Не отдавайте учет первому встречному: чек-лист для выбора бухгалтера на аутсорсе

Секрет в правильном техническом задании (ТЗ). Если вы просто спросите «Сколько стоит вести бухгалтерию?», вам назовут минимальную цену, а потом начнутся «допы»: кадровый учет — отдельно, сверка с ФНС — отдельно, ответ на требование — отдельно.

Мы в «Аудит А» каждый день получаем запросы от собственников и точно знаем: чем подробнее вы опишете свой бизнес в ТЗ, тем точнее будет коммерческое предложение и тем меньше сюрпризов возникнет в работе. Делимся структурой идеального ТЗ из 7 пунктов. Берите и пользуйтесь.

Что писать: кратко опишите компанию. Этого достаточно, чтобы аутсорсер понял специфику и возможные риски.

Пример: «ООО "Ромашка", оптовая и розничная торговля детскими товарами. Система налогообложения — ОСНО. Штат — 20 человек. Есть три обособленных подразделения (филиалы) в Московской области. Оборот — около 50 млн руб. в год».

Зачем это аутсорсеру: ОСНО — это НДС, счета-фактуры, книги покупок и продаж. Филиалы — раздельный учет и сдача отчетности по каждому. Штат 20 человек — ежемесячный расчет зарплаты и кадровый учет. Без этой информации вам не смогут даже приблизительно оценить стоимость.

Что писать: перечислите конкретные функции, которые аутсорсер должен взять на себя. Не «ведение бухгалтерии», а по пунктам.

Пример:

• Ввод первичных документов в 1С (банк, реализация, поступление товаров).

• Расчет заработной платы, отпускных, больничных для штата 20 человек.

• Подготовка и сдача отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

• Взаимодействие с контролирующими органами (ответы на требования, запросы).

• Сверка с бюджетом по ЕНС ежеквартально.

• Кадровый учет (приказы, трудовые договоры, отчеты).

Зачем это аутсорсеру: разные компании специализируются на разном. Кто-то берет только отчетность, кто-то — полный цикл. Четкий список задач сразу отсеет неподходящих кандидатов.

Что писать: точные или приблизительные цифры по операциям в месяц. Это самый важный пункт для расчета стоимости.

Пример:

• Количество банковских операций: ~30 платежей в месяц.

• Количество реализаций (счетов-фактур, УПД): ~80 в месяц.

• Количество поступлений товаров: ~40 накладных в месяц.

• Сотрудники: 20 человек, стандартный график 5/2, редкие больничные и отпуска.

• Авансовые отчеты: 5–10 в месяц.

Зачем это аутсорсеру: стоимость аутсорсинга напрямую зависит от объема операций. Компания с 10 платежками в месяц и компания с 500 платежками — это разные тарифы. Если вы не укажете объем, вам назовут цену «от», а потом пересчитают в большую сторону.

Что писать: ваши «боли» и ожидания. Что бесило в предыдущем бухгалтере? Чего вы ждете от нового партнера?

Примеры:

• «Отчеты должны быть готовы за 3 дня до крайнего срока сдачи. Не терпим авралов в последний день».

• «Ждем от бухгалтера предложений по законной оптимизации налогов. Хотим видеть варианты, а не просто "так нельзя"».

• «Важна скорость реакции на запросы — ответ в течение 2 часов в рабочее время».

• «Раз в квартал нужен управленческий отчет: прибыль/убыток, дебиторка, кредиторка».

Зачем это аутсорсеру: приоритеты влияют на стоимость. Если вам нужен финансовый анализ и налоговая оптимизация — это тариф «премиум». Если просто сдать отчеты — «стандарт». Честный аутсорсер сразу скажет, что входит в его пакет, а что — за дополнительную плату.

Что писать: конкретную дату или период, когда вы хотите передать дела.

Пример: «Планируем переход с 1 июля 2026 года. Текущий бухгалтер увольняется 15 июня, нужно успеть принять дела до его ухода».

Зачем это аутсорсеру: хорошие аутсорсинговые компании загружены на 2–4 недели вперед. Если вам нужно «вчера» — это может быть проблемой или стоить дороже. Честный подрядчик сразу скажет, успевает ли он в ваши сроки.

Что писать: планируемую сумму расходов на бухгалтерию. Не бойтесь называть цифру — это сэкономит время и вам, и подрядчику.

Пример: «Текущие расходы на штатного бухгалтера — 120 000 руб./мес. (с учетом налогов и рабочего места). Хотим уложиться в 50 000 – 70 000 руб./мес. на аутсорсинге».

Зачем это аутсорсеру: если ваш бюджет 30 000 рублей, а объем операций тянет на 80 000 — компания либо честно скажет «нет», либо предложит урезанный пакет услуг. Вы сэкономите время на переговорах с теми, кто заведомо не подходит.

Что писать: критерии, по которым вы будете выбирать. Это ваш фильтр для отсева.

Примеры:

• «Опыт работы на рынке — не менее 5 лет».

• «Наличие кейсов по работе с оптовой торговлей на ОСНО».

• «Вхождение в рейтинги».

• «Наличие финансовой ответственности (страховка, договор)».

• «Готовность предоставить контакты 2–3 действующих клиентов для рекомендаций».

Зачем это аутсорсеру: серьезная компания легко ответит на все эти вопросы и предоставит подтверждения. «Конвейер» сольется уже на этапе запроса кейсов.

Передайте бухгалтерию профессионалам

Почему нам доверяют: входим в ТОП-40 рейтинга аутсорсинговых компаний по версии RAEX, средний срок сотрудничества с клиентами — 11 лет, экономим клиентам в среднем 21% на налогах законными методами

Мы не просто разносим платежки и сдаем отчеты. Мы становимся вашим бизнес-партнером для роста прибыли

Затраты на бухгалтерию полностью окупаются за счет выявления скрытых резервов

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

1. Отправьте документ в 3–5 аутсорсинговых компаний.

2. Сравните коммерческие предложения. Смотрите не только на цену, но и на полноту ответа. Кто-то ответит шаблонной фразой, а кто-то задаст уточняющие вопросы — это хороший знак.

3. Проведите короткое онлайн-знакомство с командой. Живое общение покажет, насколько вам комфортно будет работать.

Реклама: ООО «Бизнес Солюшенс», ИНН: 7717663357, erid: 2W5zFHizGsT