Как оформить сотрудничество с самозанятыми, чтобы пройти налоговую проверку

Сотрудничество с самозанятыми таит в себе определенные риски. Но их можно свести практически к нулю, если правильно выстроить взаимоотношения с внештатниками. Разберем, как оформить сотрудничество с плательщиками НПД, чтобы не вызвать подозрение налоговиков и пройти их проверку.
Как оформить сотрудничество с самозанятыми, чтобы пройти налоговую проверку
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Риски сотрудничества с самозанятыми

  • Переквалификация отношений в трудовые.

Это самый главный риск, который постоянно присутствует во взаимоотношениях между заказчиком и исполнителем. 

Налоговая регулярно проверяет организации и ИП на соответствие определенным риск-баллам. Эти риск-баллы показывают, злоупотребляет ли заказчик трудом исполнителей, подменяя ими штатных сотрудников.

Чем больше риск-баллов, тем выше вероятность того, что налоговая вплотную займется организацией и ИП и переквалифицирует отношения с самозанятыми в трудовые.

Этот риск невозможно свести к нулю, но можно значительно его снизить, если правильно оформить сотрудничество с самозанятым и придерживаться определенных правил. О них мы расскажем ниже.

  • Отказ в признании расходов на выплаты самозанятому.

Организации и ИП на УСН и ОСНО могут включить в состав своих расходов затраты на выплату вознаграждения внештатникам. Это позволит уменьшить налогооблагаемую базу и снизить налог к уплате. Но ИФНС может признать такие расходы необоснованными и отказать в их зачете. Произойти это может, если на выплаченное вознаграждение самозанятый не выдал чек. Нет чека — нельзя подтвердить расходы.

Решить эту проблему поможет сотрудничество с внештатными исполнителями через специальные электронные платформы, где чек формируется автоматически после выплаты вознаграждения. 

Обратите внимание, если заказчик получил чек, а после этого исполнитель его аннулировал, компания не теряет право на зачет расходов, так как у нее есть первоначальный чек.

Хотите знать, как быстро развиваться и зарабатывать благодаря знаниям налогов, учета, рисков, консалтинга и финансов?

Ответы в нашем авторском Telegram-канале

  • Признание заказчика налоговым агентом самозанятого.

Такая ситуация может произойти, если вознаграждение было выплачено исполнителю после того, как он снялся с НПД или перечисленный ему доход не подпадает под НПД.

В первом случае это может произойти, если самозанятый утратил право на применение НПД по различным причинам и забыл уведомить об этом заказчика. Заказчик, не зная о том, что теперь он сотрудничает с обычным физлицом, перечислил ему вознаграждение. А, как известно, при выплате дохода физлицам без специального статуса все организации и ИП принимают на себя обязанности налоговых агентов. Они должны перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы с выплаченного вознаграждения и сдать соответствующую отчетность.

Вторая ситуация может возникнуть, когда заказчик перечисляет самозанятому доход, который не подпадает под НПД. Например, сотрудничает с бывшим работником, с момента увольнения, которого прошло менее двух лет. Или, например, покупает товар у самозанятого, который купил, а не изготовил сам.

Для того чтобы исключить этот риск, заказчик должен проверять статус самозанятого перед каждой выплатой вознаграждения и перед началом сотрудничества.

Как оформить сотрудничество с самозанятым, чтобы пройти проверку налоговой

Если сотрудничать с внештатными исполнителями по определенным правилам, можно свести риск переквалификации практически до нуля и полностью исключить все остальные риски.

В каких случаях сотрудничество с внештатниками может привлечь внимание налоговой и стать причиной углубленной проверки заказчика, узнайте в УКЦ «Разобраться в налогах».

Бесплатный годовой доступ к записям и материалам наших разборов по налогам 2022–2024. Более 150 часов видеоразборов по налогам и более 5,500 листов презентаций получите бесплатно. Забрать, пока открыт доступ.

Правило 1. Документальное оформление отношений между заказчиком и исполнителем

Несмотря на то что закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ не обязывает стороны заключать письменный договор при оформлении сотрудничества, сделать это необходимо. 

Во-первых, это поможет сторонам не допустить и разрешить возникшие спорные и конфликтные ситуации. 

В договоре фиксируются все основные условия сотрудничества: 

  • предмет договора;

  • сроки и порядок выполнения работ или оказания услуг; 

  • стоимость и порядок оплаты услуг или работ;

  • ответственность сторон;

  • порядок разрешения споров.

Во-вторых, правильно оформленный договор значительно снижает риски переквалификации. Он подтверждает гражданско-правовой, а не трудовой характер отношений, разовость или периодичность выполняемых услуг и сотрудничество в рамках гражданско-правового, а не трудового поля.

Когда составляете договор:

  • Подробно пропишите в нем, какие услуги или работы самозанятый берется выполнить.

Подробное описание выполняемых работ или оказываемых услуг можно прописать в задании, которое составляется к договору, а в самом договоре сделать ссылку на этот документ.

