Готовы ли вы к внедрению электронного архива бухгалтерских документов?

Кажется, что ежедневная работа бухгалтерской службы состоит из перекладывания бумажек. Сначала надо получить документы от контрагентов, потом провести их в учётных системах, а затем организовать хранение.

Звучит несложно, если контрагентов около сотни. А если поток входящих документов около 10 000 пакетов в месяц? А если документы приходят в головной офис из десяти и более филиалов, со складов, заводов, от тысячи контрагентов?

Работа с документами превращается в сизифов труд, отнимает всё время и почти не оставляет возможности делать работу. Особенно, когда срочно нужно найти документы для подачи отчёта в ФНС, для ответа на запрос аудиторской проверки или подготовить ответ на запрос контролирующих органов, а документов в хранилище — океан.

Обработка и хранение первичных бухгалтерских документов — это зона ответственности бухгалтерии и главного бухгалтера. Можно ли организовать работу с первичкой так, чтобы она не занимала половину рабочего дня?

У вас есть такие трудности в работе с первичкой?

Сложный, затратный поиск важных документов, при котором основные дела ставятся на паузу. Например, при поступлении запроса от контролирующих органов сотрудники бухгалтерии вынуждены искать документы на «складе», порой в отдельном помещении, удаленном офисе, где было пространство для организации такого хранения. Подготовка ответа на запрос требует существенных трудозатрат сотрудников: внутренние командировки, продолжительный поиск среди пыльных документов, подготовка скан-копий, отправка — в сжатые сроки. Из-за существенного объема работы, который надо сделать для подготовки любого ответа, его нельзя отложить, поэтому приходится откладывать выполнение основных обязанностей или задерживаться на рабочем месте.

Потеря времени на получение документов с удаленных филиалов, офисов. Получение бумажных документов из удаленных филиалов, офисов и складов связана с потерей времени и затратами на доставку. После получения пакетов документов сотрудникам бухгалтерии требуется разобрать каждый пакет, поставить соответствующие отметки в учётных системах. Попытка ускорить сроки доставки документов в виде скан-копий по факту дублирует работу по обработки документов на местах и в центральном офисе.

Документы поступают из разных сервисов ЭДО, требуют систематизации. Растет число электронных документов, которые поступают в организацию через сервисы ЭДО, и сотрудники бухгалтерии вынуждены тратить больше времени на то, чтобы найти «заказчика» услуги внутри компании. Документы, полученные в электронном виде, требуют следственных действий от сотрудников документы — была ли оказана услуга, соответствует ли она договоренностям, можно ли подписывать и «закрывать» документы.

Если хоть одна из описанных ситуаций отозвалась, решить проблему поможет грамотная организация работы с бухгалтерскими документами и внедрение электронного архива бухгалтерских документов.

Согласно исследованию компании КРОК, примерно 40% организаций хранят архивы только в бумаге. Еще 40% организаций дублируют бумажные и электронные архивы для надежности. Крупным холдингам приходится брать в аренду целое помещение под бумажный архив, что очень затратно. Управлять таким архивом очень сложно, нередко происходит утеря важных документов. Избавиться от подобных проблем поможет внедрение современной системы электронного документооборота, предусматривающей электронный архив.

Какие задачи решает электронный бухгалтерский архив?

1. Централизованное хранение документов с последующей возможностью поиска нужного документа или пакета документа за рабочим столом, а не на пыльном складе бумажных документов.
2. Поиск документов по клику по параметрам: по дате, по контрагенту, по ИНН и другое. Возможность выгрузить нужные пакет документов в виде скан-копий — в том виде, как они хранятся в архиве
3. Загрузка документов в архив на местах и избавление от необходимости отправки документов, дублирующий обработки документов

Какие функции нужны электронному архиву для решения бизнес-задачи бухгалтерии?

1. Высокое качество распознавания сканированных документов позволит избавить сотрудников от необходимости вносить в систему данные из бумажных документов. Чем выше процент распознавания у системы, тем меньше ручной работы. Хотя добиться 100% показателя, пожалуй, невозможно: документы могут быть плохо напечатаны, лист бумаги может быть смят и скрыть часть важной информации.
2. Автоматическое заполнение данных в системе после распознавания отсканированного документа.
3. Удобный интерфейс, который делает работу сотрудников простой. Например, на одном экране предоставляет возможность проверить реквизиты документы и посмотреть скан-копию этого документа.
4. Возможность интегрироваться с учётными системами, в которых работают бухгалтера, чтобы оставить возможность работать в одном окне, привычном для большинства сотрудников.

Архив бухгалтерских документов

Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?

Смотреть