Налоговые проверки

Налоговая требует предоставить документы: как подготовить ответ на требование ФНС

Рассказываем, как корректно отреагировать на запрос ИФНС на определенные документы.
Налоговая требует предоставить документы: как подготовить ответ на требование ФНС
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

С чем связан запрос

Чаще всего налоговая инспекция запрашивает у бизнеса документы в связи с проверкой — встречной, камеральной, выездной. Возможно, у кого-то из ваших деловых партнеров идет проверка, и налоговикам нужна документация, которая касается их деятельности (п. 1 ст. 93.1 НК). Или вы предъявили к возмещению НДС и подали декларацию — ИФНС для камеральной проверки запрашивает счета-фактуры для того, чтобы убедиться в правомерности применения вычетов (п. 8 ст. 88 НК).

Про право ИФНС запрашивать документы при выездной проверке нет необходимости говорить подробно — оно бесспорно. Отметим, что запрашиваемая документация должна относиться к проверяемым периодам (ст. 93 НК).

Также ИФНС вправе затребовать документацию по сделке, которая вызвала у них сомнения (п. 2 ст. 93.1 НК).

В какой срок нужно предоставить документы

Если требование предъявлено в связи с проверкой контрагента или другого связанного лица — нужно успеть подготовить и подать документы в течение пяти рабочих дней (п. 5 ст. 93.1 НК).

Если требование предъявлено в рамках камеральной проверки — на предоставление документов есть 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК), уточненной декларации — пять рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК). 

При выездной проверке — срок составляет 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК). Такой же срок установлен для представления документов и информации по любой сделке (абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК).

По какой форме отвечать на требование

Отвечать на запрос налоговой нужно в произвольной, но обязательно в письменной форме за подписью руководителя налогоплательщика.

Ответ на требование по свое сути — это сопроводительное письмо, опись передаваемых документов. Смысл ответа в том, чтобы подтвердить сам факт представления документов и указать их перечень.

Образец ответа на требование ИФНС предоставить документы

Помимо наименования, адреса, ИНН, КПП налогоплательщика укажите адресата (саму ИФНС, в которую отправляем ответ), исходящий номер и дату. 

Далее примерно такой текст:

«В ответ на требование о представлении документов (информации) от 03.06.2024 № 12341 направляем заверенные копии документов. Общий объем — 22 (двадцать два) листа согласно перечню...».

Далее идет реестр — название документа и количество страниц, например:

Наименование документа

Количество страниц

Договор комиссии с ООО «Виру» от 15.02.2023 № 2/дог

6 (шесть)

Счет-фактура, выставленная ООО «Виру», от 16.02.2023 № 133

2 (две)

***

***

Итого

22 (двадцать две)

Если нет каких-то запрошенных документов — укажите их наименования и причины отсутствия, например:

«Позиции по товарной накладной от 22.03.2023 № 118 от ООО “Виру” нам не были поставлены, товарная накладная и счет-фактура не выставлялись, поэтому отсутствуют».

Кто заверяет документы

Предоставляемые документы заверяет руководитель или другое уполномоченное на заверение лицо. Безусловного требования о нотариальном удостоверении копий для налоговой нет.

Обязательно проставьте запись (или штамп, при наличии) «Копия верна», укажите дату, должность, Ф.И.О., подпись удостоверяющего. Если есть печать — проставьте оттиск.

Если в документе много страниц — можно заверить сразу подшивку (не более 150 листов). Тогда дополнительно к указанным данным пропишите: 

«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов».

Но подшивать разные документы в одну пачку нельзя (разъяснения Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849).

Подача ответа: какой способ выбрать

Подать документы по требованию налоговой можно так (п. 2 ст. 93 НК):

  • подать ответ с прилагаемыми документами лично;

  • подать в ИФНС через представителя, у которого есть такие полномочия;

  • направить Почтой России, оформив заказное письмо с уведомлением, описью вложений;

  • передать по ТКС;

  • подгрузить в ЛК налогоплательщика на портале ФНС.

Способов много, можно выбрать любой. Но нельзя оставлять требование без ответа. Если не укладываетесь в установленные ИФНС сроки, не успеваете вовремя предоставить документацию или вообще не в состоянии это сделать (документы отсутствуют, утрачены и т.п.) — сообщите налоговикам об этом.

