Как убедить руководство внедрить распознавание документов в бухгалтерии

Мало того, что кропотливый процесс требует максимум концентрации и внимания, так он еще и невероятно скучный! Поэтому обработку первички нередко стараются «спихнуть» на молодых, неоперившихся сотрудников — такое решение, кстати, чревато тем, что потом придется исправлять многочисленные огрехи и платить рублем. Или вообще нанимают на этот участок работы отдельного бухгалтера, с железной выдержкой и орлиным зрением. 

Решение есть — доверить распознавание документов и автоматический ввод в программу искусственному интеллекту. Но как убедить директора вложиться в еще одно, очень нужное ПО?

Оперируйте цифрами!

Собственники бизнеса так уж устроены: обожают считать деньги и получать прибыль. Поэтому главный аргумент хитрого бухгалтера — сфокусировать внимание руководства не на затратах, а на выгоде.

Прикинем вместе. 

Superjob подсказывает, что средняя зарплата бухгалтера в Москве на 2024 год — 75 000 рублей в месяц. Именно такой оклад получает Ольга Григорьевна в компании «Луч». В день ей приходится заводить в программу 20–30 комплектов первички (накладных, счетов-фактур, счетов на оплату). На обработку каждого она тратит 7–10 минут. В общей сложности, рутинная задача отнимает 2–5 рабочих часов бухгалтера. 

Если перевести трудозатраты в рубли, получается, что 

• от 18 744 ₽ до 46 860 ₽ ежемесячно работодатель тратит только на оплату указанного функционала.

С помощью программы автоматического распознавания долгие минуты ручного труда сокращаются до нескольких секунд и пары кликов. А бухгалтер из исполнителя трансформируется в проверяющего. Остается только проконтролировать корректность отображенных данных, и далее — заняться другими, более важными задачами на благо развития бизнеса.

Подсветите прочие преимущества автоматизации

Подробный расчет экономии не убедил вашего руководителя? Переходите к запасным аргументам. 

1. Минимизация риска ошибок.

Каким бы опытным и внимательным не был бухгалтер, под конец дня у живого человека «замыливается глаз». Иногда в учетную программу закрадываются нестыковки: в сумме появляются лишние нули, пропадают копейки или цены двух похожих позиций в накладной меняются местами. Даже незначительные огрехи потом вылезают на бухгалтерском балансе, в налоговой и управленческой отчетности. 

Приходится перепроверять все первичные данные, а это опять — дополнительное время, деньги, нервы. Ошибки же чреваты для компании доначислением налогов и штрафами, например, по НДС в случае некорректно оформленного счета-фактуры.

Автоматический процесс распознавания сводит риски к минимуму хотя бы потому, что контроль получается многоступенчатый: сначала документ обрабатывает программа, затем корректность введенных данных отслеживает специалист. Второй момент — искусственный интеллект не знает ни хандры, ни усталости. Но зато обладает первоклассной памятью и логикой. 

2. Максимально быстрая отгрузка товаров конечным покупателям. 

Сырье, материалы, готовые изделия к перепродаже не залеживаются на складе, а сразу пускаются в оборот. Так что сейлз-менеджеры компании тоже останутся довольны.

3. Распознавание других документов.

Помимо бухгалтерской первички, автоматизировать можно обработку прочей документации, на проверку которой уходит уйма времени: персональных данных сотрудников, входящей корреспонденции, локальных нормативных актов, учредительных доков контрагентов и т.д.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали!

Попробовать

Какие документы распознает программа 

На самом деле, любые. Неважно, формализованы ли они или нет, напечатаны на унифицированных бланках или придуманы контрагентом самостоятельно. 

Вот примерный перечень документов, с распознаванием и классификацией которых справляется искусственный интеллект:

• товарные накладные;

• ТТН;

• акты выполненных работ;

• универсальные передаточные документы (УПД);

• счета-фактуры;

• счета на оплату;

• договоры и дополнительные соглашения;

• приказы и прочие локальные документы компании;

• корреспонденция от клиентов и контрагентов.

Как это процесс выглядит на практике?

Бухгалтер получает комплект первички — допустим, накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру. Если документы пришли на бумажных носителях с синей печатью и подписью, необходимо сначала их отсканировать вручную или просто сфотографировать и загрузить в программу распознавания. 

Если же ваша компания использует ЭДО, и обмен накладными происходит в электронном формате при помощи ЭП и с приложением машиночитаемой доверенности, то сервис автоматически «заберет» файлы на обработку. И уже через несколько секунд данные подгрузятся в учетку.

Пример документов — от простого к сложному, с которыми справляется сервис Dbrain:

Пара позиций в счете или подробный сложный документ с множеством полей — программа автоматического распознавания справится с задачей одинаково хорошо. 

Маршрут, который проходит документ всего за несколько секунд после загрузки в Dbrain:

1. Классификация — программа находит в изображении документ и присваивает тип: накладная, счет-фактура, акт и т.п. При необходимости может перевернуть изображение или зеркально его отобразить.

2. Распознавание — последовательно обрабатывает изображение, распознает в нем текст.

3. Оценка корректности результата, поиск ошибок.

4. Проверка и идентификация печатей и подписей в документе.

И последний довод в копилку аргументов для руководства: демо на ваших документах ничего не будет стоить! Попробовать автоматическое распознавание первичных документов можно бесплатно, чтобы оценить возможности сервиса и пользу конкретно для вашего бизнеса.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали!

Попробовать

Реклама: ООО «Дибрейн», ИНН 7702430367, erid: LjN8KJQjN