Первичные документы

Как убедить руководство внедрить распознавание документов в бухгалтерии

Какая часть работы бухгалтера заставляет глаз дергаться особенно нервно? Готовы поспорить: правильный ответ сейчас всплыл у вас в голове сам собой: ввод первички в учетную программу.
Как убедить руководство внедрить распознавание документов в бухгалтерии
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Мало того, что кропотливый процесс требует максимум концентрации и внимания, так он еще и невероятно скучный! Поэтому обработку первички нередко стараются «спихнуть» на молодых, неоперившихся сотрудников — такое решение, кстати, чревато тем, что потом придется исправлять многочисленные огрехи и платить рублем. Или вообще нанимают на этот участок работы отдельного бухгалтера, с железной выдержкой и орлиным зрением. 

По смелым статистическим данным, на заведение первичной документации специалист тратит 50–70% рабочего времени. Если компания развивается и объемы продаж растут, то и количество документов увеличивается в геометрической прогрессии. 

Решение есть — доверить распознавание документов и автоматический ввод в программу искусственному интеллекту. Но как убедить директора вложиться в еще одно, очень нужное ПО?

Оперируйте цифрами!

Собственники бизнеса так уж устроены: обожают считать деньги и получать прибыль. Поэтому главный аргумент хитрого бухгалтера — сфокусировать внимание руководства не на затратах, а на выгоде.

Ваша задача — рассчитать, сколько реальной прибыли можно получить при автоматизации наиболее рутинного и трудозатратного процесса, и идти к директору с предложением, уже имея на руках конкретные цифры.

Прикинем вместе

Superjob подсказывает, что средняя зарплата бухгалтера в Москве на 2024 год — 75 000 рублей в месяц. Именно такой оклад получает Ольга Григорьевна в компании «Луч». В день ей приходится заводить в программу 20–30 комплектов первички (накладных, счетов-фактур, счетов на оплату). На обработку каждого она тратит 7–10 минут. В общей сложности, рутинная задача отнимает 2–5 рабочих часов бухгалтера. 

Если перевести трудозатраты в рубли, получается, что 

  • от 18 744 ₽ до 46 860 ₽ ежемесячно работодатель тратит только на оплату указанного функционала.

На сайте Dbrain есть Калькулятор выгоды. Введите исходные данные: количество документов, примерное время обработки, зарплату сотрудника, и получите расчет экономии в рублях и часах. 

С помощью программы автоматического распознавания долгие минуты ручного труда сокращаются до нескольких секунд и пары кликов. А бухгалтер из исполнителя трансформируется в проверяющего. Остается только проконтролировать корректность отображенных данных, и далее — заняться другими, более важными задачами на благо развития бизнеса.

Подсветите прочие преимущества автоматизации

Подробный расчет экономии не убедил вашего руководителя? Переходите к запасным аргументам. 

1. Минимизация риска ошибок.

Каким бы опытным и внимательным не был бухгалтер, под конец дня у живого человека «замыливается глаз». Иногда в учетную программу закрадываются нестыковки: в сумме появляются лишние нули, пропадают копейки или цены двух похожих позиций в накладной меняются местами. Даже незначительные огрехи потом вылезают на бухгалтерском балансе, в налоговой и управленческой отчетности. 

Приходится перепроверять все первичные данные, а это опять — дополнительное время, деньги, нервы. Ошибки же чреваты для компании доначислением налогов и штрафами, например, по НДС в случае некорректно оформленного счета-фактуры.

Автоматический процесс распознавания сводит риски к минимуму хотя бы потому, что контроль получается многоступенчатый: сначала документ обрабатывает программа, затем корректность введенных данных отслеживает специалист. Второй момент — искусственный интеллект не знает ни хандры, ни усталости. Но зато обладает первоклассной памятью и логикой. 

Dbrain легко распознает что-то новенькое: даже бумагу, которую раньше не видела ни одна живая душа и ни одна система.

2. Максимально быстрая отгрузка товаров конечным покупателям. 

Сырье, материалы, готовые изделия к перепродаже не залеживаются на складе, а сразу пускаются в оборот. Так что сейлз-менеджеры компании тоже останутся довольны.

3. Распознавание других документов.

Помимо бухгалтерской первички, автоматизировать можно обработку прочей документации, на проверку которой уходит уйма времени: персональных данных сотрудников, входящей корреспонденции, локальных нормативных актов, учредительных доков контрагентов и т.д.

Важно, что IDP-система, в отличие от широко распространенной OCR, структурирует документ в точности, как в бумажном оригинале, безошибочно разбивает кипу файлов по типам — счета-фактуры, накладные, УПД, счета на оплату и т.д., — умеет находить и идентифицировать печати и подписи.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали!

Какие документы распознает программа 

На самом деле, любые. Неважно, формализованы ли они или нет, напечатаны на унифицированных бланках или придуманы контрагентом самостоятельно. 

