Порой кажется, что в офисе завелся бешеный принтер: куча распечатанных документов, писем, уведомлений. Столько, что в глазах рябит. Если и у вас так, то самое время успокоить (себя и принтер) и посмотреть на ситуацию здраво. Как всю эту макулатуру доставить контрагентам, как получить от них желанные подписанные экземпляры и при этом не распылить собственные ресурсы зря — давайте разбираться.
Не отрываем своих сотрудников от работы
Есть вещи, с которыми нужно справиться здесь и сейчас. Бывают горящие проекты, документация по которым нужна сию секунду, сдача отчетности, где не хватает документов, пары-тройки счетов-фактур, которые не прислал поставщик, — и многое другое. Казалось бы, век интернета — но и сейчас предостаточно случаев, где без бумажных оригиналов не обойтись.
Где их взять? Можно послать в другой конец города своего сотрудника, можно согласовать с клиентом или партнером приезд его курьера. Но все это долго и не факт, что сработает. Вряд ли кто-то из коллег согласится ездить в городе по пробкам, подрабатывая почтальоном Печкиным. Даже если согласится, велик шанс, что просто запихнет ценные письма в бардачок или закинет на заднее сиденье, да и забудет.
Собственных курьеров большинство организаций, особенно из разряда малого бизнеса, не использует — штатный сотрудник обходится недешево, занят обычно неполный день, но нагрузка у него в течение рабочего дня неравномерна, поэтому приходится всегда держать его «под рукой» и платить соответственно по полной ставке.
А ведь если вы не вовремя доставите документы контрагентам, можете даже навредить им рублем. Компания, получив документы с серьезным опозданием, может сдать недостоверную отчетность или несвоевременно предоставить документы на проверку в налоговую службу.
Доставка решает проблему. Во-первых, каждый занимается своим делом — сотрудников не нужно срывать с рабочих мест. Во-вторых, ваша организация может спокойно продолжать работу, ориентируясь на сроки доставки нужных документов: их привезут не «когда-нибудь завтра», а «сегодня, с четырех до пяти».
Доверять доставку корреспонденции почте, особенно, если она содержит конфиденциальную информацию или имеет нестандартный формат (чертежи, схемы, плакаты и т.д.) — играть в русскую рулетку. Письмо или бандероль могут потерять, повредить, переслать по другому адресу или доставить только после очередных праздников.
Доверьте доставку по городу опытным курьерам «Чекбокса». Ваша посылка не будет повреждена и приедет к адресату за считанные часы.
Уделяем внимание всем подразделениям
Чего не хватает в подразделениях компании, каких документов? Когда курьерской службы нет совсем или она организована плохо, велик шанс забыть, что не только бухгалтерии не хватает закрывающих документов.
Возможно, стоит проверить абонентский ящик на почте или получить заказные и ценные письма. Время от времени (особенно перед закрытием периодов) собирайте информацию со всех руководителей — вдруг кто-то из контрагентов так и не выслал важный контракт, и нужно его поторопить.
Составьте список необходимых документов с руководителями отделов. Либо с ключевыми сотрудниками, если бизнес у вас небольшой.
Свяжитесь с уполномоченными лицами контрагентов, которые отвечают за передачу документов — максимально четко и конкретно изложите им просьбу о необходимости отправки документов, напомните о договорных обязательствах и возможных санкциях по контракту. Предложите решить вопрос с курьером со своей стороны, если у контрагента проблема была именно в поиске удобного варианта отправки документов.
Проверяем, всем ли вы отправлены поздравления
Поздравление руководителя организации-клиента с днем рождения, 23 февраля или 8 Марта — это не только деловой этикет, но и отличный способ сохранить хорошие деловые отношения.
Если хочется сделать индивидуальный подарок или необычно поздравить с юбилеем — закажите доставку. Вместо электронного отправьте «живое» письмо в конверте, к нему можно приложить и что-нибудь посущественней. К примеру, набор сделанных на заказ сладостей, хорошее вино или подарочный сертификат.
Если отправляете письменное поздравление, будьте оригинальны — не используйте штампованные открытки из интернета в духе «Счастья! Здоровья!». Обратитесь к адресату по имени, обязательно поблагодарите за сотрудничество и отметьте ценность клиента для компании.
Экономим ресурсы
Собрать пакет документов или подарок — это только полдела, теперь предстоит найти курьера.
На что ориентироваться, по каким критериям искать?
Во-первых, по географии доставки. Обратите внимание не только на город, но и районы действия сервиса, учитывая адреса вашей компании и компании-получателя.
Во-вторых, по цене. Фиксированная цена на доставку — лучший вариант.
В-третьих, по времени ожидания. Подарки, например, можно доставить не только в офис, но и домой, если хорошо знакомы с получателем, а в офисе его в праздничный день не застали. А вот документы обычно нужны здесь и сейчас, а то и вообще «вчера». Так что ждать вас получатель весь день не станет, да и своей работы у него достаточно. Поэтому, обговаривая конкретный часовой интервал доставки, вы не крадете ни свое, ни чужое время.
В-четвертых, по отзывам. Тут, думаем, и так все понятно. В интернете можно найти информацию о любой службе доставки.
И, наконец, по способу расчета — наличными, картой, по безналу, выбирайте тот вариант, который вам подходит.
«Чекбокс» соответствует самым высоким ожиданиям и запросам:
- оперативные курьеры, работают в любом районе Москвы 10 км от МКАД, а еще вы найдете нас в Краснодаре;
- фиксированная цена по договору;
- часовые интервалы доставки;
- стабильно высокое качество сервиса и материальная ответственность;
- расчет по безналу и наличными — как угодно и удобно.
Доставка с Чекбоксом!
Наладьте доставку за один день или усильте штат курьеров!
Зафиксируйте цену по договору сейчас!
Оставьте заявку, наши менеджеры расскажут условия и помогут подключить все нужные именно вашему бизнесу бесплатные опции
Начать дискуссию