Ведение бизнеса

Создайте умного бухгалтер-бота за час (ладно, два): пошаговая инструкция

Когда зп? Где искать договор? Бот ответит за вас на любые вопросы сотрудников, пока вы сосредоточены на более важных задачах.
Создайте умного бухгалтер-бота за час (ладно, два): пошаговая инструкция
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Если бы бухгалтерам платили за каждый вопрос от сотрудников компании, который можно загуглить, найти на гугл-диске или в конце концов запомнить (с пятого раза-то!), они были бы миллионерами. Подскажете, кстати, какие документы нужны для устройства самозанятого?

Предлагаем вам решить эту проблему элегантно и быстро. Мы — по шагам рассказываем и показываем, как за 60 минут без кода и прочих технических сложностей создать бота, который ответит на любой вопрос. Вы — следуете инструкции, свободно выдыхаете и говорите нам спасибо. 

Если столкнётесь с трудностями на любом из шагов — пишите в комментарии. Подскажем, что делать. Если у вас в компании есть разработчики или другие технические специалисты, можете попросить помощи у них. Они могут справиться быстрее

Подождите, это что, придется писать код 

Нет. Мы будем делать бота с помощью no-code платформы Botpress. От вас потребуется только одна вещь — подготовить список вопросов, с которыми к вам обычно приходят, и написать на них ответы. Да, это займет какое-то время. Зато потом вам больше никогда не придется отвечать на эти вопросы в личке. Оно того стоит.

Этап 1. Делаем первые шаги в Botpress

  • Шаг 1. Заходим в Botpress и регистрируемся. Все бесплатно. Создаем бота, нажимая кнопку «Create chatbot».

  • Шаг 2. Попадаем в окно студии. Выбираем «Start from scratch» (начать с нуля). 

  • Шаг 3. Жмём кнопку «Use Template» (использовать шаблон). 

  • Шаг 4. Попадаем в рабочее поле Botpress. Видим 2 опции — старт и конец. Это называется ноды (nodes). Между стартом и концом мы будем вставлять еще ноды, которые и станут нашим сценарием работы бота.

Этап 2. Учим бота отвечать коллегам на «горящие» вопросы

  • Шаг 1. Начнем с простого: сделаем приветственное сообщение для коллег. Это чтобы они заходили в бот и сразу видели приветствие, а не пустоту. Нажимаем в ноде на значок текста и пишем туда первое сообщение, которое увидит ваш коллега. Например: «Привет! Это бот-бухгалтер».

  • Шаг 2. В правом нижнем углу экрана есть эмулятор (понимаем, сложно). В нем можно после каждого действия проверять, работает ли бот. А можно не тратить на это время и проверить только в конце.

  • Шаг 3. Создаем новую ноду. Для этого нажимаем на серую точку справа от ноды с приветствием и выбираем «Standard Node». 

  • Шаг 4. Эта новая нода будет просить человека задать вопрос и сразу отвечать на него. Но для начала давайте наведем немного красоты.

Нажимаем два раза на название «Standard1» и переименовываем ноду в «Вопрос». А соседнюю ноду с надписью «Add_Stuff_Here» можем переименовать в «Приветствие».

Технически это ни на что не влияет, но вам так будет понятнее, какая нода за что отвечает.

  • Шаг 5. Итак, мы хотели, чтобы человек мог задать нам вопрос. Для этого в ноде «Вопрос» нажмите кнопку «+Add Card». Слева у вас появится список карточек. 

  • Шаг 6. Найдите карточку «Raw Input». Нажмите на нее — она добавится в ноду. Эта карточка позволяет пользователю писать любой текст вам в ответ. Например, вопросы про бухгалтерию)

  • Шаг 7. Нажмите на карточку «Raw Input» и справа в поле «Question to ask the user» впишите любую фразу, которая даст пользователю понимание, что он может задать вопрос. Напишите, например, «Какой у тебя вопрос?» или «Задайте ваш вопрос». 

  • Шаг 8. Здесь же ищем поле «Select/Create variable» и вводим переменную «question». Так бот будет понимать, что здесь ему будут задавать вопросы.

  • Шаг 9. Добавляем в эту же ноду еще одну карточку. Нажимаем «+Add Card» в ноде «Вопрос» и выбираем карточку «Query Knowledge Bases». Это добавит базу знаний, которой пока нет. Но скоро будет.