  • Отразите в договоре стоимость работ или услуг и порядок выплаты вознаграждения.

При сотрудничестве с самозанятым желательно отказаться от предоплаты или аванса и перечислять исполнителю вознаграждение после того, как услуги или работы будут приняты заказчиком.

Если сделать это невозможно, в договоре нужно указать, по каким причинам исполнителю выплачивается аванс. Например, на приобретение материалов, необходимых для выполнения работ по договору.

  • Сделайте ссылку в договоре на статус исполнителя.

В преамбуле договора необходимо прописать, что он заключается между заказчиком и лицом, которое применяет специальный режим налогообложения «Налог на профессиональный доход». Также можно указать, что исполнитель не является плательщиком НДФЛ и НДС.

  • Отразите в договоре ответственность исполнителя за невыдачу чека или если он выдаст его с опозданием, а также если не уведомит заказчика об утрате статуса самозанятого.

Ответственность за невыдачу чека можно указать в размере 100% от суммы вознаграждения, на которую не был выдан платежный документ. 

За неуведомление заказчика об утрате статуса самозанятого можно прописать в договоре штраф в размере от 50 до 100% от суммы вознаграждения + погашение всех убытков заказчика, которые возникнут по вине исполнителя.

  • Не используйте в договоре трудовую терминологию и не включайте в него условия, которые характерны для трудовых отношений.

В договор с самозанятым нельзя включать условия о выплате зарплаты два раза в месяц, графике работы, материальной ответственности, подчиненности исполнителя заказчику, праве на отпуск или больничный, социальные гарантии. 

Также нельзя использовать трудовую терминологию такую, как, например: зарплата, работодатель, работник, график работы, режим работы и тому подобное.

Сложно разобраться во всех нюансах сотрудничества с внештатными исполнителями и боитесь, что налоговая переквалифицирует такие отношения в трудовые? Учебно-консалтинговый центр «Разобраться в налогах» поможет разобраться в тонкостях — как правильно привлекать внештатный персонал. 

Попробуйте полноценное 5 дневное обучение с кураторской поддержкой в лучшей онлайн-школе 2023 по версии GetCourse в номинации «Обучение профессиям» с 50% скидкой всего за 450 ₽ и 950 ₽.

Правило 2. Характер отношений с самозанятым

Отношения с самозанятыми должны носить именно гражданско-правовой, а не трудовой характер. Это значит, что:

  • Самозанятого нужно привлекать на периодические или разовые работы.

  • Исполнителю на НПД нельзя устанавливать график и режим работы, предоставлять отпуск и больничный.

  • Самозанятому нельзя оплачивать больничный, выплачивать отпускные, компенсацию за неиспользованный отпуск и использование личного имущества, командировочные.

  • Внештатные исполнители не имеют права на социальные гарантии, компенсационные и стимулирующие выплаты.

Соответственно, все указанные выше условия не должны отражаться в договоре и фактически применяться при сотрудничестве.

Правило 3. Оформление закрывающих документов

По факту выполненных работ или оказанных услуг желательно подписывать с самозанятым соответствующий акт. 

Акт выполненных работ или оказанных услуг не только защищает стороны от взаимных претензий, но и значительно снижает риск переквалификации отношений. Этот документ подтверждает именно гражданско-правовой, а не трудовой характер отношений и оплату исполнителю по факту оказания услуг, а не за трудовую функцию.

Кроме того к закрывающим документам относится счет на оплату

Счет можно запросить у самозанятого, чтобы снизить риски перечисления средств не по тем реквизитам. Исполнитель формирует его в приложении «Мой налог» и направляет заказчику в виде текстового документа.

Правило 4. Получение от исполнителя чека на выплаченное ему вознаграждение

На каждую оплату исполнитель на НПД должен выдать заказчику чек. Чек самозанятый формирует в приложении «Мой налог»:

  • В момент расчета — если оплата произведена наличными или банковской картой.

  • До 9 числа следующего месяца — при безналичной оплате.

Если есть чек, это исключает риск, что налоговая признает необоснованными расходы заказчика на выплаты исполнителю.

Даже если самозанятый впоследствии отменит чек, заказчик может учесть эти расходы при наличии отмененного чека.

Кроме этого, чек подтверждает тот факт, что когда исполнитель получал вознаграждение, у него был статус плательщика НПД. Это исключает риск признания заказчика налоговым агентом исполнителя.

Если соблюдать эти правила, тогда возможно свести риски сотрудничества с самозанятыми практически к нулю.

Воспользуйтесь уникальным предложением и получите необходимый документ бесплатно!

Банк готовых документов для профессионального бухгалтера за 0 руб. вместо 17.540 руб.

Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: LjN8KZgE8

Начать дискуссию

Социальные предприниматели зарабатывают в РФ миллиарды: какие это сферы деятельности

Выручка индивидуальных предпринимателей, который работают в социальной сфере, составила 17,9 млрд рублей, а юридических лиц — 84,6 млрд.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

Вклады теперь застрахованы более надежно

Размер повышенной дополнительной ставки составит 300% от базовой. С первого квартала 2022 года дополнительная ставка была нулевой.

