Налоговые органы или аудиторы могут запросить большой объем документов. Искать их в учетной системе, особенно в закрытых периодах, или в папках на компьютере долго и неудобно. Кроме того, хранение большого объема сканов в базе может снижать ее производительность. Чтобы не перегружать учетную систему и быстрее готовить ответ в ФНС, компании используют отдельный архив бухгалтерских документов.
Что такое архив бухгалтерских документов и зачем он нужен
Когда не хочется докупать отдельное решение, компании используют доступные методы и держат сканы в папках на сервере. Это просто и бесплатно, но в итоге получается лишь склад документов. Хранилище становится рабочим инструментом с внедрением электронного архива бухгалтерских документов.
Финансовый архив — это система для централизованного хранения бухгалтерских документов компании. УПД, накладные, акты, счета-фактуры поступают в архив из ЭДО, учетных систем, электронной почты и со сканеров, распределяются по видам и связываются с контрагентами и хозяйственными операциями.
Функции финансового архива:
быстрый поиск документов по реквизитам и тексту;
выгрузка единым комплектом для ФНС и аудиторов;
настройка прав доступа и фиксация действий пользователей для защиты данных от изменений;
подписание КЭП и сохранение юридической значимости за счет меток доверенного времени;
проверки с помощью ИИ: наличие печатей и подписей, контроль комплектности, правильность сумм.
В результате в компании снижается риск штрафов, ускоряется подготовка ответов контролирующим органам и обеспечивается сохранность данных.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Срок жизни финансовых документов, как правило, не превышает 10 лет. Точные цифры зависят от конкретного вида. Например, бухгалтерский баланс хранится в архиве постоянно, а первичные документы — 5 лет. Данные, которые активно используются в пределах 10 лет включительно, формируют оперативный фонд организации. Для таких документов не нужны излишние процедуры архивирования, поэтому их можно держать в оперативных информационных системах. Файлы длительных сроков должны передаваться на долговременное хранение.
Правила обращения с финансовыми документами устанавливает законодательство:
402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» разрешает оформлять первичку на бумаге или в цифровом формате с электронной подписью;
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» определяет требования к бухгалтерскому документообороту и архиву;
Приказ № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов» устанавливает сроки хранения в зависимости от категории документа;
Приказ Росархива № 77 «Об утверждении Правил организации хранения» говорит о раздельном хранении документов временного (до 10 лет) и длительных сроков.
Главное требование для любого вида архива: он должен обеспечивать документам целостность и достоверность. Нарушение норм может привести к претензиям во время проверки.
Как выбрать архив для бухгалтерских документов
Перед тем, как обращаться к вендору, проанализируйте свои процессы: какие документы хранит ваша компания, в каком формате они поступают, сколько обрабатывает бухгалтерия ежемесячно. Второй шаг — определите важные моменты, которые должны быть учтены при внедрении, например, работа в закрытом контуре или интеграции с определенными системами. Затем сравните выборку систем по ключевым критериям.
Критерий | Что должно быть на практике |
Юридическая значимость | Документы сохраняются в неизменном виде за счет подписания КЭП, метки доверенного времени и контроля версий. Для защиты от потери и утечки информации настраиваются права доступа и роли сотрудников. |
Обеспечение полного жизненного цикла работы с документом | Архив становится центром процессов бухгалтерии и обеспечивает непрерывный процесс: получение, обработка, согласование, подписание, возврат и хранение. |
Возможности интеграции
| Первичные документы автоматически попадают на оперативное хранение сразу после создания или получения за счет готовых коннекторов к ERP-системам, сервисам ЭДО и взаимодействия с электронной почтой и сканерами. |
Удобство поиска и быстрая выгрузка | Найти документ можно по реквизитам, тексту, контрагенту, договору, сумме и дате. Важно, чтобы система находила не только карточку документа, но и связанный с ним комплект. |
Наличие ИИ-сервисов | Интеллектуальные сервисы заполняют за человека реквизиты, проверяют наличие печатей и подписей. При поступлении запроса от ФНС, ИИ автоматически подбирает нужные документы и подсвечивает недостающие. |
Бесплатное руководство для бухгалтера
Как ускорить работу в внутренними первичными документами
Топ-5 систем для хранения бухгалтерских документов
Мы подобрали варианты систем, которые помогают бухгалтерии крупных компаний централизованно хранить и быстро находить финансово-хозяйственные документы. Рассмотрим электронные бухгалтерские архивы по нескольким показателям, согласно информации из открытых источников: назначение системы, ключевая функциональность, плюсы и минусы.
Решение в интеллектуальной ECM-платформе централизовано хранит финансово-хозяйственную документацию компании. Встроенный ИИ ускоряет обработку, выявляет ошибки и упрощает ответы на требования ФНС.
Возможности:
создает сквозной процесс работы между сервисами ЭДО, внутренним согласованием и передачей данных в учетную систему;
сохраняет целостность и юридическую силу подписанных электронных оригиналов;
извлекает реквизиты, классифицирует документы, сверяет суммы, выявляет неполные комплекты;
находит нужные данные за секунды по реквизитам или поиском по тексту;
автоматически формирует подборку по требованию налоговой для пакетной или выборочной выгрузки.
Плюсы.
С помощью ИИ-сервисов можно обрабатывать неограниченный объем документов, а алгоритмы нечеткого поиска распознают реквизиты, отсутствующие в справочнике. Архив нативно встраивается в ИТ-ландшафт компании: взаимодействует с учетными системами (1С, SAP, Галактика ERP), сервисами обмена и другими специализированными программами компаний. Настройку под процессы бизнеса можно провести без программирования, используя no-code-инструменты. Документы хранятся в архиве с обеспечением юридической значимости.
