Перевод кадров в «цифру»: почему это выгодно и удобно

Как повысить прозрачность кадрового делопроизводства, упростить и ускорить работу с документами? Перейти на электронный кадровый документооборот! Именно к такому решению приходят всё больше компаний. В статье приведём убедительные аргументы в пользу кадрового ЭДО и расскажем, как осуществить переход.

Почему оформлять документы в электронном виде лучше, чем на бумаге?

Разберём на простом примере — работник отправляется в отпуск.

При бумажном кадровом документообороте:

  • Работник заполняет шаблон заявления, распечатывает документ и несёт на подпись руководителю.
  • Руководитель проверяет заявление и подписывает документ.
  • Далее работник или руководитель передаёт заявление в отдел кадров, где кадровый сотрудник оформляет приказ об отпуске.
  • Бумажный приказ подписывает руководитель и работник.
  • После отдел кадров направляет приказ в бухгалтерию для расчёта и выплаты отпускных.
  • После назначения выплаты бухгалтерия передаёт заявление работника и приказ об отпуске обратно в отдел кадров, а кадровик подшивает документы в личное дело.
Несложно представить сколько времени занимает весь этот процесс. В лучшем случае можно управиться за несколько часов. А может и несколько дней уйти на оформление, если, например, допущены ошибки в заявлении и надо их исправить, или руководитель отсутствует на месте и не может подписать документ.

Тот же процесс при электронном кадровом делопроизводстве может сократиться до нескольких минут! Работник заполняет электронный документ, подписывает электронной подписью и в несколько кликов отправляет руководителю. Руководитель подписывает документ в системе и направляет другим участникам документооборота электронно. При этом не нужно:

  • Печатать.
  • Ходить по кабинетам.
  • Прибегать к курьерской доставке.
  • Дублировать кадровые документы из электронного архива на бумагу.

Кадровый ЭДО обеспечивает быстрый обмен документами и помогает экономить не только время, но и затраты. Ещё больше времени и средств он помогает экономить при взаимодействии с работником на удалёнке.

Пока что электронный документооборот в кадровой службе является добровольным, но с учётом того, что государство поддерживает цифровизацию бизнеса, не исключено, что в скором времени он станет обязательным.

Эксперимент с электронными кадровыми документами

В мае 2020 был запущен эксперимент Минтруда по внедрению кадрового электронного документооборота в компаниях. А 22 ноября 2021 в Трудовой кодекс были внесены статьи 22.1 — 22.3, закрепляющие возможность ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также правила и механизмы взаимодействия работодателя и работника в рамках кадрового ЭДО (КЭДО). Этих изменений ждали, так как в рамках эксперимента многие компании поняли, что вести кадры электронно действительно удобно и выгодно.

Как перейти на КЭДО

Для цифровизации кадрового делопроизводства необходимо:

  1. Проанализировать кадровое делопроизводство компании, выбрать подразделения и типы документов для перевода в электронный формат.
  2. Сформировать внутренние правила перехода и регулирования КЭДО. Порядок перехода, виды электронных подписей, получение согласий на обработку персональных данных — всё это прописывают в локально-нормативных актах.
  3. Уведомить работников и получить от них согласие на подписание документов в электронном виде.
  4. Рассказать работникам о новых правилах работы с кадровыми документами и об использовании электронной подписи в рамках компании.
  5. При необходимости внести изменения в коллективные договоры.

Информационная система для электронного кадрового учёта и документооборота

Компания может выбрать:

  • Государственную информационную систему «Работа в России».
  • Разработку собственной системы.
  • Подключение к информационной системе стороннего поставщика.

Электронный документооборот на портале «Работа в России» может быть удобен не всем компаниям. Разрабатывать собственную систему дорого.

Оптимальный вариант — информационная система стороннего поставщика. Например, КЭДО от СберКорус не требует затрат на разработку и готов к использованию сразу после получения доступов. Кроме того, КЭДО интегрируется с SAP, 1C, Битрикс и другими учётными системами.

Электронные подписи для ЭДО в кадрах

Для подписания документов используют три вида подписей.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Её использует для подписания документов руководитель организации. УКЭП можно получить в Удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных лиц, например, в СберБанке.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Она нужна для подписания документов сотрудниками. УНЭП можно заказать в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Представляет собой пару логин/пароль, код подтверждения по СМС или email. ПЭП генерируется непосредственно в информационной системе.

Работодателю для подписания документов подходит только УКЭП. Сотрудникам для подписания трудового договора, доп. соглашений, договоров материальной ответственности, ученических договоров нужна УНЭП. А остальные документы они могут подписывать ПЭП.

Цифровая платформа для юридических и физических лиц СберКорус помогает быстро и легко перейти на кадровый ЭДО. В сервисе КЭДО УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно. КЭДО от СберКорус — это ведение кадрового документооборота в электронном формате в полном соответствии с законодательством.

В нашем блоге вы можете узнать о КЭДО больше!