 20% — в зависимости от местности эксплуатации.

Важно: даты начала и окончания зимнего периода будут отличаться для разных субъектов России. Например, в Московской области это период с 1 ноября по 31 марта, а в Ненецком автономном округе — с 15 октября по 15 апреля. Длительность зимнего периода для целей нормирования топливного расхода установлены Постановлением Госстроя от 09.03.2004 № 36.

Собственные нормы ГСМ могут быть установлены на основании проведенных замеров. К примеру, в течение 2 месяцев проводятся замеры расхода топлива на каждом автомобиле, их также проводят в разное время года, с учетом разных условий (например, езда в городе или по бездорожью будет давать разный расход топлива). Составляется статистика, выводится средний показатель и его принимают за норму. Обоснование расчетов вам наверняка понадобится для подтверждения списания расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете.

Бухгалтерский учет приобретения топлива

Для учета ГСМ используется типовой счет 10 «Материалы», к которому для обособленного отражения этого типа активов может быть введен субсчет 10-3 «Топливо».

По дебету счета отражается приобретение бензина и иного топлива. Дебетовый оборот, как правило, отражается в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Кредитовый оборот показывает списание топлива, т. е. его расход или иное выбытие. Наиболее распространенными являются проводки в корреспонденции со счетами затрат.

Топливо, приобретенное у юридического лица (ИП) и оплаченное безналично, отражается типовыми бухгалтерскими проводками:

  • Дт 10 Кт 60 — оприходование поступивших ГСМ;
  • Дт 19 Кт 60 — начисление «входящего» НДС (при наличии);
  • Дт 60 Кт 51 — оплата;
  • Дт 68 Кт 19 — налог принят к вычету.

Откройте расчетный счет в Ак Барс Банке — реквизиты через пять минут после подачи заявки онлайн на сайте банка. Используйте для расчетов корпоративные карты, зарабатывайте кешбэк и получайте бонусы от партнеров.

При покупке топлива через подотчетное лицо учет имеет ряд особенностей. Основанием для отражения покупки в бухучете будут являться авансовый отчет и кассовый чек. Схема проводок будет следующей:

  • Дт 71 Кт 50, 51перечисление подотчетному сотруднику денежных средств;
  • Дт 10 Кт 71 оприходование ГСМ по факту предоставления авансового отчета и подтверждающих документов.

Если при приобретении топлива будет оформлен счет-фактура, то компания сможет принять к вычету «входящий» НДС. Вычет по кассовому чеку отражать возможно, но это несет значительные налоговые риски. Схема проводок при наличии счета-фактуры следующая:

  • Дт 71 Кт 50,51 — перечисление подотчетному сотруднику денежных средств;
  • Дт 60 Кт 71 — оплата бензина или иного топлива;
  • Дт 10 Кт 60 — топливо принято к учету;
  • Дт 19 Кт 60 — начислен «входящий НДС»;
  • Дт 68 Кт 19 — налог принят к вычету.

Дополнительный вариант поступления ГСМ — расчеты с помощью топливных карт. Первоначально компания зачисляет деньги на лицевой счет карты в качестве аванса, который списывается по мере закупки топлива. Авансовые суммы не относятся к расходам. Затраты признаются на основании оформленных документов, чаще всего это товарные накладные и реестр операций по топливным картам. Проводки будут следующие:

  • Дт 60.2 Кт 51 — авансирование расчетов по топливным картам;
  • Дт 19 Кт 76.АВ — учтен НДС с аванса;
  • Дт 68 Кт 19 — налог с авансового платежа принят к вычету;
  • Дт 10 Кт 60.1 — топливо принято к учету;
  • Дт 19 Кт 60.1 — «входящий» НДС с приобретенного топлива;
  • Дт 68 Кт 19 — налог с купленного бензина принят к вычету;
  • Дт 60.1 Кт 60.2 — зачтен аванс на сумму фактической покупки;
  • Дт 76.АВ Кт 68 — восстановлен НДС с аванса.

Учет списания топлива

Операции выбытия отражаются в бухучете в соответствии с порядком, описанном в учетной политике. Правила списания ГСМ не зависит от способа поступления актива в организацию.