У пользователей бухгалтерского мультисервиса Entera таких проблем нет: все документы из архива доступны по первому требованию. А отправить акт, УПД, накладные, чеки в архив легко: фотографируете или сканируете документ, загружаете в сервис, который безошибочно распознает их и передает в вашу учетную систему. Формирование ответа на требование ИФНС сокращается в разы. 

Попробовать бесплатно

Что делать, если не можете предоставить документы

Может быть так, что у компании нет запрашиваемых документов, например, если:

  • ИФНС запрашивает регистры, которые вы не обязаны вести;

  • сделки, по которой они запрашиваются, не заключались;

  • документы запрошены относительно контрагента, которого вы не знаете, дел с ним не имели;

  • в периоде, который указали налоговики, у вас не было сделок.

В этой ситуации молчать тоже нельзя, занимая позицию: «вам надо — вы и разбирайтесь». Разбираться никто не будет.

Пройдет срок для предоставления документов, и формально это будет отказ их подать (ст. 93, 93.1 НК) с вытекающими последствиями — штрафами (ст. 93, 93.1, 126, 129.1 НК — для фирмы; ч. 1 ст. 15.6 КоАП — для должностного лица).

Чтобы не получить штраф, составьте и отправьте в налоговую уведомление. Можно для ориентира использовать форму из приказа ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204.

В какие сроки подать уведомление

Это зависит от причины, по которой запрошены документы:

  • В связи с камеральной проверкой — в течение рабочего дня, следующего за датой получения требования (п. 3 ст. 93 НК).

  • В рамках встречной проверки — в течение пяти рабочих дней с даты получения требования (п. 6 ст. 6.1, п. 5 ст. 93.1 НК).

  • Без связи с конкретной сделкой — 10 рабочих дней с даты получения требования (п. 6 ст. 6.1, п. 5 ст. 93.1 НК).

Документы есть, времени нет: что делать

Если налоговики требуют большое количество документов, и вы не успеете их подготовить — уведомите их об этом, указав реальный срок, в который уложитесь. Независимо от повода для требования это нужно сделать до конца рабочего дня, следующего за тем, в котором вы получили требование (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК).

В завершение еще раз напомним: отмалчиваться на требование о представлении документов нельзя. Это навредит отношениям с ИФНС. Налоговые инспекторы могут решить, что вам есть что скрывать. Вторая причина — это штрафы. В рамках любой проверки самого налогоплательщика каждый непредоставленный документ «стоит» 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК), при встречной проверке «цена» для ИП или фирмы может возрасти до 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК).

Сэкономить время на поиске и подготовке документов по запросу налоговой поможет мультисервис для бухгалтеров Entera. Все документы остаются в архиве — их легко можно скачать, чтобы предоставить в налоговую или контрагентам.

Также мультисервис:

  • Распознает все виды документов (и даже чеки).

  • Запоминает значения и сопоставляет номенклатуру.

  • Загружает документы из email, ЭДО, через QR-коды.

  • Полностью совместим с 1С, Мое дело и 1С Fresh.

  • Автоматически проверяет контрагентов по базе ЕГРЮЛ.

  • Автоматически проверяет математические операции. 

Entera гарантирует точность распознавания и обработки первичных документов, которая превышает возможности аналогичных решений. Убедитесь в этом сами.

Создайте электронный архив вместе с Entera

Отправьте заявку, менеджеры проконсультируют по электронному архиву

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: LjN8K7zjU

Начать дискуссию

Розничные сети хотят равных условий с маркетплейсами

В Госдуме прошел круглый стол «Применение лучших практик офлайн-ретейла в сфере интернет-торговли».

Зарплата

Закон о налоговой политике 2023-2025 затронул и зарплаты

23 июля Госдума в третьем окончательном чтении приняла закон с изменениями в НК, которые реализуют отдельные положения основных направлений налоговой политики 2023-2025. Среди прочего они затрагивают заработную плату и НДФЛ с нее.