  • Шаг 10. Нажимаем на карточку «Query Knowledge Bases» и вводим в поле «Query» конструкцию [[workflow.question]]*.  Можете текст просто скопировать отсюда. Только без точки!

*В коде квадратные двойные скобки заменяем на двойные фигурные, иначе конструкция не будет работать — прим. редактора.

Отлично, большая часть работы уже проделана. Пока отвлечемся от бота и пойдем делать базу знаний, из которой бот будет забирать ответы на вопросы.

Памятка по созданию бухгалтер-бота

Забирайте подробную инструкцию, чтобы она всегда была под рукой!

Бот ответит за вас на любые вопросы сотрудников, пока вы сосредоточены на более важных задачах

Заполните форму, вышлем памятку на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Этап 3. Создаем базу знаний

  • Шаг 1. В рабочем пространстве нажимаем на иконку книжки. 

  • Шаг 2. Видим, что есть много способов загрузить базу знаний. Можно загрузить PDF, вордовский документ и что угодно еще.

Мы обычно выбираем вариант «Rich Text» — у вас откроется редактор, куда вы можете просто закинуть текстом вопросы и ответы на них.

Сейчас мы напишем несколько вопросов и ответов для примера. Нажимаем на иконку «Rich Text».

  • Шаг 3. Попадаем в редактор и вводим вопросы и ответы. Мы для примера ввели три вопроса-ответа. В вашей базе знаний их может быть бесконечное число. Мы советуем добавить туда максимально возможное количество вопросов, которые вам обычно задают.

  • Шаг 4. Идем в эмулятор, чтобы проверить, работает ли бот и отвечает ли на вопросы. Ура, работает!

Обратите внимание, что мы спросили у бота «когда зп», а не «когда будет зарплата?» Бот умный и может понять, что у него спрашивают, даже если формулировка не совпадает с формулировкой в базе знаний.

Этап 4. Доделываем сценарий бота

Мы научили бота отвечать на вопросы. Но если человек задаст ему вопрос и получит ответ, бот завершит диалог. А вдруг у человека несколько вопросов? Давайте добавим возможность задать еще вопрос.

  • Шаг 1. Создаем новую ноду. Нажимаем на серую точку справа от ноды «Вопрос» и выбираем «Standard Node». 

Шаг 2. Нажимаем «+Add Card» и выбираем карточку «Single Choice». Это позволит нам спросить у человека, есть ли у него еще вопросы, и он сможет выбрать либо «да», либо «нет».

  • Шаг 3. Нажимаем на карточку «Single Choice» и справа в поле «Question to ask the user» вписываем «У тебя есть еще вопрос?», или «Остались вопросы?», или «Хотите спросить что-то еще?»

  • Шаг 4. Там же в поле «Сhoices» добавляем варианты «Да» и «Нет». 

Шаг 5. Проверяем, работает ли наш бот. Идем в эмулятор и видим, что работает.

Если нет — пройдитесь по инструкции еще раз. Возможно, вы что-то пропустили. 

  • Шаг 6. Если человек выбрал «Да», бот должен попросить его задать вопрос. Для этого мы жмем серую точку справа от «Да» и тянем линию до левого бока карточки «Вопрос».

Если человек выбрал «Нет», бот должен завершить диалог. Для этого мы жмем серую точку справа от «Нет» и тянем линию к ноде «End».

Этап 5. Бот готов. Осталось перенести его в Telegram (это сильно легче)

  • Шаг 1. Заходим в Botpress в поле «Integrations».

  • Шаг 2. Нажимаем на вкладку «Browse in Hub» и выбираем Телеграм. 

Шаг 3. Добавляем интеграцию. У нас просят токен от бота. Берем его в BotFather. Если не умеете создавать ТГ–ботов и находить токены, посмотрите минутное видео из интернетов:

  • Шаг 4. После того как вы получили токен и ввели его в Botpress, обязательно нажмите переключатель «Enable integration», чтобы он стал синеньким (справе сверху) и нажмите кнопку «Save configuration» (сохранить).

  • Шаг 5. Возвращаемся в нашу рабочую доску с нодами и нажимаем вверху синюю кнопку «Publish».

Шаг 6. Идем в Telegram и тестируем бота. Работает! 

