О проверке контрагентов написано очень много, но в основном вся информация связана с расчетом и уплатой НДС. На самом деле есть и другие причины, почему нужно проверять контрагентов, а еще сотрудников. Да, с ними тоже может быть не меньше проблем. Расскажем о возможных рисках и эффективных способах проверки, в т. ч. бесплатных.
В чем риски работы с непроверенными с контрагентами
Непроявление должной осмотрительности это главный козырь ФНС при снятии входящего налога (НДС). И не важно — является ваш контрагент реальной однодневкой или нет. Даже добросовестный налогоплательщик, допустивший ошибку в учете или не вовремя подавший отчет, может принести немало головной боли, а уж если попадается безответственный контрагент...
Приведем пример.
ООО «Пенек» продало ООО «Березонька» стройматериалы с НДС на большую сумму. У ООО «Пенек» небольшая организация с маленьким штатом, бухгалтер в компании приходящий — появляется в офисе пару раз в неделю. Выписку документов проводят менеджеры (не в 1С, а в отдельной складской программе, из которой импорт в бухгалтерию не настроен), сотрудники часто меняются.
Документы бухгалтеру передают и по электронной почте и на бумаге, и в электронном виде. ООО «Березонька» указывает полученную счет-фактуру в книге покупок, ставит НДС к вычету и сдает отчет. При этом в ООО «Пенек» очередной менеджер отдает бухгалтеру не все документы. Т. к. выгрузки из базы менеджеров нет, бухгалтер работает только с теми документами, которые ей предоставили (а еще ей мало платят, поэтому она не проявляет инициативу и не просит хотя бы реестр с выписанными документами у менеджеров).
В итоговую декларацию из-за не отлаженного внутреннего документооборота не попадают несколько выписанных счет-фактур, в т. ч. и на ООО «Березонька». В итоге ФНС требует от последней сдать уточненный отчет, сняв часть вычетов и доплатить налог и пени. В ООО «Пенек» разъяренному директору «Березоньки» обещают ситуацию исправить, но пока разбираются и вносят исправления, «Березоньке» уже блокируют счет. Это, между прочим, для «Пенька» вполне типичная ситуация.
Какие выводы?
ООО «Пенек» следовало бы больше уделить внимания документообороту. Настроить автоматизированный обмен между складской и бухгалтерской программами, как это организовано в решениях от 1С, чтобы не допускать таких досадных ошибок, сразу отражающихся на репутации.
ООО «Березонька» перед тем, как работать с новым поставщиком, следовало узнать — нет ли у него проблем с ФНС и другими контрагентами. Если бы организация проявила осмотрительность и воспользовалась сервисом Астрал.СКРИН, то узнала бы, что несколько компаний судятся с «Пеньком», компанию несколько раз штрафовали за просрочку в сдаче отчетности, а судя по финансовому состоянию фирма вообще близка к банкротству и по ряду показателей подпадает под критерии для выездной проверки ФНС.
Статья 54.1 НК РФ ввела требования о подтверждении реальности сделок.
Значит первый риск, с которым вы можете столкнуться — налоговый.
Проверить компанию можно довольно просто — воспользуйтесь порталом «Прозрачный бизнес» от ФНС, там по каждой организации и ИП есть основная информация, которая уже поможет составить представление о будущем партнере. Вот например:
Заметим, что иногда беда может прийти с самой неожиданной стороны. Например, вы заключаете договор на оказание услуг по уборке офиса. Исполнитель оказывает клининговые услуги без нареканий и своевременно предоставляет акты. И вдруг вам приходит запрос на предоставление всей информации по этой сделке. Оказывается в штате компании, осуществляющей уборку, нет достаточного количества персонала для оказания таких услуг и все заключенные с ней договоры поставлены под сомнения, а сама компания вызывает подозрения как «техническая», используемая для отмывания денег. Узнать о среднесписочной численности работников можно было из данных «Прозрачного бизнеса» или сервиса Астрал.СКРИН.
А вот другая ситуация.
Развивающаяся компания решает объединиться с другим предприятием, уже давно работающим. По запросу получает копии отчетности, заказывает выписку из ЕГРЮЛ с последними данными, проверяет организацию через сайт ФССП и картотеку арбитражных дел.
Вроде бы все в порядке и компании объединяются, участники второго общества становились участниками и в новой объединенной компании. Через какое-то время организация решает принять участие в госзакупках, подает заявку на участие в аукционе, но получает отказ. Оказывается, что в реестре недобросовестных поставщиков (РНП) содержаться сведения обо всех новых участниках и принимать участие в закупке компания не сможете еще долгое время.