Минусы.
Полная функциональность ИИ-сервисов реализуется только при поставке системы Intelligence.
Финархив в ELMA365
Цифровой архив объединяет бумажную и электронную первичку, помогает готовить материалы для контролирующих органов и аудита. Решение создано на платформе для управления корпоративным контентом в среднем и крупном бизнесе.
Возможности:
сохраняет юридическую значимость документов при хранении;
быстро находит документы поиском по организации, контрагенту, дате и сумме;
экспортирует подборки с реестрами для проверки состава и комплектности;
разграничивает права по юрлицу, виду или отдельному экземпляру и регистрирует действия с документом;
удаляет материалы по окончании срока хранения.
Плюсы.
Работает с формализованными и неформализованными электронными документами, а также сканами. Организовывает полный жизненный цикл работы с документами. Алгоритмы интеллектуальной обработки извлекают информацию с бумажных носителей для последующей обработки. Возможна интеграция с корпоративными ERP-системами и сервисами обмена.
Минусы.
Реквизиты извлекаются с помощью сторонних сервисов Entera и Soica. Функции искусственного интеллекта не входят в стоимость базового пакета и подлежат доплате.
Архив бухгалтерских документов на платформе Docsvision
Цифровой архив объединяет финансовые данные компании: документы из учетных систем, из сервисов обмена, а также поступившие от контрагентов на бумаге.
Возможности:
автоматически принимает файлы, читает штрихкоды и сведения со сканов;
разбирает несортированные пакеты при потоковом вводе со сканера;
позволяет просматривать, изменять, согласовывать и подписывать файлы в одном окне;
находит материалы по содержанию и реквизитам, формирует массовую выгрузку для налоговой.
Плюсы.
Интеллектуальная обработка документов: система автоматически извлекает ключевые реквизиты, верифицирует печати и подписи, корректно определяет тип документа и следит за комплектностью. Архив доступен удаленно через любой браузер — дополнительная установка приложений не требуется. Доступные права настраиваются в соответствии с ролью сотрудника, а все операции с документами подробно фиксируются в истории.
Минусы.
Пользователи указывают на сложность настройки платформы, несмотря на наличие low-code-инструментов для упрощения процессов.
«1С:Архив»
Архив предназначен для длительного хранения бухгалтерской первички, регистров и отчетов из «1С:Предприятия».
Возможности:
объединяет бумажные и цифровые материалы из разных корпоративных систем;
загружает документы со сканера, из сетевых папок, работает с потоковым сканированием;
считывает штрихкоды в файлах и связывает их с записями базы;
управляет правами, регистрирует действия и предотвращает подмену данных;
ищет по тексту и реквизитам, массово экспортирует файлы в форматах регулятора.
Плюсы.
Охватывает полный путь документов: от поступления в архив до финального уничтожения. Совместим с разными операционными системами, базами данных и браузерами. Открытый код позволяет подстраиваться под нужды заказчика. Документы сохраняют свою силу на весь срок хранения. Не накладывает жестких лимитов на объемы хранимой информации.
Минусы.
Проектирован в первую очередь как решение для долговременного хранения, поэтому может не подойти как основной инструмент бухгалтерского архива. Имеет тесную привязку к экосистеме 1С, поэтому интеграция с внешними СЭД требует доработки.
Электронный архив в EnDocs
Хранилище упорядочивает финансовые данные, сокращает ручные операции, упрощает поиск, обработку документов и подготовку отчетности.
Возможности:
получает данные из учетных программ через готовые коннекторы и автоматически принимает файлы из ЭДО;
загружает бумажные экземпляры, импортирует материалы из почты и сетевых папок;
извлекает сведения из сканов и проверяет их корректность;
находит записи по организации, контрагенту, дате и сумме;
экспортирует документы со связанными файлами и отметкой об электронной подписи.
Плюсы.
Файлы по одной сделке объединяются в единые пакеты, это гарантирует, что все сопроводительные материалы всегда доступны пользователю. Входит в состав платформы, которая автоматизирует полный жизненный цикл бухгалтерских документов: от регистрации в канцелярии до отправки в архив. Права доступа настраиваются по юрлицам, типам документов, организационной структуре и группам пользователей.
Минусы.
Даже в платных тарифах действуют ограничения по объему хранилища, что не всегда выгодно для компаний с большим документооборотом.
Что выбрать: итоги обзора
Электронный архив бухгалтерских документов — это инструмент, который напрямую влияет на финансовые риски компании: помогает вовремя ответить на требование ФНС, сохранить юридическую значимость документов и отстоять свою позицию в споре с контрагентом.
При выборе системы для хранения архива документов важно сначала сформулировать, какие задачи она должна выполнять для бухгалтерии. Решение должно учитывать объем документооборота, политику безопасности и необходимую глубину интеграции в учетные процессы. Для обеспечения операционной эффективности критически важны взаимодействие с ЭДО и ERP-системами, скорость поиска, работа с комплектами и возможность массовой выгрузки.
Крупным компаниям со сложным документооборотом подойдут решения, которые станут центром всех бухгалтерских процессов и будут работать в едином контуре с ЭДО, согласованием и учетной системой. Здесь важны развитые ИИ-инструменты для обработки входящей первички. Универсального лидера нет: для небольших компаний может быть достаточно базового архива, а крупному бизнесу потребуется масштабируемая система с автоматизацией, ИИ-сервисами и глубокой интеграцией в финансовые процессы.
Иван Агапов, product manager Directum СЭД+
Протестируйте возможности «Финансового архива»
Оставьте контакты и получите доступ к демоверсии системы
Реклама: ООО «ДИРЕКТУМ», ИНН 1835056809, erid: 2W5zFGhveRw