Поздравляем! Если вы дошли до этого шага, это безусловная победа. Теперь вы можете делиться своим ТГ–ботом с коллегами и просить их задавать вопросы туда, а не вам, когда у вас горит отчетный период.

Важно: если сотрудник задал вопрос и не получил ответ, значит вы не внесли такой вопрос в базу знаний. Предупредите людей об этом. Пусть сотрудник пришлет вопрос вам — вы внесете его в базу знаний, нажмете кнопку «Опубликовать» в Botpress и снова будете наслаждаться тишиной в рабочих чатах.

С вами был Dbrain и инструкция о том, как облегчить рабочие будни. Можем разгрузить вас еще больше и автоматизировать работу с первичной документацией. Оставьте заявку.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали

Реклама: ООО «Дибрейн», ИНН 7702430367, erid: LjN8K948r

Комментарии

7
    • Dbrain

      Мэрси, очень приятно, снимаем 🎩

  • Дарья Ходаева

    На каком этапе нужно будет начинать платить?)

    • Dbrain

      Это суперважный вопрос. Спасибо, что спросили. В идеальном варианте — никогда) Платформа Botpress (которая никак не связана с нами) даёт бесплатный тариф, на котором можно создавать до 5 ботов (у вас один), которые могут принимать до 2 000 сообщений в месяц. Если вы знаете, что вам придет больше вопросов (ого), можно переходить на платный тариф: это $10 за каждые дополнительные 5 000 вопросов. Всё есть в прайсинге Botpress.

  • Здравствуйте. Ответы которые можно запрограммировать в чат-боте возможно сделать не статическими, к динамическими. Например, под конкретного клиента, который интересуется, сколько взносов по ОПС/ОМС ИП у него оплачено в этом году. Тогда, надо зайти в 1С или банкинг и сообщить сумму.

    Ну или подскажите пароль от личного кабинета ФНС. Тогда надо, что бы клиент себя идентифицировал и получил именно свой пароль.

    Возможно ли такое?

    • Dbrain

      Не разбирали такой кейс( Данный бот подходит только для вопросов от сотрудников, которые задают примерно одни и те же вопросы. Сделать более сложного бота, конечно, можно, но это будет совсем другая и более сложная схема. Если у вас в команде есть разраб, он сможет разобраться.

Европейский бизнес хочет обсуждать изменения в Налоговый кодекс РФ

В Госдуме стартовало детальное обсуждения совершенствования налогового законодательства и изменений в НК.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

☀️Лето ближе ― цены ниже! Онлайн-курсы «Клерка» по 3 690 рублей!

Приближаем лето горячими скидками на курсы для бухгалтера! Сейчас вы можете купить курсы по финансовому моделированию, ВЭД, УСН и управленке за 3 690 рублей! А курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля за 4 290 рублей.

☀️Лето ближе ― цены ниже! Онлайн-курсы «Клерка» по 3 690 рублей

Приближаем лето горячими скидками на курсы для бухгалтера! Сейчас вы можете купить курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля за 4 290 рублей. А курсы по финансовому моделированию, ВЭД, УСН и управленке за 3 690 рублей!

☀️Лето ближе ― цены ниже! Онлайн-курсы «Клерка» по 3 690 рублей
2
Лучшие спикеры, новый каждый день

Разрешили сезонную продажу алкоголя: главное условие

Госдума приняла закон, который разрешает продавать алкоголь на открытых сезонных верандах.

💥Обзор новостей: отдых в Норвегии отменяется, в лесах пошли боровики, новый проект — 200 тыс руб. за рождение ребенка до 25 лет

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.

4

Для налогообложения расходы инвесторов станут более прозрачными

Чтобы налоги с инвестиций рассчитывались корректно, брокеры будут обмениваться информацией с другими участниками рынка по заявлению инвестора.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как ИП совмещать УСН и патент в 2024 году

Допускается совмещать «упрощенку» и ПСН. Это может быть выгодно налогоплательщику — позволяет экономить на налоговых платежах, когда цена патента ниже, чем «упрощенный» налог. Расскажем, на что нужно обратить внимание, когда совмещаете спецрежимы. 

