Кому выгоден перевод трудовых книжек в электронный вид?

Законопроект о переходе на электронные трудовые книжки приняли, а будет ли это выгодно работодателям и сотрудникам?

Так ли нужны трудовые книжки в современном мире?

Если рассуждать по-крупному, сведения из трудовых книжек нужны в следующих случаях:

• Работодателю при принятии на работу сотрудника. Как минимум, для корректного исчисления стажа при расчёте больничных. Как максимум, убедиться, что на собеседованиях сотрудник сообщил правдивую информацию о предыдущем опыте работы;
• Пенсионному фонду требуется подтверждение страхового стажа при расчёте будущей пенсии по старости для конкретного человека. Согласно п.2, ст.3 Федерального закона № 400 от 28.12.2013 «О страховых пенсиях» страховой стаж – это суммарная продолжительность периодов работы и/или иной деятельности, за которые уплачивались страховые взносы в ПФР, а также других периодов (служба в армии, отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет и т.д.).

Казалось бы, для расчёта стажа ПФР может использовать данные начисления взносов по конкретному человеку разными работодателями, так как они уже находятся в распоряжении ПФР. Сложность в том, что до появления СНИЛСов (1996 г.) работодатели делали перечисления в ПФР в целом по организации без деления суммы перечислений на конкретных работников. Поэтому подтверждением факта работы до 1996 года у конкретных работодателей будет именно трудовая книжка.

Ещё одна проблема заключается в недобросовестности отдельных работодателей, которые не всегда перечисляют взносы за своих работников, хотя должны. В такой ситуации трудовая книжка позволит Пенсионному фонду корректно высчитать страховой стаж.

Подтвердить стаж можно не только с помощью трудовой книжки — об этом пишет и сам ПФР на своём сайте. В качестве доказательства можно предоставить трудовые договоры, справки с мест работы и т.д. Но сотруднику удобнее принести в Пенсионный фонд не кипу документов, а всего один – трудовую книжку.

Почему выгоден переход на ЭТК?

Перейти на электронные трудовые книжки (ЭТК) выгодно всем по разным причинам.

В случае с бумажными трудовыми книжками нередко возникали ситуации, когда работодатель не выдавал их работнику, не отмечал те или иные позиции в документе и допускал ошибки при внесении данных. В конечном счёте страдал работник, который никак не был застрахован от таких ситуаций.

Электронные трудовые книжки решают эти проблемы. А ещё у работника появляется доступ к сведениям о трудовой деятельности в личном кабинете на сайте ПФР. Он может:

• контролировать действия работодателя: своевременно ли последний передаёт сведения о трудовой деятельности в ПФР;
• не ждать выдачи трудовой книжки на руки при увольнении: можно будет запросить сведения в личном кабинете на сайте ПФР либо через МФЦ и передать их будущему работодателю.

Что получает работодатель при переходе на ЭТК:

• с него снимается ответственность за хранение бумажных трудовых книжек;
• за счёт использования сервиса ПФР исключаются человеческие ошибки при передаче сведений о трудовой деятельности.

В целом снижается риск потерять трудовую книжку. Это актуально и для работников, и для работодателей.

Возможно, не все работники психологически готовы отказаться от понятной бумажки в пользу непонятного личного кабинета на сайте ПФР. Работодателю стоит поддержать государство и разъяснить сотрудникам их выгоды, чтобы в выигрыше были все.

Как ещё улучшить работу с ЭТК?

Передача сведений о трудовой деятельности в ПФР – первый большой шаг на пути к полному отказу от бумажных трудовых книжек. Есть ещё как минимум 2 шага, которые необходимо сделать.

Сегодня отказ от ведения бумажной трудовой книжки не избавит работника от необходимости хранить трудовую и предоставлять её при трудоустройстве. Причина кроется в том, что работодателей обязали передавать данные только о последних кадровых событиях. Информация о более ранних, которые имели место до 2020 г., останется исключительно в бумажной трудовой книжке. С решением проблемы помогла бы оцифровка бумажных трудовых. У ПФР нет возможности получить эти сведения из других ведомств, поэтому такие работы лягут полностью на работодателей.

Например, Ивану Ивановичу 50 лет, он сменил 7 мест работы, у него было несколько повышений на каждом предприятии. Таких Иванов Ивановичей на крупном заводе может быть тысяча. Кадровики рискуют потратить несколько лет на передачу в ПФР всего объёма сведений. Облегчить задачу может наличие учётной кадровой системы и настроенная интеграция с сервисом ПФР.

Сейчас у работодателя нет возможности проверить сведения о трудовой деятельности работника до 2020 г., которые он предоставляет при трудоустройстве. Проблемы бы не возникло, если бы у работодателей был прямой доступ к сведениям, хранящимся в ПФР. Аналогичный механизм уже реализован в банках. Для принятия решения о выдаче кредита банк отправляет запрос о перечисленных взносах в ФНС напрямую и практически мгновенно получает ответ. При этом не требуется оформление справки 2-НДФЛ. Единственное, банк просит у человека, который оформляет кредит, письменное согласие на осуществление таких действий. Реализация механизма была бы полезной и для работников. Это избавило бы их от необходимости запрашивать сведения о трудовой деятельности в личном кабинете ПФР или через МФЦ.

Законопроектов, касающихся этих направлений развития работы с ЭТК, пока нет. Но мы ждём соответствующих решений от ПФР в ближайшее время.

---

Законодательство в области цифрового кадрового документооборота активно развивается, разработчики решений предлагают программные продукты для автоматизации кадровых процессов на разном уровне. Например, решения Directum учитывают готовность компаний к цифровизации.

Источник: ecm-journal