Вот примерный перечень документов, с распознаванием и классификацией которых справляется искусственный интеллект:

  • товарные накладные;

  • ТТН;

  • акты выполненных работ;

  • универсальные передаточные документы (УПД);

  • счета-фактуры;

  • счета на оплату;

  • договоры и дополнительные соглашения;

  • приказы и прочие локальные документы компании;

  • корреспонденция от клиентов и контрагентов.

Как это процесс выглядит на практике?

Бухгалтер получает комплект первички — допустим, накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру. Если документы пришли на бумажных носителях с синей печатью и подписью, необходимо сначала их отсканировать вручную или просто сфотографировать и загрузить в программу распознавания. 

Если же ваша компания использует ЭДО, и обмен накладными происходит в электронном формате при помощи ЭП и с приложением машиночитаемой доверенности, то сервис автоматически «заберет» файлы на обработку. И уже через несколько секунд данные подгрузятся в учетку.

Пример документов — от простого к сложному, с которыми справляется сервис Dbrain:

Пара позиций в счете или подробный сложный документ с множеством полей — программа автоматического распознавания справится с задачей одинаково хорошо. 

Современные системы работают со сканами и фото, поддерживают наиболее распространенные форматы файлов: JPEG/JPG, PDF, PNG, TIFF и другие.  Не вызовет затруднений и обработка многостраничных документов, файлов разного уровня качества или сочетающих сразу несколько разных форматов, например, текст и табличные данные в Excel.

Маршрут, который проходит документ всего за несколько секунд после загрузки в Dbrain:

  1. Классификация — программа находит в изображении документ и присваивает тип: накладная, счет-фактура, акт и т.п. При необходимости может перевернуть изображение или зеркально его отобразить.

  2. Распознавание — последовательно обрабатывает изображение, распознает в нем текст.

  3. Оценка корректности результата, поиск ошибок.

  4. Проверка и идентификация печатей и подписей в документе.

Описание этапов данного процесса сейчас заняло больше времени, чем он происходит в реальности. Благодаря сервису Dbrain даже самая рутинная и монотонная работа может быть увлекательной и мгновенной. 

И последний довод в копилку аргументов для руководства: демо на ваших документах ничего не будет стоить! Попробовать автоматическое распознавание первичных документов можно бесплатно, чтобы оценить возможности сервиса и пользу конкретно для вашего бизнеса.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали!

Реклама: ООО «Дибрейн», ИНН 7702430367, erid: LjN8KJQjN

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
99

Комментарии

6
  • Жанна

    Очередная реклама, написанная человеком, не имеющем представления о реальном рабочем процессе бухгалтера.

    В день ей приходится заводить в программу 20–30 комплектов первички (накладных, счетов-фактур, счетов на оплату).

    С помощью программы автоматического распознавания долгие минуты ручного труда сокращаются до нескольких секунд и пары кликов.

    Почему никогда никто не учитывает время на то, что пакет документов надо сначала раскрепить, потом отсканировать, а там часть документов может быть разного формата, одно- или двухстронних, мятых, грязных и т.п., потом документы надо скрепить, а файл переименовать. Тот, кто этим занимался, знает, что на это явно не несколько секунд уходит.

    А бухгалтер из исполнителя трансформируется в проверяющего. Остается только проконтролировать корректность отображенных данных, и далее — заняться другими, более важными задачами на благо развития бизнеса.

    А вот тут, скорее всего, по совету таких рекламных советчиков, бухгалтер просто будет уволен, т.к. никто не будет ему платить столько же, если остальная его работа будет занимать "несколько секунд", а оставшиеся 30% работы молча распределят на других без доплаты.

    И главный вопрос: что с сопоставлением номенклатуры? Ну отсканировала программа с каждого документа отдельную номенклатуру и расплодила 40 позиций по сути одного и того же товара. Далее кто этим занимается?

    • VadimBA

      Ну отсканировала программа с каждого документа отдельную номенклатуру и расплодила 40 позиций по сути одного и того же товара. Далее кто этим занимается?

      Дальше этим будет заниматься специалист, который будет изымать из документооборота дублирующую номенклатуру.

    • vvanna12

      Дальше начинается самый "увлекательный"процесс, найти эти номенклатуры и все поставить на место, еще много занимательных часов. А бухгалтер уже уволен.

Новые лимиты для УСН, куда поехать в отпуск, автоматический статус по налоговому резидентству. 💃«Ночной бухгалтер» № 1705

Лимиты на УСН изменятся, а право на работу без НДС или по пониженным ставкам будет утрачено при новых условиях. Где отдохнуть летом в России – 5 популярных направлений. Статус налогового резидента ФНС будет определять автоматически. И другие новости этого дня.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Валюта

Центробанк понизил курс доллара до 87 рублей

Официальный курс евро на 19 июня также упал до 93,23 рубля.

Рестораны Санкт-Петербурга нажились на ПМЭФ-2024

По сравнению с экономическим форумом 2023 года, в этом году обороты туристического бизнеса выросли примерно на 30%, а средние чеки общепита и отелей подскочили на 9-20%.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Социальные пособия

Новая семейная выплата по НДФЛ: кому, когда и сколько

Часть НДФЛ, уплаченного за 2025 год, можно будет вернуть. Выплата положена семьям с детьми, у которых невысокие доходы.

Новая семейная выплата по НДФЛ: кому, когда и сколько
Зарплата

Оклады воспитателей в детсадах могут поднять

Базовый оклад воспитателя детского сада должен быть не ниже двух региональных МРОТ, заявила первый зампред комитета Госдумы по просвещению Яна Лантратова.

ВЭД

Первичка на иностранном языке в налоговом учете

Российские компании сотрудничают с зарубежными партнерами. В связи с этим бухгалтеры нередко сталкиваются с первичными учетными документами, составленными на иностранном языке. Нужно ли переводить такие документы на русский, как учесть траты на перевод, расскажем в нашей статье.

Первичка на иностранном языке в налоговом учете
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
ФСБУ НМА

Модернизация нематериальных активов (НМА) по ФСБУ 14/2022 в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

В этой же публикации мы поговорим о модернизации нематериальных активов, то есть об улучшении объектов НМА, в результате которого повышаются первоначально принятые нормативные показатели их функционирования. Вас ждет подробный разбор законодательства с большим практическим примером в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. 

Модернизация нематериальных активов (НМА) по ФСБУ 14/2022 в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

В КоАП и УК уточнят ответственность за нарушения в сфере закупок

Госдума в первом чтении приняла два законопроекта правительства с поправками об ответственности за нарушения в сфере закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Ошибки, которые на работе хоть раз совершал каждый. И как после них выплывать

Ошибок бояться — на работу не ходить. Они не просто неизбежны, но важны для профессионального роста, даже если в моменте вызывают дискомфорт / смущение / желание дауншифтнуть. Расскажем о пяти ошибках, которые совершает за свою карьеру каждый, а также подскажем, как справиться с последствиями и предотвратить оплошность в будущем.

Ошибки, которые на работе хоть раз совершал каждый. И как после них выплывать
Общество

Володин: видеоформаты в обучении нужны, когда по‑другому нельзя

По мнению председателя Госдумы Вячеслава Володина, нужно сделать все, чтобы учитель общался напрямую с учеником и родителем, а не в чатах.

УСН

💰 Когда будет утрата права на УСН в 2025 году: таблица + важное замечание налогового инженера

С 2025 года не будет повышенных ставок по УСН (8% и 20%), но лимит дохода будет значительно выше. При его превышении право на УСН утрачивается. А вместе с ним и право на ставку НДС 7%.

Правительство поддержит производителей подъемно-транспортного оборудования

Кабмин принял решение поддержать производителей отдельных видов подъемно-транспортного оборудования, востребованного в промышленности, строительстве, сельском хозяйстве, горном деле, туризме и других отраслях.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Сбер нашел фейковое приложение в App Store

Сотрудники банка предупредили клиентов, чтобы они не устанавливали приложение «Сбер: новый доступ в Сбол». Его создали мошенники.

⚡️ Итоги дня: с июля подорожает крепкий алкоголь, «Леруа Мерлен» меняет название, а в Таиланде создали кожу из ананасовых листьев

Подготовили обзор главных событий дня — 18 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Подготовка к открытию магазина в ТЦ: инструкция для арендатора

Представим, что предприниматель уже выбрал торговый центр для своего магазина. Что дальше? Как подготовить магазин к открытию? Как оптимизировать расходы на ремонт? Какие документы и разрешения потребуются для проведения работ? И как при этом не нарваться на штрафы?

Подготовка к открытию магазина в ТЦ: инструкция для арендатора

Фермерам разрешили размещать туристов в гостевых домах на хозяйственных землях

Предприниматели не утратят статус производителя сельского хозяйства, если будут оказывать услуги по размещению туристов на своих землях.

УК РФ

Для владельцев «резиновых квартир» хотят ввести уголовную ответственность

Депутаты во главе с Сергеем Мироновым (фракция СРЗП) внесли в Госдуму законопроект, который вводит уголовную ответственность за содействие в нелегальном оформлении российского гражданства мигрантами.

Что нужно знать о профессии «специалист по кадрам»

Всем привет! Это продакт-менеджер сервиса Клерк.Работа, и здесь я буду делиться полезными статьями о поиске работы, рассказывать, какие специалисты востребованы на рынке и какие компетенции стоит развивать сейчас. А пока мы разберем, кто такой специалист по кадрам, что входит в его обязанности и сколько он за это получает.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
ОСАГО

Госдума отменит обязанность оформлять ОСАГО при регистрации автомобиля

Для постановки автомобиля на учет будет не нужно предварительно заключать договор ОСАГО.

Интересные материалы

Роспотребнадзор на законодательном уровне запретит навязывать услуги потребителям

Продавцы не смогут включать в форму основного договора дополнительные условия по иным платным услугам.