Как ИП совмещать УСН и патент в 2024 году

Сами с усами: не глупее паровоза. Про критические ошибки во время проверки

Нередко логика, вынесенная в заголовок, завершает наши встречи с частью подписчиков, которые обращаются к нам со своими проблемами. Оно и понятно: многие руководители и их бухгалтеры разменяли не первый десяток лет в бизнесе. И никого уже особо не напугать вызовом в налоговую или требованием о представлении документов.

Сами с усами: не глупее паровоза. Про критические ошибки во время проверки

До 16,5% от московского застройщика. Свежие облигации: А101 на размещении

Что может быть приятнее, чем облигации строителей? Разве что появление на долговом рынке нового солидного эмитента с высоким рейтингом, который предлагает хороший купон. Один из крупнейших девелоперов Москвы пришёл к инвесторам за деньгами. А они и рады. Смотрим дебютный выпуск с купоном до 16,5% (доходность до 17,81% YTM).

До 16,5% от московского застройщика. Свежие облигации: А101 на размещении

Три задачи HR-специалиста, которые поможет решить искусственный интеллект

Сегодня я хотел бы поговорить о применении искусственного интеллекта (ИИ) в сфере подбора персонала и о том, как мы можем извлечь из него пользу.

Три задачи HR-специалиста, которые поможет решить искусственный интеллект
Пенсии

Правило о пенсионном стаже смягчат для новых регионов

Тем, кто проходил военную службу в новых регионах до их объединения с Россией, засчитают этот период в стаж для формирования пенсии.

Контент для социальных сетей: особенности и идеи

Потребность в обращении за юридическими услугами зачастую возникает внезапно, однако поиск и выбор подходящего специалиста может оказаться сложной задачей. Консультации и юридическое сопровождение стоят дорого, а их результат влияет на финансы, время, эмоциональное состояние клиента.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Увольнение

Топ-5 ошибок бухгалтера при увольнении сотрудника в 2024 году

При увольнении работника бухгалтер и кадровик должны подготовить обязательные документы, сделать расчет, добавить запись в трудовую книжку и не забыть про СЗВ-ТД.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

«Аэрофлот» начнет продавать билеты по биометрии

Пассажиры смогут приобрети билет с помощью биометрических данных в собственных точках продаж «Аэрофлота».

В каких отраслях востребован аналитик 1С в 2024 году и сколько он зарабатывает?

Продукция 1С является лидером на российском рынке. По данным фирмы 1С, количество пользователей одной только «1С:Предприятие» перевалило за 1,5 млн. Согласно статистике, число организаций, использующих 1С продолжает расти, точно так же, как и потребность в специалистах.

В каких отраслях востребован аналитик 1С в 2024 году и сколько он зарабатывает?

Ответственность бухгалтера: материальная, административная, уголовная, субсидиарная. Кто отвечает за нарушения после увольнения главбуха? + Памятка для скачивания

Ответственность главного бухгалтера за неправильное ведение бухгалтерского учета может распространяться не только на период работы, но и выходить за его пределы. Новому главбуху тоже не стоит расслабляться, если не заметить вовремя ошибку предшественника, отвечать за нее придется самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1

Мы сверяли ЕНС: бухгалтеры расшифровывают акты от налоговой и даже возвращают переплату. 🧐«Ночной бухгалтер» № 1687

Даниил Егоров грозился, что скоро сверяться с ФНС не нужно будет вообще, но пока бухгалтеры с трудом пытаются привести к единому знаменателю данные личного кабинета и 1С. Зато есть и герои, которые не носят плащи, зато возвращают переплату и синхронизируют сальдо до копейки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Экономика России

СЭЗ названа одним из наиболее эффективных механизмов господдержки

Заместитель министра строительства и ЖКХ Вадим Васильев заявил, что свободная экономическая зона стала одним из наиболее эффективных механизмов государственной поддержки, направленной на перезапуск реального сектора экономики ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.

Новый тариф обучения на «Клерке»! Курс «Бухгалтер маркетплейса» с поддержкой преподавателя

На протяжении всего курса вы сможете задавать вопросы преподавателям на онлайн-встречах. Эксперты помогут разобраться в любой теме, покажут примеры из практики, дадут обратную связь, чтобы вы получили максимум пользы и знаний от курса.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Трудовое право

Для двух категорий расширили преимущественное право на трудоустройство

Сегодня Совет Федерации одобрил ряд законов, которые повышают эффективность государственных гарантий и прав граждан в сфере занятости населения.