Объем списываемого топлива определяется одним из возможных способов:

  1. На основании данных путевых листов, если перевозки — это основной вид деятельности компании. Для безопасного признания расходов, документы должны иметь все обязательные поля (как для бухгалтерского учета, так и специфические реквизиты).
  2. На основании отчетных документов, сформированных по спутниковым данным. В частности, это могут быть сведения от ГЛОНАСС, GPS или иных систем. Это условие действует для компаний, которые не занимаются автоперевозками в качестве основного направления бизнеса. Отчетными документами могут выступать путевые листы, маршрутные листы, справки или иные отчеты. Для них действуют менее строгие правила оформления — для отражения в бухучете достаточно наличие только бухгалтерских реквизитов.

Для компаний, которые ввели нормированный расход ГСМ, по каждому перерасходу необходимо определять его причины, в зависимости от которых сверхнормативные затраты можно списывать:

  1. На обычные затраты, если перерасход оправдан и обоснован.
  2. На возмещение за счет виновных лиц, если они установлены.
  3. На прочие расходы, если затраты не обоснованы или виновные лица не определены.

Выбор бухгалтерского счета для отражения выбытия топлива зависит от основания списания:

  • Дт 08 Кт 10 — при капитализации затрат при создании (строительстве) ОС;
  • Дт 20, 23, 25, 26 Кт 10 — при использовании по обычным видам деятельности;
  • Дт 91 Кт 10 — при списании обоснованного сверхнормативного расхода;
  • Дт 91 Кт 10 — при реализации топлива;
  • Дт 94 Кт 10 — отражение недостачи ГСМ.

Пополнить автопарк для бизнеса легко с программой лизинга от Ак Барс Банка — от легковых авто для сотрудников и руководителя до спецтехники. Не нужен дополнительный залог. Платежи можно учесть при расчете налога на прибыль.

Налоговый учет расходов на топливо

Для налога на прибыль стоимость топлива — это материальные или прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Этот тип затрат учитывается в расходах на основании тех же документов, по которым расходы отражаются в бухучете. Списание на затраты отражается в том периоде, за который были составлены учетные документы.

Если организация или предприниматель применяет упрощенную систему налогообложения, то закупка топлива и иные ГСМ учитываются в составе материальных затрат или в качестве затрат на содержание корпоративного транспорта. Затраты учитываются по общим правилам — только после фактической оплаты.

Важно отметить, что расходы на топливо для налога на прибыль и для упрощенки не нормируются. Это правило распространяется и для легковых автомобилей, и для других транспортных средств. Расходы, при наличии грамотно оформленных документов и оплаты (для УСН), можно признать в полном объеме.

Если организация в добровольном порядке установила собственные нормы расхода ГСМ, то затраты в пределах норматива списываются в общем порядке. Для сверхнормативных затрат возможно несколько вариантов учета:

  1. Учитывать в обычном порядке, если расход был обоснован.
  2. Списывать во внереализационные расходы после возмещения потерь виновным лицом.
  3. Учитывать во внереализационных расходах, если виновник перерасхода не установлен.
  4. Не отражать в расходах, т. е. относить на непринимаемые затраты.

Чек-лист по учету топлива

Шаг 1. Получить по заявленной операции (закупке, списанию) комплект документов. Перечень необходимых документов зависит от установленных в компании правил, используемых форм и специфики. У вас должны быть документы, подтверждающие не только расход топлива, но и его оплату — чеки, выписки банка.

Шаг 2. Проверить корректность оформления документов: наличие всех обязательных реквизитов, подписей, сумм, сведений о рейсе. При необходимости — провести контроль дополнительных (управленческих) данных.

Шаг 3. Отразить операцию в бухгалтерском и налоговом учете организации. Аналитику счетов и суммы указать в зависимости от условий покупки (списания) топлива, наличия нормативов и целей использования.

Шаг 4. Если в организации расход ГСМ нормируется — выполнить расчеты для списания затрат в рамках норм и выяснить причины сверхнормативного расхода. Убедитесь, что в компании нормы расходов определены не на словах, а в локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами или отдельном положении по ГСМ, а также в учетной политике.

Шаг 5. Выполнить контроль проводок регламентированного учета. Проверить основные отчеты и корректность отнесения для расчета налогов.

Шаг 6. Архивировать первичные документы, при необходимости — предоставить информацию руководителю об объемах расхода топлива и затрат на него. Есть один важный момент — чеки на ГСМ часто быстро выцветают, рекомендуется делать их копии или сканировать и сохранять электронные копии (их можно заверить электронными подписями, при необходимости).