Росстат: не осталось семей, которым не хватает средств на еду

Больше 36% россиян заявили, что могут позволить себе еду, одежду и товары длительного пользования. Однако не хватает денег на квартиру, машину и дачу.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Интервью

Евгений Коваленко: У меня очень большие амбиции

Продолжаем беседу с предпринимателями в рамках проекта «ТоТ еще разговор». На этот раз мы пообщались с Евгением Коваленко, предпринимателем, инвестором и создателем компании VEROL, которая успешно торгует на маркетплейсах.

8

Вежливость при общении с ФНС

ФНС, камеральные проверки

Онлайн-кассы

Чем отличается касса от эквайринга

Онлайн-касса и эквайринг помогают бизнесу принимать безналичные платежи, но назначение этих инструментов кардинально различается. Разбираемся, почему эквайринг не способен заменить кассу.

Чем отличается касса от эквайринга
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Приложение «Авито» вернулось в AppStore

Пользователи Авито на iOS смогут без проблем скачивать сервис на свои устройства. Приложение вернули в AppStore.

Как «Клерк» помогает развивать и продвигать бизнес

Более 20 лет «Клерк» делает работу бухгалтеров и предпринимателей легче и интереснее: мы рассказываем о нюансах ведения бухучета, налогах, изменениях в законах и помогаем искать ответы на сложные вопросы. А еще «Клерк» с удовольствием займется продвижением вашего бизнеса: наш трафик — более 7 миллионов посетителей в месяц, и эта аудитория станет не только нашей, но и вашей.

Как «Клерк» помогает развивать и продвигать бизнес

Налогообложение прибыли в НК уточнили: новый закон

23 июля Госдума в третьем окончательном чтении приняла закон с изменениями в НК, которые реализуют отдельные положения основных направлений налоговой политики 2023-2025. В том числе они затрагивают учет и отчетность по налогу на прибыль организаций.

Модулькасса и Модульбанк дарят три месяца торгового эквайринга с комиссией 0%

Банк для предпринимателей Модульбанк и Модулькасса запустили акцию для новых клиентов. 

От НДС в 2025 году освободят вновь зарегистрированные компании и ИП

Впереди масштабные изменения по налоговой реформе 2025 года, которые касаются всех организаций. И особенно тех, кто на УСН.

Банки

Сегодня пользователи жалуются на ВТБ, Росбанк и Альфа-Банк

Цифровые сервисы российских банков сбоят второй день.

Акции Яндекса начали торговаться на Мосбирже

Объем торгов ценными бумагами МКПАО «Яндекс» уже превысили 6 млрд рублей. Стоимость акций растет на 11,6%.

Роструд: если вовремя не выдали трудовую книжку, можно требовать компенсацию. Но не всегда

Если трудовая книжка выдана не в день увольнения, работник вправе требовать от работодателя денежную компенсацию за упущенную возможность трудиться.

Банки

В работе приложений Газпромбанка и ВТБ произошел сбой

Клиенты банков жалуются на проблемы с мобильными приложениями. Они не могут полноценно пользоваться сервисами.

Изменились правила ведения электронной торговли

Теперь у компаний появится право продавать товары физлицам с использованием бондовых складов. Оператор электронной торговли будет обеспечивать взаимодействие интернет-площадок с таможенными органами.

Штрафы до 300 000 рублей за сбор данных через гугл-формы и другие нюансы ФЗ №152

Разбираемся, в каких случаях можно вести гугл-таблицы с базами данных клиентов и собирать сведения о них через гугл-формы, а в каких — нет, и какие последствия грозят тем, кто нарушает закон. 

Штрафы до 300 000 рублей за сбор данных через гугл-формы и другие нюансы ФЗ №152
НДС

ФНС обновила безопасную долю вычетов НДС за II квартал 2024

Федеральная налоговая служба 18 июля опубликовала обновленные отчеты по форме 1-НДС по состоянию на 01.05.2024. Это сводный в целом по России и в разрезе регионов отчеты.

Пенсии

Многодетные отцы-одиночки смогут выходить на пенсию раньше

Депутаты хотят дать отцам-одиночкам право на досрочную пенсию. Пока что такие привилегии есть только у многодетных матерей, которые самостоятельно занимаются воспитанием детей.

Интересные материалы

Маркетинг

После обеления блогеров рынок вырос до 21,3 млрд рублей

Большинство рекламных агентств расшили штат сотрудников и повысили зарплаты на 13%.