Бухгалтерский аутсорс в 2023 году: как подписывать отчетность клиента, риски, последствия

Подписание отчетности бухгалтером-аутсорсером за клиента теперь требует получения специальной лицензии ФСБ на криптографию (письмо от 23.06.2022 № С-2133). Расскажем, есть ли возможность продолжать работу без лицензирования и избежать штрафов.
7,4 тыс. 1,9 тыс.
Бухгалтерский аутсорс в 2023 году: как подписывать отчетность клиента, риски, последствия
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Череда проблем с подписанием отчетности клиента

Сегодня бухгалтерским аутсорсингом в России пользуются около 1 млн предприятий и ИП. Официально зарегистрировано чуть больше 30 тыс. компаний, которые предоставляют такие услуги бизнесу (исследования NeoAnalytics), и это не считая самозанятых бухгалтеров и фрилансеров. С момента введения режима НПД в 2019 году и периода пандемии с 2020 по 2021 год количество дистанционных работников увеличилось и до сих продолжает расти.

В целом, практика передачи бухучета, расчета налогов и кадрового производства стороннему специалисту – достаточно распространенная. До недавнего времени никаких технических сложностей подобное сотрудничество не вызывало. Бухгалтер составлял отчетность, а затем подавал ее в госорганы, скрепив своей подписью и приложив доверенность от организации, либо заверив ЭП компании.

Первая сложность: запрет на «размножение» ЭП-токена

Ситуация стала меняться с января прошлого года, когда с 01.01.2022 вступили изменения в 63-ФЗ Об электронной подписи.

  • Квалифицированные ЭП руководителям и ИП начали выдавать исключительно в Удостоверяющих центрах ФНС.

  • Электронная подпись предоставляется теперь только руководителю, в единственном экземпляре – без возможности «размножения» для других сотрудников.

И если раньше у бухгалтеров-аутсорсеров была возможность скопировать (сделать дубликат) ЭП на отдельный токен и не дергать директора каждый раз, когда нужно сдать отчетность, то с 2022 года возникли первые проблемы. Решить их можно было только с помощью выпуска отдельной электронной подписи на бухгалтера и оформления доверенности.

Внедрение МЧД еще больше запутало ситуацию

Законодателем предполагался следующий порядок взаимодействия бизнеса и государственных органов:

  1. Бухгалтер как физическое лицо получает собственную ЭП в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре.

  2. В налоговую инспекцию компания-клиент предоставляет доверенность, которая подтверждает полномочия аутсорсера (скан-копию, подписанную ЭП руководителя, или бумажный оригинал).

  3. С этого момента отчетность может быть подписана либо ЭП самого руководителя, либо подписью уполномоченного физического лица (бухгалтера) при условии приложения доверенности.

Однако летом 2022 года начался тестовый прием отчетности в ФНС с использованием ЭП и машиночитаемой доверенностью (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). При отправке бухгалтеру теперь нужно прикреплять к отчету информацию об использовании МЧД.

С августа 2023 года такой порядок станет обязательным и единственно возможным для продолжения оказания услуг аутсорсинга.

Претензии к бухгалтерам-аутсорсерам со стороны ФСБ

Как только аутсорсеры начали разбираться с новыми требованиями налоговой службы к оформлению отчетности, выяснилось, что у ФСБ тоже есть претензии к тем, кто подписывает документы третьих лиц своей ЭП.

Зачем лицензия ФСБ бухгалтеру-аутсорсеру

Из письма ФСБ от 23.06.2022 № С-2133 следует, что если бухгалтер-аутсорсер в интересах третьих лиц подписывает собственной подписью электронные документы по ТКС с использованием шифровальных (криптографических) средств, он фактически оказывает услуги по шифрованию информации. А для предоставления подобных услуг нужна специальная лицензия.

Ведомство ведет речь о шифровальных (криптографических) средствах. Их полный перечень содержится в разделе 2.19 приложения 2 к Решению Коллегии Евразийской экономической комиссии от 21.04.2015 № 30 (см. стр. 211 по ссылке). В частности, к таким средствам относятся электронные подписи, ПО для шифрования и обработки данных, некоторое оборудование и кодирующие устройства.

Под лицензирование не подпадает использование ключа длиной до 56 бит. Однако минимальный размер ЭП, который применяется в бухгалтерии для подписания отчетности, составляет – 256 бит.

Упростите себе работу — перейдите на КЭДО

Поможет чек-лист с понятными инструкциями.

Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно

Чтобы получить чек-лист, заполните форму:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Как связана бухгалтерия с шифрованием информации

На первый взгляд понятно только одно, что ничего не понятно.

Бухгалтер занимается учетом движения средств компании и отправляет отчетность в налоговую, он ничего не шифрует, а за техническую сторону вопроса отвечает оператор ЭДО. Почему тогда обязанность оформления лицензии возложили на аутсорсера?

У ФСБ на этот счет другое видение.

Формирование электронной подписи (ЭП, КЭП) технически невозможно без вспомогательной программы – криптопровайдера. В России большинство УЦ выдают сертификаты ключей, сформированные на платформе КриптоПро CSP.