❗ Минюст зарегистрировал изменение правил заполнения уведомлений по ЕНП

Порядок заполнения ЕНП-уведомления и электронный формат этого документа обновили. Новые правила заработают со 2 мая. Впрочем, их применяют и сейчас.

5
Лучшие спикеры, новый каждый день

С 1 мая новые контрольные соотношения в отчетности! 👀«Ночной бухгалтер» № 1670

Да, сверять отчеты между собой нужно будет по-новому. И следить за ними надо в оба глаза, потому что, если ваша декларация какие-то из них не пройдет, то и суммы из нее не будут учтены на ЕНС, придется ждать окончания камералки.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Общество

Шашлык подорожал на 10-20%. Опрос

Заметнее всего подорожал шашлык из курицы. Стоимость блюда выросла на 20%, до 389 рублей.

Мишустин: доходы бюджета выросли более чем на 50%

Минэкономразвития ждет, что за 2024 год ВВП превысит 191 трлн рублей, реальные доходы населения вырастут на 5,3%, а безработица сохранится в пределах 3%.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Адвокат

👔 Новый закон ужесточил требования к адвокатам, и будет их единый реестр. Сами адвокаты приветствуют это и считают крайне полезным

Президент подписал изменения в федеральный закон «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ».

Правительство на 7 лет продлит выплаты многодетным на погашение ипотеки

В 2024 году многодетные получат порядка 50 млрд рублей на погашение жилищного кредита.

С 1 мая банкам запретили брать комиссию за переводы клиента самому себе

Все банки с 1 мая 2024 года должны отменить комиссию с переводов до 30 млн рублей между собственными счетами клиента, в том числе в разных банках.

⚡️ Итоги дня: школьников научат управлять беспилотниками, золото упало в цене, а в России сделали люксовую машину на водородном топливе

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Бесплатно с Отпуска

Можно ли брать отпуск, разбивая его по несколько дней, в частности между праздниками. Мини-курс

Можно ли разделить отпуск, и какими частями работник может использовать дни отпуска, разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

Можно ли брать отпуск, разбивая его по несколько дней, в частности между праздниками. Мини-курс
Бесплатно с Защита персональных данных

Штрафы за нарушения по персональным данным в 2024 году

В 2024 году штрафы за нарушение работы с персональными данными могут составлять до 1,5 млн руб., появились и новые составы правонарушений. Рассмотрим, как и на что обратить внимание, чтобы избежать миллионных санкций. 

Штрафы за нарушения по персональным данным в 2024 году
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

9 менеджеров, которые приведут вашу компанию в проектный ад

Есть мнение, что менеджер проекта — это самая неблагодарная и недооцененная позиция в IT. Ты оказываешься между двух огней и отвечаешь за все происходящее, но именно менеджер проекта — фигура, которая задает настроение команде.

9 менеджеров, которые приведут вашу компанию в проектный ад

Что нового в правилах работы с электронными больничными

Электронные больничные стали обязательными, бумажных листков нетрудоспособности больше нет. С 1 мая 2024 года меняются правила работы с электронными больничными листами. На основании принятых изменений, запрашивать информацию из электронных больничных в СФР будет возможно только при наличии машиночитаемой доверенности, выданной страхователем.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

С 1 мая очередной вид продуктов питания подлежит обязательной маркировке

С 1 мая 2024 года икра осетровых и лососевых (красная) будет подлежать обязательной маркировке.

Фриланс, аутстаффинг, аутсорсинг: что это за модели и как бизнесу выбрать подходящую

Растущая необходимость в гибкости и эффективности решения задач ставит перед компаниями вопрос выбора между фрилансом, аутстаффингом и аутсорсингом. Модели предлагают решения для внешнего выполнения работ, но как определить, какая подходит бизнесу лучше?

 Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Учет убытков в 2024 году

К сожалению, не всегда компаниям удается получить желаемую прибыль. Что делать, если расходы превысили полученные организацией доходы? Как списать полученные убытки и предотвратить возможные претензии проверяющих, рассмотрим в этой статье.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Компании из каких сфер активнее всего инвестируют на бирже: результаты исследования

За год суммарный доход компаний-клиентов Тинькофф на Мосбирже превысил 1 млрд рублей. Самые активные инвесторы на бирже — компании из оптовой торговли, строительства и химической отрасли.

КоАП РФ

Бизнесу поднимут штрафы за отсутствие уведомлений о начале предпринимательской деятельности

Власти хотят на 145% поднять размер административного штрафа для бизнесменов, которые не сообщают о своей деятельности. Санкции не менялись с 2010 года.

Интересные материалы

ВЭД

Валютная оговорка в договоре

Валютная оговорка представляет собой условие, включаемое в договор с целью нивелировать риски сторон, связанные с колебанием валютных курсов. Какие бывают валютные оговорки, как их правильно согласовать, расскажем далее в нашей статье.

Иллюстрация: freepik/freepik