Как можно было об этом узнать? Проверить РНП или использовать сервисы, которые анализируют закупки, например, Астрал.Поставщик, еще до слияния.
С помощью аналитики можно было бы узнать — в каких торгах компания уже принимала участие и с каким успехом, в чем ее преимущества и конечно о включении в реестр.
Это второй риск — репутационный. Объединившись с ненадежным партнером компания приняла и его репутацию и ограничения.
Существуют и другие виды рисков — финансовые, когда партнер оказывается однодневкой или мошенником. Судебные — когда выясняется, что контрагент имеет минимальный УК, не владеет имуществом, а в ее отношении открыто уже несколько судебных дел и исполнительных производств, поэтому организация, подающая на него в суд, имеет минимальные шансы на успех.
Проверять нужно не только поставщиков и покупателей. Советуем проводить проверку заказчиков перед участием в госзакупках, арендодателей и арендаторов. Кроме того, если работать предстоит с медицинской или образовательной компанией необходимо проверить наличие и срок действия лицензий. Это можно сделать на официальных порталах:
Чем рискует работодатель
Не меньшим рискам подвергается и работодатель. Особенно это касается руководителя компании. Его следует обязательно тщательно проверить. Но практически все причины проверки относятся и к остальным сотрудникам:
- компетенция, образование сотрудника не соответствуют заявленным в резюме или представлены поддельные документы об образовании;
- есть в прошлом нарушения, связанные с хищением денежных средств, мошенничеством, растратой;
- есть административные нарушения — к примеру, водителя лишали прав за вождение в нетрезвом виде или он регулярно получает штрафы за превышение скорости;
- наличие у потенциального сотрудника крупных задолженностей;
- наличие дисквалификации, запрета занимать определенные должности.
Если взять на должность дисквалифицированного директора, то в ЕГРЮЛ о компании такие изменения не внесут, т.е. такое лицо просто не сможет занимать пост руководителя.
К тому же Трудовой кодекс запрещает директору работать по совместительству без разрешения уполномоченного органа юрлица, собственника имущества организации или уполномоченного собственником лица (органа) — статья 276 ТК РФ. Поэтому, если к вам приходит работать совместитель, стоит проверить не является ли он руководителем в другой организации.
А теперь о способах проверки.
Узнать действительный ли вам предъявили диплом или другой документ об образовании можно на сайт Обрнадзора — передите по ссылке, пролистайте страницу в самый конец и увидите нужный раздел.
Если вы принимаете на работу финансиста, экономиста, руководителя, главного бухгалтера, инженера, программиста или другого специалиста, чей уровень профессионального образования требует подтверждения, то такая проверка необходима. Если ваша сфера это образование, медицина, строительство и другие виды деятельности, где от ответственности и уровня экспертности работников зависит не только бизнес, но и безопасность людей, то проверка дипломов обезопасит вас от претензий и исков. Попробуйте набрать в поисковике «врач работал без диплома» — статистика неутешительная.
Проверить наличие судебных дел и административных нарушений можно через сайт арбитражного суда или службы судебных приставов. На сайте мирового суда вы сможете найти информацию о запланированных заседаниях или готовые судебные акты. Для этого будет достаточно знать ФИО лица, участвующего в деле.
Проверить водителя можно по базе ГИБДД. Во-первых, по номеру водительского удостоверения (узнать действующее оно или нет, и не лишен ли водитель прав). Если водитель пришел к вам работать со своим автомобилем, и он будет использоваться в работе (например, компания его возьмет в аренду), то стоит проверить также наличие штрафов, числящихся за авто, и о других данных: регистрации, розыске, участии в ДТП, ограничениях.
Узнать о задолженностях поможет сайт ФССП. Если речь о директоре или участнике общества, то его можно проверить через ФНС или при помощи сервиса Астрал.СКРИН — он покажет участие физлица в других организациях, взаимозависимости, наличие дисквалификации и другие полезные сведения. Данные будут представлены в удобной, наглядной форме:
- «Стоп—сигналы» выделят сомнительные организации, фирмы-однодневки;
- сформируется протокол проверки, который можно распечатать.
Кроме того, сервис автоматически обновляет данные, поэтому, например, о сделке по продаже или покупке доли участником в другой компании вы узнаете быстро.
Проверяйте контрагентов и сотрудников до того, как начать с ними работать. Отработанный алгоритм проверки и использование надежных, официальных источников — это защита от претензий проверяющих и сохранение репутации вашей организации.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Экосистема клиентского сервиса под любые потребности: от ЭЦП до проверки контрагентов
Гибкие тарифы и низкие цены
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Начать дискуссию