КриптоПро – и есть программное шифровальное средство. Всякий раз, когда бухгалтер подписывает отчет, он автоматически шифрует данные. Заниматься без лицензии такой деятельностью по российскому законодательству можно только в собственных интересах. Аутсорсер же действуют от имени третьего лица – своего клиента.

Уже есть немногочисленная судебная практика, и, к сожалению, вся она в пользу федерального ведомства (постановления АС Западно-Сибирского округа от 14.04.2021 № А46-15558/2020, Второго ААС от 13.03.2018 № А29-9829/2017, Первого ААС от 24.11.2016 № А38-2092/2016). В большинстве случаев однако бизнес не оспаривает решения ФСБ и оплачивает штрафы без суда.

Штрафы за отсутствие лицензии

Разберемся, какая ответственность грозит аутсорсерам, которые продолжают оказание бухгалтерских услуг без лицензирования своей деятельности в органах ФСБ.

Если представление электронной отчетности в ФНС в интересах третьих лиц вскроется, бухгалтер будет оштрафован по статье 13.13 КоАП:

  • для физического лица сумма взыскания составит от 500 до 1 000 руб.;

  • для должностного лица – от 2 000 до 3 000 руб.;

  • для аутсорсинговой компании – от 10 000 до 20 000 руб.

Количество отправленных отчетов на размер штрафа не влияет, наказывается сам факт незаконной криптографии. Кроме того, возможна конфискация средства защиты информации, то есть КриптоПро CSP. Однако на практике ФСБ еще ни разу к ней не прибегала, ограничиваясь только денежным наказанием.

Кому точно нужна лицензия ФСБ

Из вышесказанного следует, что лицензия ФСБ на криптографию (шифрование данных) нужна всем бухгалтерам-аутсорсерам, которые подписывают отчетность клиента собственной ЭП и отправляют ее в налоговую.

Получается, единственный способ избежать ответственности: заниматься только составлением отчетов, а функции подписания и отправки документов передать руководителю компании или ИП.

Безусловно, такой алгоритм усложнит взаимодействие, будет чреват нарушением сроков подачи и наверняка потребует пересмотра условий договора с клиентом. Напомним, что сейчас ФНС выдает только одну подпись, которая не копируется. На практике придется каждый раз «дергать» директора с просьбой поставить свою ЭП.

Изготовление лицензии – тоже не простое и не бюджетное решение.

Хотя разрешительный документ ФСБ выдается бессрочно, но в стоимость мероприятия нужно включить госпошлину (7500 рублей), подготовку и осуществление аттестации рабочих мест (40-60 тыс. рублей), обучение и аккредитацию специалистов (40-70 тыс. рублей) – это все обязательные требования. Расходы перечислены еще без учета стоимости услуг организаций-посредников, которые помогают собрать документы и подать их в контролирующие органы.

Важный момент: самозанятый бухгалтер вообще не сможет оформить лицензию ФСБ на криптографию. Такая деятельность доступна только индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Значит сначала придется изменить правовой статус.

Как выйти из положения законным путем

Напомним, если руководитель компании подписывает документы своей ЭП и отправляет их со своего компьютера в налоговую, а бухгалтер занимается только формированием отчетности, лицензия формально не нужна. Но такой порядок работы не всегда удобен клиентам.

Упростить взаимодействие можно путем:

  • подключения удаленного доступа к компьютеру клиента, либо

  • подключения услуги дистанционного подписания отчетности в СБИС. Расскажем подробнее о последнем способе!

Сервис Бизнес Легко предоставляет готовые решения для бизнеса. Одно из них – SABY BUHTA, простой и законный инструмент для дистанционного подписания отчетов от имени клиентов.

Специальная настройка СБИС работает так:

  1. Бухгалтер формирует отчет и нажимает кнопку «Отправить»;

  2. Клиент входит в СБИС со своей ЭП, и файл автоматически пересылается в налоговую.

  3. Бухгалтер может видеть все личные кабинеты клиентов в режиме своего одного окна, нет необходимости выходить из одного кабинета и заходить в другой.

SABY BUHTA – это супер Личный кабинет. Подключаете клиентов в разные кабинеты, но все что нужно, видите в одном супер-ЛК!

Что еще дает SABY BUHTA (помимо продолжения работы с соблюдением последних требований ФСБ):

  • возможность подключения всех клиентов к сервисам СБИС и получения 25 % от суммы выплат;

  • готовую CRM-систему для бухгалтеров, в которой можно составлять договоры и выставлять счета;

  • удобный личный кабинет, структурирование информации по всем компаниям в одном окне;

  • возможность быстрого взаимодействия с клиентом с помощью чатов и видеозвонков, в сервис интегрированы самые популярные мессенджеры.

Идеальное решение для организации и управления бизнесом по предоставлению бухгалтерских услуг!

Подробней о том, как продолжить работу бухгалтеру-аутсорсеру без претензий ФСБ по ссылке сервиса Бизнес Легко.

Упростите себе работу — перейдите на КЭДО

Поможет чек-лист с понятными инструкциями.

Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно

Чтобы получить чек-лист, заполните форму:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K34Vw

Начать дискуссию

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
3
40

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

32
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
24
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Интересные материалы

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам