Электронный обмен товарной и нетоварной первичкой – как ЭДО делает «Подружка»

Сеть магазинов косметики и парфюмерии «Подружка» (ООО «Табер Трейд») ушла от бумаги при работе с первичными учетными документами товарного и нетоварного характера. Автоматизирован не только обмен, но и внутренний процесс обработки документов. Как это работает, этап за этапом мы описали в статье.
936 276
Электронный обмен товарной и нетоварной первичкой – как ЭДО делает «Подружка»

Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») – это более 230 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в разных регионах России. Кроме фирменных магазинов, компания развивает продажи через интернет-магазин.

Контрагентов много, документов много – как улучшить работу?

Компания «Табер Трейд» имеет множество отделений по всей стране, а специфика работы торговой сети подразумевает взаимодействие с сотнями поставщиков товаров. Количество документов огромное, и минимизировать издержки помог переход на электронное взаимодействие с контрагентами через сервисы обмена.

В «Табер Трейд» подключились сразу к нескольким сервисам обмена, так как контрагенты работают с разными решениями. Учитывая высокий трафик документооборота и особенности обработки первичной документации, потребовался серьезный пересмотр всего процесса.

Почему потребовалась оптимизация работы с первичными учетными документами (ПУД):

  1. компании приходится работать с несколькими сервисами обмена;
  2. не было единого электронного финансового архива документов;
  3. согласование документов затягивалось – нужен был удобный инструмент согласования;
  4. нацеленность руководства на централизацию бизнес-систем компании для удобства администрирования.

Решение: внедрить единую систему приема, согласования и хранения электронных финансовых документов из разных сервисов обмена.

Нетоварные первичные учетные документы – система делает, а человек контролирует

Задачи:

1.    Автоматизировать работу с нетоварными первичными учетными документами, поступающими из сервисов обмена.

2.    Организовать электронный финансовый архив документов.

У нетоварных сделок, связанных с арендой помещений, рекламой, хозяйственными закупками и т.д., есть важная особенность – условия каждой сделки индивидуальны. Именно поэтому работа с такими документами подразумевает дополнительные согласования и проверки.

Как это работает

  1. Первичный документ поступает из сервиса обмена (от контрагента) прямо в систему электронного документооборота, где автоматически связывается с договором по сделке. Все документы по договору образуют единый комплект, так легче найти всю информацию по сделке при наличии соответствующих прав доступа.
  2. Система электронного документооборота (СЭД) автоматически определяет ответственного за обработку менеджера – как правило, это сотрудник, который заключал сделку (ответственный за договор) или за кем закреплена организация-контрагент. В СЭД ответственному за обработку приходит задача на рассмотрение входящего ПУД – ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки.
  3. После согласования ПУД ответственным задача автоматически направляется бухгалтеру. Как только документ согласуется в СЭД, он автоматически подписывается квалифицированной электронной подписью (ЭП) ответственного, документ заносится в 1С для отражения в учете, и ответ отправляется контрагенту через сервис обмена.

Документы подписывают квалифицированной ЭП, и это гарантирует их неизменность и юридическую значимость.

Товарные первичные учетные документы. Скучать по «ручному» процессу не будут

Задачи:

1.    Автоматизировать работу с товарными первичными учетными документами, которые сопровождают процесс заказа-приемки товара.

2.    Организовать хранение полученных файлов в едином финансовом архиве.

Документы по товарным сделкам, связанные с непосредственной деятельностью – приобретением продукции для последующей продажи, как правило, однотипны. Процессы проверки и обработки таких ПУД давно четко выстроены, однако их количество велико.

Как это работает

  1. Заказ на поставку отправляется через EDI-систему. Поставщик комплектует его и отправляет, а «Табер Трейд» получает уведомление об отгрузке с полным перечнем информации по товару (размер, вес, наименование, количество и т.д.).
  2. После приемки товара сотрудник «Табер Трейд» направляет поставщику уведомление о приемке с информацией по фактически принятому товару, это помогает сформировать корректный счет-фактуру. На основе этого уведомления в учетной системе создается проект проводки.
  3. После получения уведомления о приемке товара поставщик создает универсальный передаточный документ (УПД), который отправляется в «Табер Трейд» через сервис обмена.
  4. Пришедший в «Табер Трейд» УПД автоматически загружается в систему электронного документооборота. Также по номеру заказа УПД сверяется с проектом проводки в учетной системе. Проверяется соответствие: суммы заказа, суммы НДС, GLN (международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции).
  5. Если сверка прошла успешно, то СЭД автоматически подписывает документы квалифицированной ЭП утверждающего (ответственный сотрудник определяется по организации-контрагенту). После подписания документа ЭП автоматически создается проводка в учетной системе, затем УПД направляется поставщику через сервис обмена.
  6. Если документ в учетной системе не был найден или выявились расхождения, то в СЭД автоматически формируется задание бухгалтеру с результатом сверки. После устранения расхождений документ отправляется на повторную проверку или оформляется отказ. Ответ контрагент получает через сервис обмена.

Если проект проводки в учетной системе и УПД были составлены корректно, процесс с момента получения документа в сервисе обмена до отправки подписанного экземпляра контрагенту проходит без участия человека.

За что сказать спасибо автоматизации?

Единый финансовый архив, организованный в системе электронного документооборота, обеспечивает безопасность хранимой информации с учетом прав доступа, при этом поддерживается работа как с формализованными, так и с неформализованными документами. Также в системе Directum предусмотрены специальные сценарии подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов, а документы выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.

За счет автоматизации процесса регистрации и отправки УПД контрагенту сократились издержки на доставку, проверку и подписание документов. Факты отправки, получения и возврата строго контролируются.

Интеграция сервисов обмена и системы электронного документооборота на базе Directum сыграла решающую роль в оптимизации внутреннего цикла согласования ПУД. На сегодняшний день «Табер Трейд» выделяет несколько ключевых преимуществ такого подхода:

  • обработка товарных и нетоварных ПУД в системе подразумевает строгую маршрутизацию документов – соблюдаются все регламенты и влияние человеческого фактора снижается;
  • процесс обработки ПУД по товарному документообороту возможен без участия человека, благодаря чему освобождается полезное время сотрудников;
  • все финансовые документы организации хранятся в едином архиве, который облегчает поиск информации и подготовку к проверкам, обеспечивает контроль доступа к данным.

Начать дискуссию

Тонкое искусство управления дедлайнами

Ежедневники, блокноты, календари, заметки в телефоне, стикеры, бумажечки и даже тыльная сторона ладони… Все это — инструменты, которые многие используют для фиксирования важных событий и дат. При таком управлении дедлайнами постоянная спешка, опоздания по срокам и недовольные клиенты — неизменные компаньоны. Далее расскажем, как от них избавиться.

Тонкое искусство управления дедлайнами

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Предприниматели оформили рекордное число кредитов с плавающей ставкой

Число кредитов, процентная ставка которых привязана к ключевой, уже выросла почти до 50%. Бизнес уверен, что ЦБ снизит ключевую ставку, а вместе с ней сократятся проценты по займам.

УСН

ИП на УСН «доходы» не нужно заявление на зачет взносов 1%

Срок уплаты взносов ИП 1% с дохода свыше 300 тысяч рублей за 2023 год – 01.07.2024. Но можно не тянуть до последнего, а оплатить уже сейчас.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Chanel завершает свой бизнес в России

Компания Chanel решила полностью уйти с российского рынка. Ей могут грозить неустойки по договорам аренды, которые оценивают в десятки миллионов рублей.

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать

В малом бизнесе владелец может учитывать все финансовые движения в уме. Однако когда операции разрастаются, а их отслеживание становится сложным, приходит время заняться финансовым планированием.

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать
НДФЛ

Оплата вынужденного прогула облагается НДФЛ

Если увольнение сотрудника было признано незаконным и через суд он добился восстановления и оплаты вынужденного прогула, то такая оплата – это облагаемый НДФЛ доход.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

❗ Компания может попасть на штраф, если при переходе на ЕНС переплату по одному налогу ФНС зачла в счет долга по другому

За неумышленную неуплату налога из-за занижения базы или иного неправильного исчисления предусмотрен штраф 20% от суммы налога (по п. 1 ст. 122 НК).

104

Сколько длится дело по субсидиарке? Что приводит к затягиванию суда

Длительность рассмотрения дела связана с разными факторами. Разберем, что приводит к затягиванию рассмотрения дела в суде

Объявления об онлайн-продаже табака могут заблокировать без решения суда

Чтобы заблокировать интернет-ресурс с информацией о дистанционной продаже табачной продукции, понадобится больше 3-х месяцев. Власти хотят ввести механизм внесудебной блокировки — такой же, какой сейчас действует в отношении алкоголя.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент

Маяковский считал, что театр — это не отображающее зеркало, а увеличительное стекло. Если продолжить эту мысль поэта, то юмор — это не отображающее зеркало и даже не увеличительное стекло.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент
224

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
НДС

Уточнят нормы НК об НДС 0% при экспорте

Торгово-промышленная палата России (ТПП) предложила исключить двойное толкование норм о международной перевозке с точки зрения налогового законодательства.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

За уклонение от исправительных работ будут чаще сажать под стражу

Минюст разработал законопроекты, регулирующие вопрос заключения под стражу осужденных, которые уклоняются от принудительных работ.

Дивиденды апреля. Ну вот, опять богатеть

Обновил дивидендный календарь, оставил дивиденды, которые утверждены на апрель, а также известные дивиденды на май, а то в апреле дивидендов совсем уж мало. Возможно, ещё появятся, ведь начинается главный дивидендный сезон, когда компании начинают выплачивать финальные годовые дивиденды, у многих из которых нет промежуточных.

Дивиденды апреля. Ну вот, опять богатеть
66

«Утренний бухгалтер» № 5608. Будут изменения по имущественным налогам

Законопроект уже внесен в думу.

УСН

⚡ Срочное разъяснение ФНС: как заполнить уведомление о переходе на УСН

В форме 26.2-1 ювелиры должны ставить код налогоплательщика — 4, но можно и 3.

183

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
355
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

556
ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
393

Интересные материалы

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

171